BLOG HOME

  • Compliance-Management-System für Energie und Versorgungsunternehmen

September 21, 2020

Dieser Artikel ist der erste einer dreiteiligen Serie: „ Auswahl einer automatisierten Compliance-Management-Softwareplattform.“ Abonnieren Sie noch heute, um die Serie und andere relevante aktuelle Informationen zu erhalten.

Die Softwareauswahl ist zu einer komplexen Aufgabe geworden. Sie wird noch schwieriger, wenn man sich für eine bestimmte Software entscheidet. Compliance-Software für NERC und anderen Vorschriften der Energiewirtschaft. Sollte die Software die Erwartungen des Unternehmens nicht erfüllen, hat dies weitreichende Folgen. Der wichtigste Aspekt bei der Softwareauswahl ist eine gute Vorbereitung.

Dieser Artikel enthält einige wichtige Überlegungen zur Vorbereitung Ihrer Bewertung von Compliance-Management-Softwarelösungen.

Beginnen wir mit den Grundlagen: WARUM wird ein neues Compliance-Management-System benötigt?

Dokumentieren Sie vor Ihrer ersten Recherche unbedingt die Gründe für die Notwendigkeit eines neuen Systems. Diese Dokumentation dient Ihnen auch als hervorragende Einführung für Ihre Anbieter, sobald Sie mit der Recherche nach Compliance-Management-Softwarelösungen beginnen.

Begründen Sie die Notwendigkeit eines neuen Systems: Dokumentieren Sie die zwingenden Faktoren, die die Evaluierung neuer Systeme erforderlich gemacht haben. In der Regel gibt es mehrere, wenn nicht sogar viele. Einige Beispiele:

  • Dem Management fehlt der Einblick in den aktuellen Stand der Compliance.
  • Ein Silosystem schränkt die Zusammenarbeit ein.
  • In Ihrer Organisation kam es zu Verstößen gegen Vorschriften.
  • Vorhandene Software wird außer Betrieb genommen.
  • Beim aktuellen Compliance-Prozess treten Supportprobleme auf.
  • Bei einem kürzlichen Cyberangriff wurden hochsensible Daten offengelegt.
  • Die Vorbereitung auf Audits erfordert viel Zeit und Aufwand.
  • Die von den Aufsichtsbehörden verhängten Geldbußen schwächen das Vertrauen der Aktionäre und Verbraucher.

Verwenden Sie Beispiele, Statistiken und alle wichtigen Informationen, die Ihre Anfrage unterstützen. Wenn beispielsweise die Vorbereitung eines kürzlich durchgeführten Audits 500 Arbeitsstunden zu geschätzten Kosten von 15,000.00 US-Dollar erforderte, notieren Sie den Wert. Wenn ein Computervirus kritische Vorgänge beeinträchtigt hat, geben Sie die geschätzten Auswirkungen in Bezug auf Ausfallzeiten und Risikoexposition an. Patch-Nichtkonformität. Ob die Die Probleme sind intern oder stehen in direktem Zusammenhang mit den NERC-Zuverlässigkeitsstandards.Listen Sie alle bekannten und zu erwartenden Folgen auf, die sich aus dem NICHT-Wechsel zu einem automatisierten System ergeben.

Bevor Sie RFIs/RFPs einreichen oder Demos anfordern, sollten Sie sich ein umfassendes Bild von den Ressourcen machen, die von dem Projekt betroffen sind, einschließlich der obersten Führungsebene, der Compliance-Mitarbeiter, der IT und der Endbenutzer. Wer sind die Stakeholder? Wird das Projekt vom Management ausreichend unterstützt?

Stellen Sie ein Projektteam zusammen: WER wird das System kaufen, implementieren und unterstützen?

Die Zusammenstellung Ihres Projektteams ist ein entscheidender Bestandteil jeder Implementierung. Die Systemverantwortlichen und Experten evaluieren, beauftragen, erstellen, implementieren und unterstützen das neue System.

Darüber hinaus sollte Ihr Projektteam das neue Compliance-Management-System unterstützen. Sie sind für die Kommunikation mit allen anderen Stakeholdern, Lieferanten, Aufsichtsbehörden und anderen Beteiligten während der zukünftigen Entwicklung des Systems verantwortlich.

