Wie kann das QMS zur Unterstützung von Lean-Manufacturing-Initiativen genutzt werden?

Hersteller betrachten Prozessoptimierungs-Frameworks wie Lean weithin als Lösung zur Steigerung der Produktivität. Sie erreichen dies durch die Reduzierung von Abweichungen und Verschwendung in Fertigungsprozessen.

Verlorene Unterlagen und Informationen sowie ein umfangreicher Beschwerdestau können Verbesserungen verlangsamen. Manuelle Prozesse stehen zudem im direkten Widerspruch zum Lean-Gedanken.

Die Automatisierung von Qualitätsmanagementsystemen (QMS) bietet eine Lösung für diese allzu häufigen Probleme. Sie unterstützt Lean-Bemühungen, indem sie einen Mechanismus zur Standardisierung von Prozessen, zur Durchführung von Korrekturmaßnahmen, zur Überwachung von Qualitätskennzahlen und vielem mehr bereitstellt.

In diesem Zusammenhang untersucht dieser Artikel die Rolle eines digitalen QMS bei der Unterstützung von Lean-Manufacturing-Initiativen und zeigt, wie es Herstellern helfen kann:

• Standardisieren Sie Ihre Prozesse
• Abfall reduzieren
• Fördern Sie kontinuierliche Verbesserungen
• Sorgen Sie für Kundenorientierung

Wir werden uns außerdem mit der wichtigsten Komponente eines QMS befassen, die für die Weiterentwicklung Ihrer Lean-Initiativen erforderlich ist, und damit, wie Sie ein robustes QMS finden, das dieser Aufgabe gewachsen ist.

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Standardisierung von Prozessen und Verfahren: Die Grundlage schaffen

Standardisiertes Arbeiten ist die Grundlage sowohl für Lean Manufacturing als auch für das QMS. Es ist zudem der erste Schritt im Plan-Do-Check-Act-Prozessansatz, auf dem Lean aufbaut. Dieser Ansatz erfordert die Dokumentation Ihrer Prozesse und Verfahren, damit diese jederzeit konsistent ausgeführt werden können. Erst wenn diese Prozesse dokumentiert sind, können Sie sie effektiv analysieren. Sie können sie dann mit den Praktiken in der Fertigung vergleichen und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren.

Jeder Schritt des Qualitätssicherungsprozesses ist an Standards gebunden. Daher ist es für die Hersteller unerlässlich, über ein gut organisiertes System zur Entwicklung und Aufrechterhaltung dieser Standards zu verfügen.

In der Vergangenheit haben sich Unternehmen bei der Verwaltung wichtiger Dokumente weitgehend auf gemeinsam genutzte Laufwerke verlassen. Dieser Ansatz bringt jedoch mehrere Probleme mit sich, darunter:

• Unkontrollierte Dokumentänderungen ohne Einblick, wer die Dokumente wann und warum geändert hat
• Versionierungsfehler durch den Zugriff auf veraltete Dokumente
• Zeitverschwendung bei der Suche nach wichtigen Dokumenten wie Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und Spezifikationen
• Lange Dokumentendurchlaufzeiten durch manuelle Übergaben und aufwändige Revisionsprozesse

Dokumentenverwaltungssoftware innerhalb eines automatisierten QMS beseitigt diese Probleme und schafft die Voraussetzungen für einen schlankeren Prozess durch:

• Erstellen eines zentralen Repositorys zur Verwaltung und Sicherung von Dokumenten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg
• Bereitstellung einer einzigen zuverlässigen Quelle, um sicherzustellen, dass Benutzer immer auf die aktuellste und korrekte Version von Dokumenten zugreifen können
• Rationalisierung des Zusammenarbeitsprozesses zur Beschleunigung der Dokumentenzykluszeiten
• Erleichtert die Benachrichtigung und Schulung von Mitarbeitern über neue Dokumente oder Dokumentaktualisierungen

Reduzierung der 8 Verschwendungen von Lean

Im Mittelpunkt der schlanken Fertigung steht die Identifizierung und Minimierung von Verschwendung. Dabei handelt es sich um alles, was keinen Mehrwert für den Kunden schafft. Lean konzentriert sich insbesondere auf die sogenannten acht Verschwendungsarten, die man sich mit dem Akronym TIMWOODS merken kann:

• Transport: Unnötige Bewegungen von Personen und Materialien bedeuten oft Zeitverschwendung und potenzielle Schäden.
• Inventar: Überbestände binden wertvollen Platz, Kapital und Ressourcen.
• Bewegung: Unnötige Bewegungen im Produktionsprozess können zu ergonomischen Verletzungen und Schäden an Geräten oder Produkten führen.
• Warten: Das Warten auf Personen, Informationen, Materialien und Ausrüstung kann zu erheblichen Verzögerungen führen.
• Überproduktion: Wenn mehr produziert wird als nötig, entstehen überschüssige Lagerbestände und die damit verbundenen Kosten.
• Überverarbeitung: Wenn dem Prozess mehr hinzugefügt wird, als vom Kunden benötigt wird, führt dies zu einer Verschwendung von Zeit und Ressourcen.
• Mängel: Ausschuss und Nacharbeit aufgrund von Mängeln stellen in Unternehmen eine erhebliche Verschwendung dar und verbrauchen Ressourcen, die andernfalls für verkaufsfähige Produkte verwendet werden könnten.
• Skills: Wenn Sie das Wissen und die Fähigkeiten Ihres Teams nicht ausreichend nutzen, verschwenden Sie Talente, die Sie besser für die Förderung der Unternehmensziele einsetzen sollten.

