Interne Kontrollen für mehr als nur Compliance

In der Versorgungswirtschaft konzentrieren sich regionale Einheiten zunehmend auf interne Kontrollen als Maßstab für die allgemeine Compliance-Leistung.

Entwicklung und Umsetzung solider interner Kontrollen mit einem automatisierte Compliance-Management-Softwarelösung kann dazu beitragen, die Einhaltung der Vorschriften nicht nur während eines NERC-Audits, sondern jederzeit aufrechtzuerhalten.

Die Versorgungsunternehmen, die aus Compliance-Sicht am erfolgreichsten sind, implementieren diese Systeme nicht nur, um grundlegende Compliance zu erreichen. Ihr übergeordnetes Ziel ist vielmehr, sicher, belastbar und zuverlässig zu sein – Compliance ist lediglich ein Nebenprodukt dieses Ziels.

Vorschriften, Vorschriften und noch mehr Vorschriften

Die grundlegende Herausforderung bei der Verwaltung der internen NERC-Kontrollen liegt in der schieren Menge und Komplexität der Anforderungen, die Versorgungsunternehmen erfüllen müssen. Um die Compliance zu gewährleisten, müssen Versorgungsunternehmen Tausende von Aufgaben ausführen und dokumentieren, von Software-Patches über Passwortänderungen, Mitarbeiterschulungen bis hin zum Vegetationsmanagement und vielem mehr.

Zum Beispiel zu entsprechen CIP-004, CIP-007 und CIP-010 Allein ein Versorgungsunternehmen muss möglicherweise über 50,000 einzelne Compliance-Elemente verfolgen und dokumentieren. Jede NERC-Anforderung unterliegt zudem sehr strengen Zeitvorgaben für die Erledigung und Dokumentation der Aufgaben, sei es monatlich, vierteljährlich, jährlich oder in einer anderen festgelegten Häufigkeit.

Das Risiko wird dadurch erhöht, dass NERC stets die Einhaltung der Vorschriften erwartet. Verstöße können hohe Strafen von bis zu einer Million US-Dollar pro Tag nach sich ziehen oder sogar die Netzzuverlässigkeit gefährden.

Der Versuch, mit herkömmlichen Methoden wie Kalendererinnerungen und Tabellenkalkulationen den Überblick zu behalten, ist ein Rezept fürs Scheitern und birgt Tausende Möglichkeiten für Fehler.

Was Sie bei einem NERC-Audit erwartet

In den letzten Jahren hat sich der Fokus der Prüfer von der detaillierten Prüfung von Compliance-Punkten weg verlagert. Heute wird das interne Kontrollprogramm eines Versorgungsunternehmens unter die Lupe genommen, wobei der Schwerpunkt auf übergeordneten Prozessen und Sicherheitsvorkehrungen liegt.

Ein Prüfer wird Sie beispielsweise nicht nach den einzelnen Ergebnissen Ihrer CIP-007-Patch-Prüfungen fragen. Ihn interessiert vielmehr, ob Sie eine absolut sichere Methode haben, um sicherzustellen, dass diese Patches jedes Mal korrekt ausgeführt werden.

Häufige Compliance-Lücken, die während NERC-Audits umfassen:

• Unzureichende Dokumentation: Sie haben vielleicht einen Prozess, aber wenn dieser nicht dokumentiert ist, nicht auffindbar ist und/oder nicht befolgt wird, handelt es sich nicht wirklich um einen Prozess. Wenn Sie keine Dokumentation als Compliance-Nachweis vorlegen können, ist die Kontrolle aus Sicht des Prüfers möglicherweise gar nicht vorhanden.
• Inkonsistente Anwendung von Kontrollen: Selbst gut konzipierte Kontrollen können schlecht implementiert oder unternehmensweit einheitlich angewendet werden.
• Änderungsmanagement: Verfügen Sie über Mechanismen, um bei Veränderungen im Unternehmen die Compliance sicherzustellen? Prüfer möchten sehen, wie Sie Veränderungen bewältigen, um neue Risiken zu adressieren und zu vermeiden.

Wenn Sie nachweisen können, dass Sie über ein zuverlässiges Compliance-System verfügen, werden Prüfer ihre Aufmerksamkeit wahrscheinlich auf andere Bereiche richten. Schlecht implementierte Kontrollen hingegen führen wahrscheinlich zu einer genaueren Prüfung, insbesondere in risikoreichen Bereichen wie CIP-Standards.

Aus dieser Perspektive betrachtet muss Ihr internes Kontrollprogramm so konzipiert sein, dass nichts übersehen wird. Für viele fehlt die Automatisierung, um alle wichtigen Komponenten im Unternehmen erfolgreich zu managen.

