Best Practices im Schulungsmanagement für aufstrebende Life-Science-Unternehmen

Unabhängig davon, wie gut Ihre schriftlichen Richtlinien sind, wie sauber Ihre Einrichtung ist oder wie erfolgreich Sie am Markt sind, kann alles scheitern, wenn Sie den Schulungsbedarf Ihres Unternehmens nicht im Griff haben und kein Schulungsprogramm effektiv managen können. Die Gewährleistung einer angemessenen Schulung Ihrer Mitarbeiter ist eine grundlegende Erwartung der Aufsichtsbehörden in der Life-Science-Branche. Um diese äußerst wichtige Aufgabe zu bewältigen, muss Ihr Unternehmen:

• Schulungsbedarfe richtig identifizieren und pflegen
• Verwalten Sie alle zugehörigen Schulungsaktivitäten
• Identifizieren, Bereitstellen und Verwalten von Schulungsmaterialien und Standorten
• In der Lage sein, erfolgreich über die Trainingshistorie einer Person zu berichten
• Stellen Sie sicher, dass ausstehende Schulungsanforderungen rechtzeitig erfüllt werden
• Sicherstellen, dass das Training effektiv ist

Implementieren eines Best-Practice-Lösung für Trainingsmanagement ist unerlässlich, um einem aufstrebenden Life-Science-Unternehmen Compliance und Qualität zu gewährleisten. Aufsichtsbehörden in der Life-Science-Branche verlangen, dass Ihr Unternehmen über geeignete Kontrollen verfügt, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter, Angestellten und externen Mitarbeiter ordnungsgemäß geschult sind, ihre Schulungen dokumentiert sind und Änderungen, die eine erneute Schulung erfordern, ordnungsgemäß gepflegt, kommuniziert und umgesetzt werden, um eine prüffähige Dokumentation der Schulungen zu gewährleisten.

Verwendung eines elektronisch Trainingsmanagementsystem ist vorzuziehen, aber unabhängig vom System gibt es einige Dinge, die man vorbereiten muss, um eine Struktur zu implementieren, die einer Schulungsorganisation oder Personalabteilung hilft, Schulungen erfolgreich zu managen. Ein weiteres wichtiges Ziel ist die Schaffung einer Umgebung, in der eine Änderung der Schulungsanforderungen zu einer sofortigen und logischen Zuweisung von Schulungsaufgaben an die betroffenen Teilnehmer führt. Dies ist unerlässlich, um die Qualität der Schulungen in Ihrem Unternehmen dauerhaft zu gewährleisten.

Wie beginnt man also mit der Schaffung einer solchen Umgebung? Der erste Schritt besteht darin, die Schulungslandschaft Ihres Unternehmens zu verstehen. Ihr Unternehmen verfügt über eine Vielzahl von Mitarbeitern, die möglicherweise mehrere Rollen übernehmen (insbesondere bei Start-ups), und daher hat jede Rolle ihre eigenen Schulungsbedürfnisse und -anforderungen. Diese Landschaft umfasst auch viele Schulungselemente, die verwaltet werden müssen. Dazu gehören möglicherweise erforderliche Dokumente und Kurse. Sie müssen diese Informationen sammeln und in eine Struktur bringen, die eine einfache Verwaltung bei Änderungen ermöglicht. Darüber hinaus ist es unerlässlich, dass Sie eine klare Vorstellung davon haben, wie mit den unvermeidlichen Änderungen umgegangen wird und wie diese kommuniziert werden.