 Mithilfe einer automatisierten QMS befasst sich direkt mit mehreren dieser Verschwendungen, insbesondere mit Wartezeiten, Mängeln und Fähigkeiten:

• Warten: Kollaborationstools und die Möglichkeit, sofort auf Daten zuzugreifen, verkürzen die Wartezeit für manuelle Übergaben, Genehmigungen und Unterschriften und optimieren so den Qualitätsprozess insgesamt.
• Mängel: Eine effektivere Verfolgung von Qualitätsproblemen, wie etwa die Meldung von Nichtkonformitäten, die Verfolgung von Beschwerden und Tools für Korrekturmaßnahmen, ermöglicht proaktive Verbesserungen, um in späteren Phasen eine Reduzierung der Mängel und Qualitätskosten zu erreichen.
• Skills: Software zur Nachverfolgung der Mitarbeiterschulung bietet Teams einen strukturierten Prozess zur Förderung der Mitarbeiterentwicklung. Sie hilft Unternehmen außerdem, einen umfassenden Überblick über die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter zu erhalten, sodass diese im gesamten Werk effizienter eingesetzt werden können.

Darüber hinaus liefert das QMS auch wichtige Daten zur Beseitigung anderer Verschwendungen im Lean-Prozess. Beispielsweise können Reklamationsdaten auf Transportprobleme zurückgeführt werden. Dies ermöglicht einen tieferen Einblick in Optimierungsmöglichkeiten im Prozess. Ebenso können EHS-Vorfalldaten einen Anstieg ergonomischer Verletzungen im Zusammenhang mit einem bestimmten Prozess oder einer Produktionslinie aufzeigen. Dies liefert wichtige Hinweise darauf, wo im Prozess unnötige Bewegungen auftreten.

Kontinuierliche Verbesserung fördern

Kaizen, ein japanischer Begriff, der „kontinuierliche Verbesserung“ bedeutet, ist eine Philosophie, die eng mit Lean verwandt ist. Sie konzentriert sich auf die Reduzierung von Verschwendung und den Plan-Do-Check-Act-Zyklus. Das Besondere an Kaizen ist die Einbindung von Teams in schrittweise Verbesserungen, die langfristig zu größeren Veränderungen führen.

Die QMS-Automatisierung erleichtert Kaizen auf mehrere wichtige Arten:

• Rationalisierte Prozesse: Durch den Wegfall manueller Aufgaben und die Reduzierung des Verwaltungsaufwands hat Ihr Team mehr Zeit, sich auf Verbesserungsprojekte zu konzentrieren, anstatt sich mit Papierkram zu beschäftigen. Automatisierte Workflows fördern Konsistenz und Prozessstabilität und reduzieren Variabilität und damit einhergehende Verschwendung.
• Analytik und EinblickeDer Zugriff auf Qualitätsmesswerte in Echtzeit ermöglicht es Herstellern, Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten leichter zu erkennen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Datenbasierte Verbesserungen und die Vermeidung von Verschwendung sind zentrale Bestandteile von Lean und liefern messbare Belege für den Nutzen von Lean-Projekten.
• Verbesserte Verantwortlichkeit: Die Aufgabenverfolgung mit klar definierten Verantwortlichkeiten, Aktionspunkten und Fristen trägt dazu bei, den Verbesserungsprozess auf Kurs zu halten und die Verantwortlichkeit im gesamten Team zu stärken.
• Ursachenanalyse: Tools zur Ursachenanalyse Integrierte QMS-Konzepte wie die 5-Why-Methode und die 8D-Methode fördern die kontinuierliche Verbesserung durch einen strukturierten Prozess, der konsistent auf verschiedene Problemtypen angewendet werden kann. Die Möglichkeit, Ergebnisse früherer Untersuchungen abzurufen, kann helfen, bestehende Lösungen für ähnliche Probleme zu identifizieren oder die Analyse zu vertiefen, wenn vorherige Lösungen nicht funktioniert haben.
• Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen (CAPA)CAPA-Software bildet die Grundlage für Qualitätsverbesserungen. Sie gibt Teams die Werkzeuge an die Hand, Probleme schnell zu beheben und das Risiko einer Wiederholung zu minimieren. Wirksamkeitskontrollen und Präventivmaßnahmen stellen sicher, dass Unternehmen Verbesserungen einhalten.

