Teil I: Best Practices für die Auswahl eines Qualitätsmanagementsystems für Unternehmen

Anmerkung des Herausgebers: In dieser zweiteiligen Serie erfahren Sie, welche häufigen Fehler Sie vermeiden sollten und wie Sie am effektivsten ein Enterprise-Qualitätsmanagementsystem auswählen.

Auswählen eines unternehmensweites Qualitätsmanagementsystem unterscheidet sich nicht von anderen wichtigen Kaufentscheidungen. Im Großen und Ganzen bedeutet das, dass Sie mit ähnlichen Problemen und Risiken konfrontiert werden. Wenn Sie bereits Erfahrung mit großen Anschaffungen haben, sollten Sie den Prozess mit einem relativ hohen Maß an Sicherheit beginnen.

Viele Unternehmen treffen selten größere Kaufentscheidungen, sei es der Kauf eines Unternehmenssoftwaresystems, der Kauf oder die Anmietung einer neuen Anlage oder die Anschaffung eines größeren Investitionsguts. Diese Entscheidungen haben langfristige Auswirkungen und können für die Betroffenen karrierefördernd oder gefährdend sein.

Vor diesem Hintergrund wollen wir einige bewährte Methoden zur Verbesserung Ihres Auswahlprozesses untersuchen.

Ein klarer Plan ist unerlässlich. Doch was sollte er beinhalten? Die Erfahrung zeigt, dass die besten Pläne mehrere Phasen umfassen:

• Definieren von Anforderungen und Projektzielen
• Erste Untersuchung der Optionen
• Detaillierte Anbieterbewertungen (nicht nur Produkte!)
• Definierter Projektplan und Kosten
• Unternehmensgenehmigung und Kickoff

Bedenken Sie, dass dieser Prozess wahrscheinlich mehrere Monate dauern wird. Einer der ersten Schritte besteht daher darin, die Erwartungen in Ihrem Unternehmen zu definieren. Erklären Sie Kollegen und Vorgesetzten, dass es sich um ein großes Umbauprojekt handelt. Es umfasst viele Schritte, erfordert Zeit und Aufwand, und Sie möchten es nur einmal und korrekt durchführen.

Definition der Anforderungen und Projektziele für ein eQMS

Es ist überraschend, wie wenige Unternehmen genügend Zeit darauf verwenden, die Ziele und Erfolgskennzahlen zu definieren, die ein neues eQMS liefern soll.

Beginnen Sie mit den wichtigsten Geschäftsproblemen, die Sie angehen möchten. Zum Beispiel:

• Ist es nicht möglich, die Ursache von Produktfehlern zu verstehen? Wie groß ist das Problem – Menge, finanzielle Auswirkungen, Kundenverluste usw. Wer im Unternehmen ist betroffen? Was sind die KPIs (Key Performance Indicators) und welche Werte gelten als exzellent? Wie schwierig ist es, diese Informationen zu sammeln?
• Wie hoch sind die Kosten? Lieferantenqualität Und wie können diese Kosten reduziert oder zurückgebucht werden? Wer sind die besten und die schlechtesten Lieferanten? Was kosten sie dem Unternehmen pro Jahr?
• Ist es schwierig oder unmöglich festzustellen, wie viele Qualitätsbeschwerden werden von Kunden erhalten? Was waren die Gründe für diese Beschwerden? Wie viele wurden gelöst und wie lange hat es gedauert? Wer möchte diese Informationen haben und welchen Wert haben sie für das Unternehmen?

Die Durchführung dieser Übung führt zu drei Ergebnissen:

• Was macht den Erfolg dieses Qualitätsmanagementsystem-Projekts aus?
• Welchen potenziellen finanziellen Nutzen hat das Projekt und einigen Sie sich auf die Höhe der Projektinvestition (das Budget)?
• Welche Produkt-/Anbieterfähigkeiten sind erforderlich, um die Ergebnisse zu unterstützen?

Obwohl diese Projektphase von einer Einzelperson durchgeführt werden kann, sollte die Erstellung der Anforderungen auf der Befragung aller wichtigen Stakeholder, einschließlich Anwendern, Managern und Führungskräften, basieren. Aus diesen Kreisen sollte auch ein Projektauswahlteam zusammengestellt werden, das in der Regel auch IT-Experten umfasst.

Erste Untersuchung der Optionen für Qualitätsmanagement-Softwaresysteme

Wie kann das Team bei so vielen verfügbaren Optionen sicherstellen, dass es die besten Optionen wählt? Zunächst sollte man sich darüber informieren, was der Anbieter des ERP-Systems leisten kann. Oftmals ist dieses System sowohl am kostengünstigsten als auch am einfachsten zu implementieren und sollte zumindest evaluiert werden, um eine Vergleichsbasis mit anderen Best-of-Breed-Lösungen zu schaffen.

Manche Unternehmen verfolgen strikte Richtlinien, wonach keine Drittanbieteranwendungen erworben werden, es sei denn, es liegen überzeugende wirtschaftliche Gründe für den Verzicht auf die ERP-Module des Anbieters vor. In größeren Unternehmen haben andere Abteilungen oder Geschäftsbereiche möglicherweise bereits ein eQMS implementiert. Die Befragung dieser Anwender ist nicht nur von großem Nutzen, sondern es können auch bereits unternehmensinterne Regelungen oder zumindest Vorzugspreise sowie Implementierungsressourcen für die Einführung dieses Produkts vorhanden sein.

