5 Säulen moderner Qualitätsmanagementsysteme für Unternehmen

Nach Jahrzehnten der Unterstützung von Unternehmen bei der Entwicklung und Implementierung von Qualitätsmanagementsystemen hat sich bei allen effektiven Systemimplementierungen ein einheitliches Muster herauskristallisiert. Unabhängig von der Branche sind einige wichtige Elemente des Qualitätssystems für den Aufbau effektiver Qualitätsmanagementsysteme einheitlich.

Dieser Blog konzentriert sich auf diese Elemente, die „Säulen“. Jede dieser Säulen trägt dazu bei, dass ein Unternehmen seinen Kunden und Klienten qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen bietet. Diese fünf Attribute sind nicht nur leistungsstarke Bausteine ​​effektiver Qualitätsmanagementsysteme für Unternehmen, sondern auch branchenübergreifend.

Säule 1: Prozessintegration

Während die meisten Unternehmen diese Funktionen ausführen, variiert der Grad der Integration und Automatisierung stark von Unternehmen zu Unternehmen. Die erste Säule befasst sich mit der Frage, wie gut diese Prozesse miteinander integriert sind. Wenn zum Beispiel die Kundenbeschwerde Der Prozess ist vollständig getrennt von der Abhilfe Prozess, dann gibt es Raum für Verbesserungen.

Die folgende Grafik zeigt ein Live-Workflow-Diagramm. Beachten Sie, dass das Kundenbeschwerdeereignis mit dem Korrekturmaßnahmenprozess verknüpft ist. Der Workflow ist so konfiguriert, dass automatisch eine Korrekturmaßnahme eingeleitet wird, wenn das Kundenereignis bestimmte Kriterien erfüllt (z. B. ein identifiziertes Konstruktionsproblem).

Durch Klicken auf die Kundenbeschwerde-ID wird der Datensatz geöffnet. Das Formular weist auf ein Problem mit Produkt A1 hin. Die Ereignisbeschreibung weist darauf hin, dass eines der fünf an den Kunden gelieferten Produkte nicht funktioniert. Da dies auf ein Konstruktionsproblem zurückzuführen ist, wird eine Korrekturmaßnahme mit den vorab ausgefüllten Informationen aus der Beschwerde zugewiesen. Siehe unten.

Dieses Beispiel veranschaulicht die Vorteile integrierter Prozesse. Die Integration verbessert die abteilungsübergreifende Transparenz, steigert die Effizienz und verbessert die Genauigkeit.

Säule 2: Systemflexibilität und Erweiterbarkeit

Leider kann niemand vorhersagen, was die Zukunft bringt. Anpassungsfähigkeit und kontinuierliche Innovation sind daher äußerst wichtig. Zusammenfassend dreht es sich bei der zweiten Säule um Konnektivität, Erweiterbarkeit und Konfigurierbarkeit. Achten Sie bei der Bewertung der Anpassungsfähigkeit eines Qualitätsmanagementsystems auf drei Hauptmerkmale:

• Wie einfach lässt es sich mit anderen Systemen verbinden?
• Wie einfach ist es, neue Prozesse zu automatisieren?
• Welcher Aufwand ist für die Konfiguration des Systems für jeden dieser Prozesse erforderlich?

Konnektivität ist die Fähigkeit, sich mit anderen Prozessen oder Systemen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu verbinden. Wie in der folgenden Abbildung (Diagramm E3) dargestellt, sind das MRP-System und die Qualitätsmanagementsysteme durch die Unternehmens-Cloud getrennt.

Wünschenswert wäre eine Webservice-Schnittstelle für beide Systeme, um die Prozesse zuverlässig und sicher miteinander zu verbinden. Alternativ könnte das MRP-System mit dem MES-System verbunden werden. Vorteilhaft wäre eine Programmierschnittstelle, die den Datenaustausch zwischen beiden Systemen ermöglicht. Ohne diese Konnektivität bleiben Systeme Inseln.

Erweiterbarkeit Ermöglicht das Hinzufügen einer unbegrenzten Anzahl von Workflows. Der Vorteil eines erweiterbaren Systems mit vorgefertigten Vorlagen besteht darin, dass Sie diese nur aktivieren müssen, wenn Sie sie benötigen. Achten Sie bei der Softwarebewertung auf Erweiterungsmöglichkeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie über die mitgelieferten Workflows hinaus eine unbegrenzte Anzahl zusätzlicher Workflows hinzufügen können, um unvorhergesehenen zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden.

Konfigurierbarkeit eliminiert den Zeit- und Kostenaufwand für die Änderung von Low-Level-Quellcode, die Neukonfiguration von Datenbanken und die Erstellung von Workflows von Grund auf. Achten Sie auf Systeme mit Tools wie Drag-and-Drop-Konfiguration.

