13. April 2021
Laut dem Marktforschungsunternehmen LNS Research verfügt weniger als jedes fünfte Unternehmen über ein robustes Lieferantenqualitätsmanagement. Noch aufschlussreicher ist, dass die Unternehmen, die über ein solches Verfahren verfügen, dadurch 1 Prozent geringere Kosten für mangelhafte Qualität verzeichnen.
Neben den erhöhten Kosten kann ein unzureichendes Qualitätsmanagement der Lieferanten dazu führen, dass verfälschte oder mangelhafte Produkte auf den Markt kommen. Dies kann nach der Markteinführung zu Schäden für Patienten und Kunden führen, den Markennamen schädigen und die Aufmerksamkeit der Aufsichtsbehörden auf sich ziehen.
So weisen beispielsweise zwei aktuelle Warnschreiben der US-amerikanischen Food and Drug Administration (FDA) vom 22. und 27. Januar 2021 auf erhebliche Mängel bei der Lieferantenqualifikation, der Rohstoffprüfung und den Qualitätssystemen hin. Unabhängig davon, ob Sie ein Medikament oder ein Gerät herstellen, kann eine mangelnde Kontrolle Ihrer Lieferanten erhebliche Risiken bergen.
Für viele Unternehmen sind papier- und tabellenbasierte Qualitätsprozesse eine Hauptursache für Qualitätsprobleme bei Lieferanten. Prozesslücken führen dazu, dass Probleme übersehen werden. Darüber hinaus steht die Trennung von Aufzeichnungen der Kommunikation und Zusammenarbeit mit Lieferanten im Wege.
Hier betrachten wir einen neuen Ansatz für das Qualitätsmanagement von Lieferanten und konzentrieren uns darauf, wie das Qualitätsmanagementsystem (QMS) automatisiert werden kann, um die Qualität zu verbessern und Risiken zu verringern.
Aufbau Ihres Workflows für das Lieferantenqualitätsmanagement
Durch die Automatisierung von Prozessen mit Qualitätsmanagement-Software können Sie Lücken schließen, indem Sie die Software an Ihre bestehenden Prozesse anpassen. Drag-and-Drop-Technologie ermöglicht die Implementierung von Workflows, die Prozesse entsprechend Ihren genauen Geschäftsprozessanforderungen schneller starten.
Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Prozesse an die Einschränkungen der QMS-Software anpassen müssen. Dies ist ein ineffizienter Ansatz, der oft dazu führt, dass die Software gar nicht mehr genutzt wird. Das Ergebnis sind Ressourcenverschwendung und möglicherweise sogar ein Fehlschlagen der Implementierung, während das Unternehmen wieder auf manuelle Prozesse mit Papier und Tabellen zurückgreift.
Während Sie Ihre Workflow für das Lieferantenqualitätsmanagement in das QMS, erwägen Sie die Integration Interdependente Qualitätsprozesse einschließlich:
- Revisionsmanagement
- Abhilfe
- Dokumenten-Management
- Reklamationsbearbeitung
- Nichtkonformitätsverfolgung
- Trainingsmanagement
- Risikomanagement
Integrierte Qualitätsmanagementsysteme verbessern die Effizienz durch vernetzte, parallele Prozesse. Je vernetzter die Qualitätsmanagementlösung ist, desto mehr kann sich eine Organisation auf Verbesserungen konzentrieren, anstatt unterschiedliche Systeme aufrechtzuerhalten.
Zentralisierung der wichtigsten Lieferantendokumentation
Dokumenten-Management ist eine kritische Herausforderung im Lieferantenqualitätsmanagement, da Fehler kostspielige Folgen haben können. Ein digitales QMS ist unerlässlich für die Zentralisierung wichtiger Dokumente wie:
- Zertifizierungen : Anstatt auf mehrere Systeme zugreifen zu müssen, können Hersteller Dokumente wie Lieferanteninformationen einsehen. ISO 9001 Zertifikate an einem Ort, um schnell festzustellen, ob Lieferanten die Unternehmensstandards erfüllen.
- Technische Daten: Durch die Speicherung der Spezifikationen an einem Ort und deren Freigabe über einen kontrollierten Zugriff auf das QMS können Versionsfehler und Verzögerungen vermieden werden, die beim Teilen von Dokumenten per E-Mail häufig auftreten.
- Lieferantenqualitätsvereinbarungen: Diese Dokumente sind eine bewährte Methode zur Festlegung klarer Erwartungen und KPIs. Durch die Verknüpfung mit der Lieferantenakte können Sie die Einhaltung der Lieferantenvorschriften problemlos verfolgen und bei der Kommunikation mit Lieferanten auf diese Dokumente zurückgreifen.
- Anforderung von Korrekturmaßnahmen durch den Lieferanten (SCAR): Die Verwaltung von SCARs im QMS erleichtert die Nachverfolgung der Kommunikation, sodass Sie (möglicherweise veraltete) E-Mail-Threads nicht durchsehen müssen. Aufgaben, Status und zukünftige Schritte sind für alle leicht ersichtlich.
