Überprüfen Sie den Zustand Ihres Richtlinienverwaltungssystems

Richtlinien und Verfahren informieren Ihre Mitarbeiter, Partner, Lieferanten und Kunden über die Funktionsweise Ihres Systems. Angesichts sich ändernder Vorschriften und Erwartungen reicht eine statische Bibliothek nicht aus. Richtlinien sind dynamisch und erfordern ein System zur Verwaltung ihrer Erstellung, Dokumentation, Verteilung und Verwaltung. Der folgende Artikel gibt Tipps zur Überprüfung der Funktionsfähigkeit Ihres Richtlinienmanagementsystems.

Ziele des Richtlinien- und Verfahrensmanagements für Qualitätsmanagementsysteme

Wie in jedem anderen Geschäftsbereich wird ein funktionierendes Richtlinien- und Verfahrensmanagementsystem für das Qualitätsmanagement:

• Aufbau und Kommunikation organisatorische Ziele und Zielsetzungen
• Definieren Sie die Governance- und Verantwortlichkeitsstrukturen der Organisation
• Erwartungen und Konsequenzen explizit definieren
• Etablieren und prägen Sie eine Compliance-Kultur
• Reduzieren Sie rechtliche und regulatorische Risiken durch die Ausgabe und Korrekturmaßnahmenmanagement
• Etablieren Einhaltung gesetzlicher Vorschriften als auch Prüfung Bereitschaft

Starten Sie Ihren Policy-Management-Health-Check

Der folgende Integritätscheck soll Ihnen helfen, die Stärken und Schwächen Ihres Richtlinien- und Verfahrensmanagementsystems auf hohem Niveau zu ermitteln. Der Check bewertet die Stärken und Schwächen Ihres Systems anhand von vier kritischen Komponenten bzw. Bereichen:

1. Richtlinien- und Verfahrensentwicklung
2. Wartung
3. Ausnahmebehandlung
4. Einsatz

Bewertung der Integrität Ihres Richtlinienverwaltungssystems

Weisen Sie jedem Element Ihres Richtlinienverwaltungssystems mithilfe der folgenden Skala eine Zahl zu, die den Zustand widerspiegelt:

• 1 = Übertrifft die Erwartungen
• 2 = Erfüllt die Erwartungen
• 3 = Verbesserungsbedürftig
• 4 = Ungenügend

Health Check-Komponente 1: Entwicklung von Richtlinien und Verfahren

___ Die Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens werden in einem konsistenten, etablierten Format verfasst.

___ Die Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens umfassen den Eigentümer, das Ziel und den Umfang des Dokuments.

___ Auf alle Richtlinien und Verfahren des Unternehmens kann über ein einziges, durchsuchbares Repository zugegriffen werden.

___ Alle Richtlinien und Verfahren werden zur Genehmigung durch die betroffenen Interessengruppen geprüft.

Gesamtentwicklungspunktzahl ____ (4 – 16)

Health Check-Komponente 2: Richtlinien- und Verfahrenspflege

___ Die Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens werden regelmäßig auf Relevanz und Aktualität überprüft.

___ Die Überprüfung von Richtlinien und Verfahren umfasst die Bewertung der dokumentierten Wirksamkeit sowie der Anzahl der damit verbundenen Ausnahmen oder Nichtkonformitäten.

___ Frühere Versionen überarbeiteter Richtlinien/Verfahren können von autorisierten Benutzern bei Bedarf für behördliche und Compliance-Audits abgerufen werden.

___ Eine Überprüfung der Richtlinien/Verfahren kann durch einen Auditbefund oder eine Nichtkonformität ausgelöst werden, die zeigt, dass das Dokument verbesserungsbedürftig ist.

Gesamtpunktzahl für die Wartung ____ (4 – 16)

Health Check-Komponente 3: Behandlung von Richtlinien- und Verfahrensausnahmen

___ Ihr Unternehmen verfügt über einen dokumentierten, etablierten Prozess zur Handhabung von Richtlinienausnahmen.

___ Jeder im Unternehmen kann eine Ausnahme von der Richtlinie beantragen.

___ Anträge auf Ausnahmen von der Richtlinie erfordern eine Beschreibung der Gründe für die Ausnahme, der potenziellen Risiken und des gewünschten Ausnahmezeitraums.

___ Richtlinienausnahmen werden vom Prozessverantwortlichen geprüft und die Gründe für die Annahme dokumentiert.

Gesamtpunktzahl für die Ausnahmebehandlung ____ (4 – 16)

Health Check-Komponente 4: Bereitstellungsprozess für Richtlinien und Verfahren

___ Der Genehmigungsprozess bezieht alle relevanten Beteiligten mit ein und ermöglicht Feedback und Vorschläge vor der Genehmigung.

___ Mitarbeiter werden je nach Rolle und Funktion über genehmigte Richtlinien und Verfahren informiert.

___ Ihr System übernimmt den Bescheinigungsprozess und zertifiziert, dass die Richtlinien von den Mitarbeitern „gelesen und verstanden“ wurden.

___ Ihr System bietet Tools zum Entwickeln und Verwalten von Schulungen für alle geltenden Richtlinien und Verfahren.

Gesamtpunktzahl der Bereitstellung ____ (4 – 16)

Leitfaden zur Richtlinien- und Verfahrensbewertung

Wie gut ist Ihr Richtlinien- und Verfahrensmanagementsystem? Nutzen Sie die folgende Anleitung für jede Komponente, um zu sehen, welchen Schwerpunkt Sie bei der Bewertung und Verbesserung Ihres Richtlinienmanagementsystems legen sollten:

• 4 - 5: Ausgezeichnete Gesundheit! Es sind, wenn überhaupt, nur wenige Verbesserungen nötig.
• 6 - 8: Gute Gesundheit. In bestimmten Bereichen besteht Verbesserungspotenzial.
• 9 - 12: Schlechter Zustand. Verbesserungen sind dringend erforderlich. Ergreifen Sie Maßnahmen, um zuerst die Schwachstellen zu bewerten und zu verbessern. Überlegen Sie, ob das von Ihnen verwendete Richtlinienmanagementsystem für Ihr Unternehmen effektiv ist.
• 13 - 16: Schlechter Zustand. Dringende Verbesserungen sind erforderlich. Ergreifen Sie umgehend Maßnahmen, um Ihr aktuelles Richtlinienmanagementsystem zu bewerten und festzustellen, ob es für Ihr Unternehmen jetzt und in Zukunft effektiv ist.

Fazit

Die Implementierung oder Verbesserung eines Richtlinienmanagementsystems erfordert einen umfassenden Ansatz. Durch die Analyse und Bewertung der Effektivität bestimmter Systemfunktionen können Sie das Richtlinienmanagement strukturiert angehen und die Bereiche mit dem größten Verbesserungsbedarf zuerst angehen. Mit einem standardisierten Ansatz, einem Team verantwortlicher Führungskräfte und der richtigen automatisierten Lösung bildet Ihr Richtlinien- und Verfahrensmanagementsystem das Rückgrat der Sicherheit und Compliance Management Aktivitäten. In einem sich verändernden Geschäftsumfeld muss sich Ihr System an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.