Andere Softwarelösungen für Qualitätsmanagementsysteme finden Sie über das Internet. Am besten vernetzt man sich jedoch mit Branchenkollegen. Sie profitieren nicht nur von deren Erfahrung, sondern können Ihrem Team auch Best Practices zur Verfügung stellen, sofern die Anbieter auf Ihre Branche spezialisiert sind. Kunden haben häufig Vorschläge und möglicherweise Präferenzen für die Auswahl der QMS-Software oder zumindest eine Auswahlliste der Software anderer Anbieter.

Ein Kriterium sind hierbei sicherlich die Kosten, ein weiteres ist jedoch die Frage, ob die QMS-Software gekauft oder eine gehostete Lösung abonniert werden soll. Einige Anbieter bieten beide Varianten an, viele jedoch nicht. Daher müssen einige der anfänglichen Kriterien mit der IT-Organisation und den Unternehmensrichtlinien geklärt werden.

Die meisten Unternehmen ziehen Anbieter mit ähnlichen Kundenprofilen (Größe, Branche, Technologie usw.) und/oder einer starken Nutzergruppe in Betracht. Beispielsweise haben Unternehmen aus den Bereichen Biowissenschaften, Luft- und Raumfahrt sowie Automobilindustrie spezifische Anforderungen, die den Kreis geeigneter Anbieter einschränken. Die Einbindung der IT-Abteilung ist wichtig, da möglicherweise Präferenzen für bestimmte Technologieplattformen wie Oracle gegenüber Microsoft-Datenbanken oder die Integration in bestimmte ERP-Systeme bestehen.

Wie viele QMS vEndorser sollten bewertet werden? Es ist schwierig für ein Team, Zeit für die Suche nach einem Anbieter aufzuwenden und ihn in seine normale Arbeit zu integrieren. Daher befragen die meisten Unternehmen sechs bis zehn Anbieter, reduzieren diese Zahl aber auf drei oder fünf Anbieter für die nächste Phase detaillierter Anbieterüberprüfungen.

Detaillierte Anbieterbewertungen

Nachdem Ihr Team nun eine Auswahlliste erstellt hat Anbieter von QMS-Softwareist es sinnvoll, tiefer in die Materie einzusteigen. Der Schwerpunkt sollte in dieser Phase auf der Vollständigkeit der Produktfunktionalität und der Benutzerfreundlichkeit liegen. Es ist wichtig, bereits jetzt Kriterien festzulegen, da auffällige Produkte möglicherweise nicht die beste Lösung für Ihr Unternehmen sind. In der Softwarebranche wird häufig der Begriff „gesamtes“ Produkt verwendet – nicht nur die Software. Dazu gehören neben der Softwarefunktionalität auch Elemente wie:

• Support – Leistungsmetriken für die Betriebszeit, Supportprobleme und Reaktionszeiten der Stufe Eins, wie läuft der Supportprozess ab und was sind die Metriken?
• Benutzer-Community – gibt es eine, wie aktiv ist sie, wer nimmt teil, wird sie vom Anbieter oder vom Kunden gesteuert?
• Branchenkenntnisse – Kennt der Anbieter Ihre Branche und verfügt er über erfahrene Supportmitarbeiter? Weiß er, wie er mit Unternehmen Ihrer Größe und Reichweite zusammenarbeiten kann?
• Produktzuverlässigkeit – wie häufig treten bei Kunden Probleme auf und wie schwerwiegend sind diese?
• Erfolgsbilanz bei der Implementierung – Wie oft scheitert die Implementierung? Warum? Gibt es einen Implementierungsprozess?
• Vision und Ausrichtung – ist der Anbieter bestrebt, ein EQMS zu sein, verfügt er über einen Produktplan und stimmt seine Produkt- und Marktstrategie mit den Plänen Ihres Unternehmens überein?
• Kunden – wer sind sie und passen sie zu Ihrer Art von Unternehmen? Sind sie stark vom Anbieter abhängig oder können sie sich selbst versorgen?
• Gesamtkosten – Welche Kosten könnten über das ursprüngliche Projekt hinaus in Zukunft anfallen? Zusätzliche Benutzer, Module und/oder Änderungen? Fallen Kosten für zukünftige Versionen an? Welchen Kostenschutz bietet der Anbieter? Wie sind die Kundenerfahrungen?

Führende Anbieter von Qualitätsmanagement-Software verstehen die Elemente des Entscheidungsprozesses und geben gerne Auskunft. Erfolgreiche Anbieter, die bereits Dutzende, wenn nicht Hunderte von Auswahlprozessen durchlaufen haben, verfügen über ein tiefes Verständnis der Best Practices Ihrer Branche und der Marktoptionen – in der Regel deutlich besser als Berater oder Programmmanager, die nur wenige Male im Jahr Auswahlprojekte leiten.

Hinweis: Im zweiten Teil sehen wir uns die effektivsten Methoden an, um Anbieter von Qualitätsmanagementsystem-Software zu „bewerten“, den Suchvorgang einzugrenzen und Projektkosten und -umfang zu definieren.