Durchführung externer Lieferantenaudits
Die Durchführung von Audits in den Werken eines Lieferanten ist ein wichtiger Bestandteil, um sicherzustellen, dass die Lieferanten die Qualitätsanforderungen eines Unternehmens erfüllen können. Hersteller können Auditmanagement Tools im QMS zur Vereinfachung externer Audits von Lieferantenanlagen unter Nutzung von Funktionen wie:
- Webbasierter Zugriff, sodass Prüfer von einem mobilen Gerät aus auf Prüfchecklisten zugreifen können
- Responsive Webdesign, das die Erfassung von Auditergebnissen auf einem Smartphone oder Tablet erleichtert
- Offline-Datenerfassung für Bereiche im Werk, in denen die WLAN-Verbindung möglicherweise unzureichend ist
Nutzung von Lieferanten-Scorecards
Mithilfe von Lieferanten-Scorecards können Hersteller schnell feststellen, ob ein Lieferant die Standards weiterhin erfüllt. Sie liefern eine objektive Leistungsmessung basierend auf qualitätskritischen Kennzahlen (CTQ), wie z. B. Pünktlichkeit, nicht konforme Produkte und die Anzahl der SCARs.
Jede dieser Kennzahlen kann gewichtet, auf Risiken geprüft und anschließend zu einer Gesamtbewertung zusammengefasst werden. Durch die Festlegung von Genehmigungskriterien kann das QMS die Bewertung sogar als grün (genehmigt), gelb (Warnung) oder rot (nicht genehmigt) anzeigen, um datenbasierte Entscheidungen über die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu treffen. Diese Bewertungen können auch dazu verwendet werden, Änderungen an der Materialeingangsprüfung vorzunehmen.
Innerhalb der Lieferanten-ScorecardHersteller sollten auch Trends und Analysen der Leistungsdaten ihrer Lieferanten durchführen. Beispielsweise können Sie Laufdiagramme erstellen, die mit der Anzahl offener SCARs oder Auditergebnisse nach Monat oder Anzahl der First-Pass-Chargen aktualisiert werden.
Lieferantendaten helfen nicht nur dabei, Probleme schnell zu identifizieren, die gelöst werden müssen, sondern dienen auch zur Entwicklung von Frühindikatoren. Diese Kennzahlen warnen frühzeitig vor potenziellen Qualitätsproblemen, im Gegensatz zu Spätindikatoren, die die historische Leistung beschreiben.
Lernen Sie die Elemente einer effektiven Lieferanten-Scorecard kennen
Zusammenarbeit mit Lieferanten
Remote-Arbeit ist die neue Normalität, aber das bedeutet nicht, dass Hersteller sich bei der Kommunikation mit Lieferanten auf E-Mails verlassen sollten. E-Mail ist ein unzusammenhängender, zeitaufwändiger Prozess, der es schwierig, wenn nicht gar unmöglich macht, den Verlauf der Kommunikation effizient zu verfolgen.
Bedenken Sie die möglichen Folgen, wenn ein Lieferant versehentlich ein veraltetes Spezifikationsdokument verwendet. Je nachdem, was sich geändert hat, kann dies zu massivem Ausschuss, Nacharbeit und den damit verbundenen Kosten und Verzögerungen führen.
Der EQMS-basierte Ansatz für die Lieferantenkommunikation gewährt Lieferanten eingeschränkten Zugriff auf das QMS, sodass Sie die gesamte Kommunikation nahezu in Echtzeit innerhalb der Lieferantenqualitätsmanagementlösung durchführen können. Dies bietet Herstellern eine sichere, zentrale Informationsquelle für die gesamte lieferantenbezogene Kommunikation sowie berechtigungsbasierten QMS-Zugriff, über den Lieferanten die für sie relevanten Mitteilungen einsehen können. Dazu gehören beispielsweise:
- Benachrichtigungen über Richtlinien- oder Spezifikationsaktualisierungen
- Zuordnung und Verfolgung von Korrekturmaßnahme und Aufgaben
- Informationsanfragen zu Änderungen an laufenden Materialbestellungen
- Dringende Mitteilungen über Probleme mit eingehenden oder in Bearbeitung befindlichen Materialien
- Benachrichtigungen über Lieferantenqualitätsmeetings und den Status von Aktionspunkten/Aufgaben
- Vom Lieferanten initiierte Benachrichtigungen über Produktions- oder Lieferprobleme, die sich auf Materialien auswirken
Darüber hinaus können Hersteller sicher sein, dass alle ausgetauschten Daten und Informationen sicher verfolgt und im QMS aufgezeichnet werden, wo sie für zukünftige Überprüfungen überprüfbar sind.
Lieferanten haben einen enormen Einfluss auf die Produktqualität, Sicherheit und Kundenzufriedenheit eines Herstellers. Und letztendlich steht bei Problemen der Name Ihres Unternehmens auf dem Spiel. Die rasante Verbreitung von Informationen im Internet und pandemiebedingte Lieferkettenturbulenzen bedeuten, dass Hersteller es sich nicht leisten können, bei der Lieferantenqualität Risiken einzugehen. Gleichzeitig verzeichnen einige Fertigungssektoren Rekordaufträge, was Unternehmen eine große Chance bietet.
Fazit
Der Erfolg eines Unternehmens hängt maßgeblich von seinen Lieferanten ab. Daher ist es unerlässlich, kooperative und kommunikative Lieferantenbeziehungen zu fördern. Für viele Unternehmen wirken die aktuellen Herausforderungen als Katalysator für die digitale Transformation und helfen Herstellern, trotz aktueller wirtschaftlicher Turbulenzen einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen. Sie nutzen die QMS-Automatisierung, um Qualitätsprobleme bei Lieferanten besser zu verstehen und zu lösen, bevor sie zu ernsthaften Problemen werden.