Sobald Sie Ihre aktuelle Situation gut verstanden haben, besteht der nächste Schritt darin, einen vierstufigen Prozess zu befolgen, um die Daten zu identifizieren und zu strukturieren und so für die Durchführung der Schulungen in Ihrem Unternehmen bereit zu sein. Sehen wir uns die einzelnen Schritte genauer an:

1. Anforderungsaufbau. Ziel dieses Schrittes ist es, alle Schulungselemente (Dokumente und Kurse) zu identifizieren und zu dokumentieren, die zur Erfüllung einer bestimmten Anforderung erforderlich sind (z. B. Manageranforderungen, Anforderungen an die Sterilreinigung, allgemeine Personalanforderungen usw.).
2. Rollenidentifizierung. Ziel dieses Schrittes ist die Identifizierung der in Ihrer Organisation vorhandenen Rollen/Haupttätigkeiten (z. B. Schichtleiter, Linienbediener, Mitarbeiter usw.).
3. Zuordnung von Rolle zu Anforderung. Ziel ist es, die definierten Anforderungen den identifizierten Rollen zuzuordnen. Beachten Sie, dass einige Rollen mehrere Anforderungen erfüllen müssen. Beispielsweise kann dem „Schichtleiter“ sowohl die Anforderung „Sterilreinigung“ als auch die Anforderung „Manager“ zugewiesen sein.
4. Identifizieren Sie die Rolle(n) der Mitarbeiter. Ziel ist es, den einzelnen Mitarbeitern die identifizierte(n) Rolle(n) zuzuweisen und zu zeigen, welche Aufgaben sie für unser Unternehmen erfüllen. (Beispiel: John Smith ist sowohl als „Schichtleiter“ als auch als „Mitarbeiter“ tätig.)

Nach der vollständigen Implementierung müssen alle Mitarbeiter, deren Rolle diese Anforderung umfasst, geschult werden, wenn beispielsweise ein neues Schulungsdokument zu einer Anforderung hinzugefügt wird. Wechselt eine Person innerhalb einer Organisation die Rolle, löst die Zuweisung der neuen Rolle den Bedarf an einer neuen Schulung aus und weist diese der betreffenden Person zu.

Dieser vierstufige Ansatz bietet Ihnen eine leistungsstarke Möglichkeit, Schulungen in Ihrem Unternehmen zu verwalten. Er hilft Ihnen, Schulungen nach Rollen für Mitarbeiter oder Auftragnehmer zu organisieren und gleichzeitig die Anforderungen für diese Rollen zu organisieren. So können Sie Ihre gesamte Mitarbeiter- und Auftragnehmerschulung gruppiert verwalten.

Bedeutung der Automatisierung:

Die manuelle Verwaltung dieser Listen in einer Tabellenkalkulation oder einem anderen gängigen Office-Tool kann auf den ersten Blick sehr überwältigend sein. Hier ist die Implementierung einer speziell auf das Schulungsmanagement zugeschnittenen Schulungsmanagement-Lösung eine enorme Hilfe. Vorteile einer Schulungsmanagement-Lösung:

1. Sofortige E-Mail-Benachrichtigung, wenn eine neue Schulung erforderlich ist (ausgelöst durch das Hinzufügen oder Ändern von Rollen, Anforderungen, Kursen oder Dokumenten)
2. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter rechtzeitig geschult werden (Fälligkeitstermine werden verfolgt und aufgezeichnet, Erinnerungen werden gesendet)
3. Stellt die Angemessenheit der Mitarbeiterschulung sicher (nur die Betroffenen erhalten eine Schulungsbenachrichtigung)
4. Ändern Sie Ihre Schulungsanforderungen ganz einfach
5. Identifizieren Sie schnell, wer welche Schulung benötigt
6. Identifizieren Sie problemlos ausstehende Schulungsrückstände und eskalieren Sie diese bei Bedarf an das Management.

Darüber hinaus gibt es viele Vorteile, wenn die Trainingsmanagementsystem ist in das Unternehmen integriert Dokumenten-Management-System. Beispiele beinhalten:

1. Automatische Schulungsbenachrichtigungen, die generiert werden, wenn eine Dokumentrevision für die Schulung verfügbar wird
2. Allgemeine Papierreduzierung
3. Stellt sicher, dass der Benutzer auf die aktuelle Version des Dokuments zugreift und darin geschult wird
4. Schulungsunterlagen können online per „Klick“ bereitgestellt werden (minimiert potenziell die Notwendigkeit, alte Versionen von Dokumenten auszublenden)

Fazit: Bei entsprechender Umsetzung führt dieser vierstufige Ansatz innerhalb eines Best-Practice-Schulungsmanagementsystems zu einer Umgebung, in der die Mitarbeiter für die Arbeit geschult werden, für die sie eingestellt wurden.

