ALCOA+-Prinzipien und Datenintegrität für Pharmaunternehmen verstehen

Datenintegrität ist ein Eckpfeiler der aktuellen Good Manufacturing Practices (cGMP)-Vorschriften der US-amerikanischen Food and Drug Administration (FDA). Pharmahersteller müssen die Zuverlässigkeit und Genauigkeit ihrer Daten gewährleisten und dabei die Anforderungen an die Datenintegrität in CFR-Teilen erfüllen. 211 als auch 212.

Aber, FDA-Leitfaden zur Datenintegrität stellt einen beunruhigenden Anstieg von cGMP-Verstößen im Zusammenhang mit der Datenintegrität in den letzten Jahren fest. Für Hersteller führte dies zu Warnschreiben der FDA, Importwarnungen und anderen Zwangsmaßnahmen wie Vergleichsvereinbarungen.

Wie können Hersteller die Datenintegrität schützen, damit Arzneimittel die gesetzlichen Standards hinsichtlich Sicherheit, Identität, Stärke, Qualität und Reinheit erfüllen? Dieser Artikel untersucht, was die FDA unter Datenintegrität versteht, was Hersteller über ALCOA+ wissen müssen und wo diese Grundsätze gelten.

Was ist ALCOA+ in Bezug auf Datenintegrität?

Die FDA definiert Datenintegrität als „Vollständigkeit, Konsistenz und Genauigkeit von Daten“. Das Konzept der Datenintegrität basiert auf den ALCOA-Prinzipien, denen zufolge Daten zuordenbar, lesbar, aktuell, original und genau sein müssen. In den letzten Jahren hat die Behörde dieses Konzept auf ALCOA+ erweitert, um vollständige, konsistente, dauerhafte und verfügbare Daten zu gewährleisten.

Die ALCOA+-Prinzipien verstehen

Die Einhaltung der ALCOA+-Prinzipien ist der Schlüssel zur Arzneimittelsicherheit und zur Vermeidung FDA-Konformität Probleme. Es verhindert, dass Daten geändert, verfälscht oder gelöscht werden, schützt die Gültigkeit der Daten und minimiert die Anzahl der Feststellungen bei FDA-Inspektionen.

Was genau erwartet die FDA von Pharmaherstellern? Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die ALCOA+-Prinzipien, um mehr zu erfahren. Wichtig zu beachten ist, dass diese Prinzipien für alle Arten von cGMP-Aufzeichnungen gelten, einschließlich Papieraufzeichnungen, elektronischer Aufzeichnungen, Bilder oder Fotografien sowie Hybridaufzeichnungen.

• Zurechenbar: Sie sollten in der Lage sein, Daten auf die Person oder das Computersystem zurückzuverfolgen, die/das die Daten generiert hat.
• Lesbar: Die Daten müssen gut lesbar und dauerhaft sein.
• Gleichzeitig: Unternehmen sollten Daten zum Zeitpunkt der Arbeitsausführung aufzeichnen.
• Original oder eine originalgetreue Kopie: Originaldaten beziehen sich auf Daten, die zum ersten Mal aufgezeichnet werden, sei es in einem offiziellen Laborbuch oder einer Computerdatei. Echte Kopien sind solche, die überprüft und als solche gekennzeichnet wurden.
• Genaue: Daten müssen vollständig, konsistent und repräsentativ für die Fakten sein, um korrekt zu sein. Korrekturen müssen außerdem eine Aufzeichnung aller Änderungen sowie eine Begründung für die Änderung enthalten.
• Komplett: Vollständige Daten umfassen alle Informationen, die zur Rekonstruktion der Ereignisse erforderlich sind, einschließlich der Dokumentation aller wiederholten Tests oder Neuanalysen.
• Einheitliche: Die Daten sollten hinsichtlich der Aufzeichnung und Zeitstempelung einem einheitlichen Format folgen.
• Dauerhaft: Hersteller müssen Daten so aufbewahren, dass sie für den erforderlichen Aufbewahrungszeitraum intakt bleiben.
• Verfügbar: Die Daten müssen während der gesamten Datenaufbewahrungsfrist zugänglich sein.

Probleme mit der Datenintegrität in Papierunterlagen

Bei Papierdokumenten wie Laborbüchern ist die Lesbarkeit von größter Bedeutung. Oftmals erfassen Techniker erste Ergebnisse und Berechnungen in Notizbüchern und geben die Ergebnisse anschließend in das Qualitätsmanagementsystem (QMS) ein.

