So automatisieren Sie das Qualitätsmanagement für Lebensmittel und Getränke

Daten in Aktenschränken vergraben. E-Mails vergessen. Schlecht dokumentierte Prozesse. Solche Praktiken sind in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie leider keine Seltenheit. Schlechtes Qualitätsmanagement führt daher zu Beschwerden, Rückrufen und behördlichen Maßnahmen.

Von der obersten US-amerikanischen Food and Drug Administration (FDA) 483 Inspektionszitate im Jahr 2020 an Lebensmittel- und Getränkeunternehmen ausgegeben, 874-Anführungszeichen wurden allein aus Mangel an Dokumentation ausgestellt. Aus dieser Perspektive ist ein automatisiertes Qualitätssystem Die Nutzung digitaler Daten ähnelt einer Versicherung. Sie planen nicht für einen Qualitätsausfall. Sollte es jedoch zu einem solchen kommen, haben Sie Maßnahmen zum Schutz Ihres Unternehmens ergriffen, die Rückverfolgbarkeit und eine schnelle Reaktion auf Probleme gewährleisten.

In der modernen Welt der Automatisierung muss die Lebensmittel- und Getränkeindustrie die Einhaltung von Geschäftsvorschriften gewährleisten, Risiken reduzieren, die Qualität verbessern und die Kundenzufriedenheit steigern. Daher ist die Investition in ein Enterprise-Qualitätssystem (EQMS) keine Option mehr – sie ist eine Notwendigkeit.

Dieser Artikelbeitrag untersucht Best Practices für die Automatisierung Qualitätsmanagement für Lebensmittel und GetränkeWir untersuchen, wie Sie das richtige EQMS auswählen, wo Sie mit der Automatisierung Ihrer Prozesse beginnen und welche Voraussetzungen für die Einhaltung der Vorschriften erforderlich sind.

Wählen Sie ein konfigurierbares EQMS für das Qualitätsmanagement von Lebensmitteln und Getränken

Bei der Bewertung von Technologieplattformen für das Qualitäts- und Compliance-Management in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie ist es wichtig, ein EQMS auszuwählen, das Sie an Ihre Prozesse anpassen können.

Lebensmittel- und Getränkeunternehmen suchen häufig nach Software mit statischen, vorkonfigurierten Prozessen. Das Problem bei diesem Ansatz ist, dass Sie Ihre Prozesse zwangsläufig an die Software anpassen müssen. Das Ergebnis ist von Anfang an weniger Effizienz und erschwert später die kontinuierliche Verbesserung.

Stattdessen sollten Sie suchen nach Lösungen, die sich an Ihre bestehenden Prozesse anpassendarunter:

• Dokumenten-Management
• Angestellten Training
• Abhilfe
• Revisionsmanagement
• Lieferantenqualitätsmanagement
• Nichtkonformitätsverfolgung
• Beschwerde Management
• Änderungsmanagement

Das von Ihnen gewählte System muss nicht nur Prozesse konfigurieren können, sondern auch die FDA- und USDA-Konformität unterstützen. Insbesondere sollte die Software Funktionen wie elektronische Signaturen gemäß 21 CFR Part 11 und Prüfpfade bieten, um die regulatorische Berichterstattung zu optimieren.

Und schließlich sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Qualitätsmanagementsystem für Lebensmittel und Getränke mobil ist. So fördern Sie die erfolgreiche Benutzerakzeptanz, indem Sie den Bedienern die Freiheit geben, zwischen Hochgeschwindigkeitslinien zu wechseln.

Definieren Sie Ihr Qualitätsmanagement für Lebensmittel und Getränke Prozesse

Bevor Sie automatisierte Prozesse einführen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, diese zu überprüfen, zu definieren und zu optimieren. Sobald dies geschehen ist, können Sie genau bestimmen, wie Sie die einzelnen Prozesslösungen konfigurieren müssen.

Die Dokumente sollten Anforderungen aus folgenden Bereichen enthalten:

• Regulatorischen Anforderungen
• Kundenanforderungen und Vertragsgegenstände
• Zertifizierungsstandards wie Safe Quality Food (SQF)
• Desinfektion und vorbeugende Wartung
• Spezifikationskennzeichnung
• Verpackungs-
• Lebensmittelsicherheitsplan
• Verfahren zur Gefahrenanalyse und kritischen Kontrollpunkte (HACCP)
• Foreign Supplier Verification Program (FSVP) gemäß dem FDA Food Safety Modernization Act (FSMA) erforderlich

Weitere Informationen zur Definition Ihrer Qualitätsprozesse finden Sie in unserem Blog, Eine erfolgreiche QMS-Implementierung erfordert klar definierte Prozesse.

Stellen Sie Ihr Dokumentenkontrollsystem bereit

Unternehmen verfolgen unterschiedliche Ansätze bei der Bereitstellung verschiedener EQMS-Lösungen, oft beginnend mit Korrekturmaßnahmen als Reaktion auf Auditergebnisse oder Beschwerden. Als Best Practice empfehlen wir jedoch, mit Ihrem Dokumentenkontrollsystem und anschließend die Schulung der Mitarbeiter.