Säule 3: Zentralisierte Überwachung und Verwaltung

Ein erstklassiges Qualitätsmanagementsystem für Unternehmen sollte die folgenden Funktionen bieten:

• Warnungen und Benachrichtigungen: Das System sollte Benutzer an Fälligkeits- und Verspätungstermine von Aufgaben erinnern. Dies trägt dazu bei, Projekte termingerecht abzuschließen, Reaktionszeiten zu verkürzen und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Darüber hinaus sollten automatisch Warnmeldungen ausgelöst werden, um Benutzer über aktuelle Probleme und Leistungseinbrüche zu informieren.
• Reporting: Berichte sind für die Überwachung und das Management eines Qualitätssystems unerlässlich. Die meisten Systeme verfügen über vorgefertigte Berichte. Es ist jedoch wichtig, die Berichtsfunktionen im Detail zu prüfen. Enterprise-Qualitätsmanagementsysteme sollten es Ihnen ermöglichen, bestehende Berichte einfach zu ändern und neue Berichte zu erstellen, ohne Quellcode oder Datenbankeinstellungen ändern zu müssen. Berichte sollten Echtzeitdaten anzeigen und detaillierte Informationen ermöglichen.
• Messungen und KPIs: Messungen oder KPIs sind zielbasierte Berichte. Sie haben beispielsweise das Ziel, innerhalb von 24 Stunden auf Kundenanfragen zu reagieren. Richten Sie daher eine Messung ein, die die Reaktionen auf dieses 24-Stunden-Ziel verfolgt. Stellen Sie sicher, dass Ihr System die Konfiguration solcher Berichte ermöglicht und Sie automatisch benachrichtigt, wenn Zielschwellenwerte überschritten werden.
• Management-Dashboards: Ein gutes Management-Dashboard ermöglicht Ihnen die Darstellung der Benutzerarbeit auf einem übersichtlichen Bildschirm. Management-Dashboards zeigen Aufgaben, Berichte und Messwerte an. Sie helfen Ihnen, den Fortschritt zu verwalten, Trends zu erkennen, Ziele zu überwachen und auf ausstehende und überfällige Aufgaben aufmerksam zu machen.

Säule 4: Compliance-Unterstützung

Fast alle Branchen haben regulatorische Standards und Anforderungen. Ein modernes Qualitätsmanagementsystem sollte Compliance integriert haben. Compliance sollte nicht nachträglich berücksichtigt werden. Beispielsweise kann Ihre Branche regulatorische Anforderungen an den Umgang mit elektronischen Signaturen oder die Sicherheitskontrolle haben. Stellen Sie sicher, dass Ihr Softwaresystem diese Standards integriert erfüllt.

Darüber hinaus ist es wichtig, unternehmensweite Qualitätsmanagementsysteme so zu konfigurieren, dass sie Benutzer bei der Erfassung der zur Einhaltung von Vorschriften und Standards erforderlichen Informationen unterstützen. In der oben gezeigten Abbildung zeigt das Auditformular alle für einen bestimmten Audittyp erforderlichen Fragen an. Es führt den Benutzer durch die korrekten Schritte zur Durchführung des Audits und zur Handhabung von Feststellungen, bei denen die Auditkriterien nicht erfüllt wurden.

Säule 5: Qualitäts- und Compliance-Kultur

Die Etablierung einer Kultur der Qualität und Compliance, der vielleicht wichtigsten Säule des Qualitätsmanagements, zeigt ein Engagement der Führungsebene, das sich auf die gesamte Organisation auswirkt. Ein Qualitätssystem, egal wie gut es konzipiert ist, kann ohne sichtbare Unterstützung des Managements nicht funktionieren. Zu den Merkmalen dieser Säule gehören:

• Top-down-Verpflichtung zu Qualität und Compliance
• Aktives Engagement und Kommunikation seitens des Managements
• Verantwortlichkeit der Führungskräfte und des Managements

Top-down-Engagement bedeutet, dass ausreichende Ressourcen und Budgets für die effektive Erfüllung von Qualitätsfunktionen bereitgestellt werden. Wenn Mitarbeiter einen Mangel an Finanzierung oder die Betonung von Qualitätsfunktionen und -systemen feststellen, vermittelt dies den Eindruck, dass Qualität nicht wichtig ist. Alternativ kann aktives Engagement des Managements das Qualitätsbewusstsein eines Unternehmens fördern. Beispielsweise trägt die Anerkennung von Qualitätsinitiativen und -erfolgen zum Aufbau einer Compliance-Kultur bei. Transparenz bei Qualitätsverbesserungen führt zu einem stärkeren Streben nach kontinuierlicher Verbesserung im Unternehmen sowie bei seinen Kunden und Klienten. Verantwortlichkeit bedeutet, dass Unternehmensleiter Entscheidungen im besten Interesse des Kunden treffen, anstatt sich strikt am Ergebnis zu orientieren.

Fazit

Unabhängig von der Branche oder der organisatorischen Komplexität ermöglichen diese fünf Säulen Unternehmen, eine solide Grundlage für jedes Qualitätsmanagementsystem zu schaffen. Diese Säulen sind ebenso wichtig für Life Science Unternehmen, wie sie zu einem Energie Unternehmen. Sie gelten gleichermaßen für Unternehmen in der Luft- und Raumfahrt, der allgemeinen Fertigungsindustrie, der Automobilindustrie oder der Hightech-Industrie.

Zwar erfordert die Etablierung dieser fünf Säulen Investitionen, doch langfristig wird ein Unternehmen schneller wachsen und rentabler sein, wenn es über ein wirksames Qualitätsmanagementsystem verfügt.

Möchten Sie tiefer eintauchen? Sehen Sie sich das 5-Säulen-Webinar an!