Automatisierung + Integration = Compliance

Der Schlüssel zur Perfektion Ihrer internen Kontrollen liegt in der Entwicklung eines automatisierten Systems, das manuelle Schritte durch automatisierte Workflows und Systemüberwachung ersetzt. Die Integration mit anderen Systemen ist ebenfalls unerlässlich, um diese Kontrollen zu stärken und potenzielle Compliance-Lücken zu schließen.

Die Integration ist das zweite Puzzleteil, das die inhärenten Kommunikationslücken beseitigt, die häufig zu Compliance-Verstößen führen.

Beispielsweise können Asset-Konfigurationsmanagement-Tools wie Tripwire Systemänderungen überwachen und das Team benachrichtigen, wenn nicht autorisierte Software erkannt wird. Anschließend kann eine Untersuchung eingeleitet und im Compliance-Management-System dokumentiert werden, um Sicherheitsverletzungen zu verhindern und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Ein weiteres Beispiel wäre die Integration der Software in Ihr Lernmanagementsystem (LMS). Dabei gilt:

• Das Compliance-System kommuniziert automatisch mit dem LMS, um die Schulung vor Ablauf der Zertifikate zu beginnen.
• Das LMS führt die Schulung durch und dokumentiert den Abschluss.
• Das LMS füllt das Compliance-Management-System automatisch mit den erforderlichen Nachweisen.

Digitalisierung steigert Effizienz und Zuverlässigkeit

Die Aufrechterhaltung eines einwandfreien internen Kontrollprogramms ist keine Kleinigkeit, aber sie ist unerlässlich, um Strafen zu vermeiden und die Netzzuverlässigkeit für die Kunden aufrechtzuerhalten.

Eine grundlegende Herausforderung, die diesen Problemen zugrunde liegt, sind Ressourcenbeschränkungen, NERC-Anforderungen Die Anforderungen werden jedes Jahr zahlreicher und strenger. Automatisierte Software unterstützt Versorgungsunternehmen dabei, die wachsende Arbeitsbelastung zu bewältigen, Änderungen mit vorhandenen Personalressourcen effektiv zu managen und die Systemzuverlässigkeit insgesamt zu verbessern.

Fazit

Der Weg zu robusten internen Kontrollen in der Versorgungswirtschaft ist komplex und kritisch. Da sich die NERC-Vorschriften ständig weiterentwickeln, müssen Versorgungsunternehmen automatisierte Compliance-Management-Lösungen einsetzen, um sich effektiv im Labyrinth der Anforderungen zurechtzufinden. Indem sie nicht nur der Compliance, sondern auch einem ganzheitlichen Engagement für Sicherheit, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit Priorität einräumen, können Versorgungsunternehmen eine Kultur fördern, die Wert auf gründliche Dokumentation, konsequente Anwendung von Kontrollen und proaktives Änderungsmanagement legt.

Die Integration automatisierter Systeme vereinfacht nicht nur die Compliance-Bemühungen, sondern stärkt auch die abteilungsübergreifende Kommunikation und reduziert so das Risiko von Verstößen deutlich. Dieser Ansatz ermöglicht es Versorgungsunternehmen, hohe Standards der Betriebsintegrität einzuhalten und gleichzeitig den Aufwand manueller Prozesse zu reduzieren. Letztlich geht es bei Investitionen in solide interne Kontrollen durch Automatisierung nicht nur darum, Strafen zu vermeiden, sondern die Zuverlässigkeit des Netzes für alle Beteiligten zu gewährleisten. Im Zuge der weiteren Anpassung der Branche werden diejenigen, die Compliance als grundlegendes Element ihrer Betriebsstrategie betrachten, zweifellos als Vorreiter in Sachen Widerstandsfähigkeit und Zuverlässigkeit hervorgehen.

Über den Autor

Scott Crow ist das Senior Business Systems Strategist – Energie und Versorgungsunternehmen at AssurX, wo er strategische Innovationen und technologische Transformationen im Bereich kritischer Infrastrukturen vorantreibt. Mit umfassender Erfahrung in der Bereitstellung von IT/OT-Lösungen ist Scott auf die Bewältigung der dringendsten Herausforderungen in den Bereichen Cybersicherheit und Compliance im Energie- und Versorgungssektor spezialisiert. Seine Expertise liegt in der Abstimmung von Technologie mit Geschäftszielen und der nahtlosen Integration von Menschen, Prozessen und Technologie, um Lösungen zu entwickeln, die die Betriebsleistung optimieren und gleichzeitig kritische Systeme schützen.