Dokumente sind die Grundlage Ihres gesamten Lebensmittelsicherheitsmanagement System, einschließlich Ihres Lebensmittelsicherheitsplans, HACCP-Plans, FSVP, Hygiene- und Schädlingsbekämpfungsverfahren und mehr. All dies sind Top-Zitate der FDA, und ohne ein Dokumentenkontrollsystem sind Sie anfällig für Auditergebnisse. 483 Inspektionsbeobachtungenund Warnschreiben.

Der Einsatz anderer Lösungen vor der Dokumentenkontrolle ist wie der Bau einer Wohnsiedlung ohne Kanalisation, Wasser, Strom und Straßen. Im Kontext der Plan-Do-Check-Act Ansatz: Es ist der erste Schritt im Planungsprozess, bei dem Sie sagen, was Sie tun werden. Erst dann können Sie zurückgehen und überprüfen, ob Sie das tun, was Sie sagen.

Implementieren Sie Ihr Schulungsmanagementsystem für Mitarbeiter

Nach der Einführung Ihres Dokumentenkontrollsystems ist der nächste Schritt die Einführung von Mitarbeiter Ausbildungsmanagement. Dieser Ansatz bedeutet, dass Sie nach der Standardisierung Ihrer Dokumente sicherstellen können, dass die Mitarbeiter über das Wissen und die Fähigkeiten verfügen, diese Prozesse auszuführen.

Darüber hinaus erfordert jede Änderung eines Dokuments oder Prozesses auch eine Aktualisierung der Schulungsanforderungen für Mitarbeiter im EQMS. Dies gilt auch für die Einführung zusätzlicher Prozesse in Ihrem Compliance-Management-System für die Lebensmittel- und Getränkeindustrie.

Mithilfe digitaler Daten aus Dokumentenkontroll- und Schulungslösungen können Sie Kennzahlen zur Verfolgung und Trendanalyse der Systemleistung definieren und so potenzielle Lücken, wie etwa verspätete oder verpasste Schulungen, erkennen und warnen.

Implementieren Sie Ihr Lieferantenqualitätsmanagementsystem

Angesichts der heutigen Herausforderungen in der Lieferkette und der Tatsache, dass die Qualität der Lieferanten eine Hauptquelle für Schwankungen darstellt, sollten Hersteller die Einführung ihrer Lösung für das Lieferantenqualitätsmanagement.

Zu den Best Practices gehören:

• Die Verwendung von Lieferanten-Scorecards um Lieferanten zu vergleichen und Risiken zu bewerten
• Verfolgung von Lieferantenabweichungen und Korrekturmaßnahmen
• Zuweisung von Aktionspunkten an Lieferanten im EQMS, um die Kommunikation zu optimieren und eine zeitnahe Weiterverfolgung von Qualitätsproblemen sicherzustellen

Integrieren Sie zusätzliche Qualitäts- und Compliance-Prozesse

Wenn Sie zusätzliche Funktionen in Ihrem EQMS einführen, wie z. B. Korrekturmaßnahmen, Lieferantenqualitätsmanagement und Auditmanagement, möchten Sie alle in optimierte Arbeitsabläufe einbinden.

Dies ist einfacher, wenn Sie über ein konfigurierbares EQMS verfügen. Wenn beispielsweise ein Problem mit einem Lieferanten auftritt, müssen Sie möglicherweise Folgendes tun:

• Initiieren Sie eine Korrekturmaßnahme und weisen Sie Aktionspunkte innerhalb des EQMS direkt dem Lieferanten und anderen zu
• Neue Anforderungen für die Wareneingangsprüfung hinzufügen
• Fügen Sie Fragen hinzu, die bei externen Audits verwendet werden sollen
• Aktualisieren Sie die Lieferanten-Scorecard um die Auswirkungen des Problems auf die Gesamtrisikobewertung des Lieferanten widerzuspiegeln

Neben der Anbindung von EQMS-Prozessen können Sie Qualitätsdaten auch mit anderen Systemen wie Finanz-, CRM-, Lieferantenmanagement- und Business-Intelligence-Reporting-Tools verknüpfen. Die Möglichkeit, Daten von einem System in ein anderes zu übertragen und abzurufen, ist für Effizienz, Datenqualität und Datenintegrität unerlässlich und erleichtert gleichzeitig die Erkennung von Trends und Risiken.

Fazit

Die Automatisierung Ihres Qualitäts- und Compliance-Managements für Lebensmittel und Getränke ist ein anspruchsvolles Unterfangen, lohnt sich aber. Beginnen Sie mit einem konfigurierbaren EQMS, definieren Sie anschließend Ihre Prozesse und verknüpfen Sie diese zu integrierten Workflows. Das Ergebnis ist ein sichereres und flexibleres Lebensmittelsicherheitsmanagementsystem. Ein integriertes System, das die Anforderungen der FDA und des USDA erfüllt, ist eine strategische Investition für Ihr Unternehmen und schützt gleichzeitig die Verbraucher.