Hinweis zu Ressourcen:

Viele Start-ups und aufstrebende Unternehmen in der Life Science Branchen sind in vielerlei Hinsicht eingeschränkt – insbesondere hinsichtlich finanzieller und ressourcenbezogener Ressourcen. Dies kann die Einführung eines sinnvollen Schulungsmanagementsystems erschweren. Um Kosten und Ressourceneinsatz zu minimieren, sollten Sie unter anderem folgende Optionen in Betracht ziehen: eine Lösung, die mehrere Geschäfts- oder Qualitätsanforderungen effektiv erfüllt und so den ROI steigert, eine Lösung mit kostengünstigerem externem Hosting (z. B. Cloud-Lösung), eine Lösung, die nicht-proprietäre Infrastrukturen nutzt und eine Lösung, die ohne Programmieraufwand konfiguriert werden kann.

Weitere zu beachtende Punkte:

Ein Best-Practice-Ansatz für die Implementierung eines elektronischen Schulungsmanagementsystems umfasst auch diese weiteren wichtigen Eigenschaften. Es sind echte Bedürfnisse, die Best-Breed Qualitätsmanagementsysteme bietet:

Kommunikation: Automatische Zuweisung von Schulungen bei Bedarfsänderungen und effektive Kommunikation dieser Zuweisungen. Benachrichtigung der Benutzer über fällige, nicht abgeschlossene Schulungsaufgaben und Kursanmeldungen.

KundenerfahrungDas elektronische System sollte Endbenutzerfunktionen enthalten, die die Leistung und Akzeptanz erhöhen, wie z. B. integrierte Anweisungen im Prozess selbst sowie visuelle Hinweise oder Hinweise, die dem Benutzer deutlich machen, wo sich das Dokument im Prozess befindet und was als nächstes zu tun ist. Außerdem ist es vorzuziehen, Dashboards Es werden nur die für den Benutzer relevanten Daten angezeigt.

Kontrolle: Wie bei jedem validierten System müssen Änderungen am Prozess kontrolliert und verwaltet werden unter Kontrolle ändern Verfahren. Auch die Kontrolle der Geschäftsprozesse ist entscheidend. Das System sollte eine nahtlose Integration und einen reibungslosen Ablauf mit anderen die Qualität als auch die Menge ihrer Arbeiten deutlich zunahmen. und/oder Geschäftsprozesse, wie beispielsweise Dokumenten-Managementoder bieten CAPA generierte Umschulungsaufgaben.

Compliance: Das elektronische System muss alle geltenden behördlichen Anforderungen (z. B. 21 CFR Part 11). Darüber hinaus hilft Ihnen die Implementierung von Erinnerungen und Eskalationen bei Fälligkeit (oder Verspätung!) von Aufgaben dabei, die Ziele und vereinbarten Zeitpläne einzuhalten.

Konfigurierbarkeit: Die von Ihnen verwendete Lösung sollte einfach zu konfigurieren, zu warten und zu aktualisieren sein, sodass Sie nicht stark auf teure Programmierer, Berater und spezialisierte IT-Ressourcen angewiesen sind, um eine Änderung vorzunehmen oder einen Schritt zum Prozess hinzuzufügen.

Das Obige ist eine Zusammenfassung eines kürzlich durchgeführten Webinars mit dem Titel „Training Best Practices für das Management aufstrebender Life-Science-Unternehmen”. Wenn Sie mehr Details zu den Best Practices im Trainingsmanagement erfahren und eine Demonstration eines Webbasierte Lösung das diese Best Practice-Elemente erfüllt, Fordern Sie hier eine Wiederholung des 60-minütigen Webinars an.