Die Lesbarkeit ist wichtig, um die Richtigkeit der im Laborinformationsmanagementsystem (LIMS) oder QMS eingegebenen Daten sicherzustellen. Darüber hinaus können Übertragungsfehler die Patientensicherheit beeinträchtigen. Klare Aufzeichnungen sind zudem entscheidend für die Rekonstruktion von Ereignissen.

Um FDA-Anschuldigungen zu vermeiden, müssen Hersteller verschiedene Maßnahmen ergreifen, um die Datenintegrität dieser Papierunterlagen sicherzustellen. Zunächst muss die Qualitätsabteilung alle Laborbücher auf Lesbarkeit und Vollständigkeit prüfen. Die Qualitätsabteilung muss alle Laborbücher für den offiziellen Gebrauch abstempeln, um inoffizielle Aufzeichnungen oder Lücken in den Seiten zu identifizieren.

Unternehmen können bei Bedarf nummerierte Sätze leerer Formulare ausgeben, vollständige Formulare abgleichen und unvollständige oder fehlerhafte Formulare aufbewahren. Darüber hinaus muss die Aufzeichnung eine Begründung für den Ersatz von Formularen enthalten.

Die Überprüfung der Transkription ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Ein Labor erhielt eine Verwarnungsbrief kürzlich, nachdem ein Techniker wissentlich Daten verfälscht hatte, indem er beliebige Werte in das Computersystem eingab.

Schließlich ist es wichtig, dass Mitarbeiter keine Notizen auf Schmierpapier machen dürfen. Das Risiko besteht darin, dass die Ergebnisse nicht in offizielle Notizbücher gelangen oder nicht korrekt übertragen werden. Darüber hinaus handelt es sich bei den übertragenen Daten nicht mehr um Originaldaten.

Wie ein Unternehmens-QMS die ALCOA+-Prinzipien fördert

Während Laborbücher in vielen Pharmaunternehmenist der Übergang zu digitalen Systemen für die Stärkung der Datenintegrität unerlässlich. Unternehmens-QMS unterstützt die ALCOA+-Prinzipien auf vielfältige Weise, unter anderem:

• Automatische Erstellung von Prüfprotokollen, die eine sichere, mit einem Zeitstempel versehene Aufzeichnung der Erstellung, Änderung oder Löschung von Datensätzen ermöglichen
• Generieren von Metadaten für alle QMS-Datensätze, die die Benutzer-ID der Person enthalten, die die Daten generiert hat
• Verhindern Sie unbefugte Änderungen an Daten mit benutzerbasierten Berechtigungen für die Anzeige und Bearbeitung bestimmter Datenfelder.
• Vereinfachung der Rekonstruktion vergangener Ereignisse und Ergebnisse, auch wenn die Person, die die Daten generiert hat, nicht mehr im Unternehmen ist
• Beschränkung des Zugriffs auf cGMP-Computersysteme und Verhinderung der Verwendung gemeinsamer Logins
• Erleichterung und Dokumentation der Überprüfung von Audit-Trails zur Gewährleistung der cGMP-Konformität
• Bereitstellung elektronischer Signaturen zur Optimierung der Überprüfung und Übermittlung von Aufzeichnungen

Fazit

Mangelnde Datenintegrität kann für Pharmaunternehmen schwerwiegende Folgen haben. Dazu gehören Durchsetzungsmaßnahmen der FDA, Rückrufe, Schließungen und verweigerte Arzneimittelzulassungen – ganz zu schweigen vom potenziellen Reputationsschaden.

Angesichts der heutigen Realität im Laborbetrieb sind Verfahren zur Dokumentenkontrolle für Papierdokumente unerlässlich. Gleichzeitig bietet die Implementierung eines digitalen QMS zusätzliche Kontrollen, um die bei manueller Nachverfolgung häufig auftretenden Probleme mit der Datenintegrität zu minimieren. Das QMS vereinfacht nicht nur die Interaktion mit Aufsichtsbehörden und minimiert Prüfbefunde, sondern sorgt auch für eine höhere Produktzuverlässigkeit.

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Über den Autor

Stephanie Ojeda ist Leiterin des Produktmanagements für die Life-Science-Branche bei AssurX. Stephanie verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung in leitenden Funktionen der Qualitätssicherung in verschiedenen Branchen, darunter Pharma, Biotechnologie, Medizintechnik, Lebensmittel und Getränke sowie Fertigung.