CAPA Aus Kaizen-Sicht sind die Werkzeuge des QMS besonders wichtig. Sie ermöglichen einen geschlossenen Prozess, der für kontinuierliche Verbesserungen notwendig ist. Innerhalb des QMS können Qualitätsteams:

• Katalogisieren, verwalten und verfolgen Sie offene Probleme an einem Ort
• Starten Sie Risikobewertungen auf der Grundlage von Beschwerden oder Abweichungen, um systemische Risiken zu bewerten
• Definieren Sie Korrekturmaßnahmen-Workflows basierend auf Problemtyp, Abteilung, Produkt und mehr
• Integration mit anderen QMS-Lösungen wie Dokumentenmanagement und Mitarbeiterschulung

Sicherstellung der Kundenorientierung

Die Lean-Philosophie basiert auf der Idee, dass Organisationen existieren, um Wert für Kunden zu schaffen, und ermutigt Praktiker, jeden Schritt des Prozesses aus dieser Perspektive zu betrachten.

Ein Problem, das Unternehmen bei manuellen oder papierbasierten Qualitätsansätzen häufig haben, ist deren tendenziell reaktiver Charakter. Das bedeutet, dass die Teams mehr Zeit mit der Bewältigung aktueller Krisen verbringen als mit der proaktiven Verbesserung der Produktqualität.

Es ist ganz natürlich, wenn Teams unter Druck stehen, mit weniger mehr zu erreichen. Ein automatisiertes QMS kann Unternehmen dabei unterstützen. Es ermöglicht ihnen außerdem, strategische Verbesserungen auf Basis von Kundenfeedback vorzunehmen.

Zum Beispiel, Software zur Beschwerdeverfolgung im QMS reduziert den Verwaltungsaufwand für die Reklamationsverfolgung. Auf diese Weise können Hersteller die Kundenzufriedenheit verbessern, indem sie:

• Beschleunigen Sie die Lösung von Problemen und reduzieren Sie deren Auswirkungen auf andere Kunden
• Tracking- und Trenddaten, die zur Verbesserung von Produkten und zur Minderung von Qualitäts- und Sicherheitsrisiken genutzt werden können
• Erfassung von Feedback aus allen Quellen, wie E-Mail, Telefonanrufen, Website-Einreichungen und Feldberichten, an einem zentralen Ort

QMS-Software: Warum Flexibilität der Schlüssel ist

Wenn Sie nach QMS-Software suchen, die Ihnen dabei hilft, Ihre Lean-Manufacturing-Prozesse zu definieren oder zu verbessern, ist Flexibilität eines der wichtigsten Elemente, die Sie bei der Bewertung von Systemen berücksichtigen sollten.

Warum ist Flexibilität so wichtig? Es geht um Prozesseffizienz.

Ein QMS, das sich leicht an Ihre Prozesse anpassen lässt, ermöglicht Ihnen die kontinuierliche Optimierung Ihres Prozesses. Dies gilt sowohl als Reaktion auf gewonnene Erkenntnisse als auch im Rahmen von Lean-Manufacturing-Initiativen. Wenn Sie ein QMS verwenden, das eine Anpassung Ihrer Prozesse an die Software erfordert, bedeutet dies letztlich, dass Sie einige der Effizienzvorteile opfern, die Sie sich so hart erarbeitet haben.

Zu den Funktionen, nach denen Sie hier suchen sollten, gehören:

• Konfigurierbare Formulare und Felder, mit denen Sie die Erfassung von Informationen standardisieren können
• Integration mit anderen Unternehmenssystemen wie ERP, MES, LIMS und mehr
• Automatisierte Workflows, die direkt auf Ihren Prozess abgebildet werden können

Hersteller sollten außerdem eine Komplettlösung in Betracht ziehen, mit der sie jeden QMS-Prozess implementieren können. Dies ist dem Kauf einzelner Module oder Pakete vorzuziehen. So können Sie Qualitätsprozesse optimal auf Ihre Geschäftsanforderungen abstimmen und Ihre übergeordneten Lean-Prioritäten unterstützen.

Fazit: Lean-Erfolg mit digitalem QMS

Der Einsatz eines digitalen QMS als Teil Ihrer Lean-Manufacturing-Strategie kann eine wichtige Grundlage bilden. Es hilft, Prozesse zu standardisieren, Abfall zu reduzieren und kontinuierliche Verbesserungen zu fördern. Die Flexibilität des QMS ist entscheidend für neue Effizienzsteigerungen. Es stärkt Ihren Fokus auf die Kundenzufriedenheit. Mit dem richtigen QMS schaffen Unternehmen nicht nur die Grundlage für Lean-Erfolg, sondern fördern auch eine Kultur der Prozessoptimierung, des Engagements und der kontinuierlichen Verbesserung.

Mehr über erfahren Kundenqualitätsmanagement: Wie das QMS helfen kann

 

Über den Autor

Stephanie Ojeda ist Leiterin des Produktmanagements für die Life-Science-Branche bei AssurX. Stephanie verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung in der Leitung von Qualitätssicherungsfunktionen in verschiedenen Branchen, darunter Pharma, Biotechnologie, Medizintechnik, Lebensmittel und Getränke sowie Fertigung.