Stellen Sie ein Team auf der Grundlage realistischer Anforderungen und hoher Erwartungen zusammen.

Das Team wird zusätzliche Arbeit leisten und Neuland betreten. Überlegen Sie je nach Projektumfang, wen Sie zu verschiedenen Zeitpunkten funktionsübergreifend einbeziehen:

Definieren Sie neben der Teamzugehörigkeit auch die Teambedingungen und -rollen. Dies schafft eine klare Abgrenzung und stellt sicher, dass jedes Mitglied seine individuellen Verantwortlichkeiten versteht und Missverständnisse vermieden werden.

Strategisches Engagement aller Beteiligten einholen

Es kommt relativ häufig vor, dass ein Projekt ohne umfassende strategische Unterstützung blockiert wird. Hier kommt Ihre überzeugende Dokumentation, die die Notwendigkeit eines Systems darlegt, ins Spiel. Nutzen Sie diese Liste, um das Management und die Stakeholder zu überzeugen.

Bei Compliance-Software ist es wichtig, Ihre Vision zu kommunizieren, um strategische Unterstützung zu gewinnen. Sorgen Sie dafür, dass sich Ihr Team engagiert und mit Ihrer Vision, Ihren Zielen und Vorgaben verbunden fühlt. Setzen Sie auf umfassendes Engagement statt passiver Akzeptanz. Heben Sie die Kosten und Ineffizienzen des/der bestehenden Systems/Systeme sowie die unbestreitbaren Vorteile eines neuen Systems sowohl aus operativer als auch aus Compliance-Sicht hervor.

Möglicherweise verfügen Sie zu Projektbeginn nicht über alle erforderlichen Informationen, um Ihr volles Engagement zu gewährleisten. Es können Lücken entdeckt werden. Es können zusätzliche Bedenken aufkommen. Nur wenige Projekte verlaufen ohne Hindernisse. Seien Sie daher darauf vorbereitet, Fortschritte zu präsentieren, Feedback einzuholen und von Anfang bis Ende eine konsistente Kommunikation aufrechtzuerhalten. Die Einbindung der Stakeholder von Anfang an zahlt sich langfristig aus.

Legen Sie realistische Fristen fest: WANN beginnt und endet das Projekt?

Wenn Ihr geplanter Implementierungstermin „gestern“ war, ist es an der Zeit, einen Schritt zurückzutreten und die Bedeutung einer gut geplanten Zeitplanung und Umsetzung zu erkennen. Das Verschieben einer Implementierung auf einen willkürlichen Termin führt oft zu weiteren Ineffizienzen, die später behoben werden müssen. Es gleich beim ersten Mal richtig zu machen, ist letztendlich effizienter als eine feste Deadline.

Ihr Implementierungsteam arbeitet auch gegen andere Prioritäten. Berücksichtigen Sie die Zeit, die es für effektives Arbeiten an seinen täglichen Aufgaben und gleichzeitig für die Implementierung benötigt. Berücksichtigen Sie außerdem Urlaub, Feiertage und andere Unternehmensinitiativen und schaffen Sie einen Puffer, um diese Faktoren zu berücksichtigen. Wenn Ihr Team zu weit von seinen täglichen Aufgaben abgezogen wird, entsteht Hektik, die zu Fehlern und Frustrationen führt, die oft ein gutes Arbeitsklima beeinträchtigen.

Fazit

Die Implementierung eines automatisierten Compliance-Management-Systems ist eine Herausforderung. Vorausschauende Planung, Dokumentation, Transparenz, die Zustimmung der Aktionäre, die Teamauswahl und eine realistische Vorbereitung schaffen jedoch die Grundlage für den Erfolg.

NÄCHSTE WOCHE – Teil 2 von 3: Best Practices für die Erfassung von Compliance-Softwareanforderungen und die Vorauswahl von Anbietern

Melden Sie sich für unseren Blog an, um weitere relevante Branchenartikel zu erhalten.

Implementierung der NERC-Compliance für Unternehmen