Wie EHS-Softwarelösungen die Sicherheit am Arbeitsplatz revolutionieren können

Gemäß US Bureau of Labour Statistics Daten zufolge erreichte die Zahl der vermeidbaren Arbeitsunfälle im verarbeitenden Gewerbe im Jahr 490,000 2022.

Obwohl dies einen starken Rückgang der Unfallzahlen seit der Gründung der OSHA darstellt, besteht kein Zweifel daran, dass mehr getan werden kann, um vermeidbare Arbeitsunfälle zu vermeiden.

EHS-Softwarelösungen sind die neueste Waffe in diesem Kampf. Sie bieten neue Möglichkeiten zur Vorbeugung und Reaktion auf Vorfälle, die Mitarbeiter – und das Unternehmen – gefährden.

Heute schauen wir uns an, wie EHS-Softwarelösungen die Sicherheit am Arbeitsplatz revolutionieren können, von der proaktiven Erkennung von Trends über die Beschleunigung von Untersuchungen bis hin zur Befähigung der Mitarbeiter, eine führende Rolle in Sachen Sicherheit zu übernehmen.

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Beschleunigung der Vorfalluntersuchung

Herkömmliche EHS-Prozesse erfordern oft umfangreiche persönliche Treffen zur Besprechung und Untersuchung von Vorfällen. Ohne die Möglichkeit, Aufzeichnungen früherer Vorfälle und Untersuchungen abzurufen, verschwenden Teams zudem Zeit mit doppelter Arbeit. In manchen Fällen wurden bereits Lösungen entwickelt, oder vorgeschlagene Lösungen sind in der Vergangenheit möglicherweise gescheitert.

Die Folge ist eine längere Verzögerung zwischen Vorfällen und ihrer Lösung. Das erhöht das Risiko und lässt die Mitarbeiter glauben, dass Probleme nicht behoben werden. Dies wiederum wirkt sich negativ auf die Teammoral und die Sicherheitskultur aus.

EHS-Softwarelösungen verändern das Spiel durch integrierte Tools zur Ursachenanalyse die Ihnen Folgendes ermöglichen:

• Verknüpfen Sie EHS-Vorfälle mit Ursachenanalysen
• Nutzen Sie je nach Vorfall verschiedene Tools zur Ursachenanalyse wie 8D, 5 Whys und mehr
• Eliminieren Sie die manuelle Unterschriftenerfassung und minimieren Sie persönliche Treffen
• Effiziente Zusammenarbeit bei Ermittlungen
• Rufen Sie relevante Daten zu früheren Vorfällen und Trends ab

Erstellen einer Verantwortlichkeitsschleife für Korrekturmaßnahmen

Die rechtzeitige Behebung von Problemen ist nicht nur bewährte Praxis, sondern hat auch entscheidenden Einfluss auf die Sicherheitskultur. Wenn Mitarbeiter sehen, dass Probleme nicht behoben werden, denken sie, dass sich die Führung nicht wirklich um ihr Wohlergehen kümmert. Das schadet Ihrer Glaubwürdigkeit und Ihren Bemühungen, eine Sicherheitskultur zu schaffen.

Papierbasierte Korrekturmaßnahmenprozesse führen oft zu einem Rückstau offener Korrekturmaßnahmen, was ein Risiko für Mitarbeiter und Unternehmen darstellt. Dies erhöht nicht nur die Wahrscheinlichkeit wiederholter Vorfälle, sondern macht Sie auch bei Audits oder Inspektionen angreifbar.

Mit einer EHS-Softwarelösung können Hersteller einen geschlossenen Rechenschaftskreislauf für die Verfolgung und Durchführung von Korrekturmaßnahmen mit der Fähigkeit:

• Verfolgen Sie Korrekturmaßnahmen nach Risiko, damit Sie Korrekturmaßnahmen mit hohem Risiko priorisieren können
• Verknüpfen Sie EHS-Vorfälle, Untersuchungen und Korrekturmaßnahmen für eine vollständige Compliance-Historie
• Reduzieren Sie die Abschlusszeiten für Korrekturmaßnahmen durch automatisiertes Routing, Aufgabenzuweisungen und Signaturen
• Überwachen Sie offene Korrekturmaßnahmen auf Dashboards, die auf die Rolle und Verantwortlichkeiten des Benutzers konfiguriert sind.
• Daten zu anderen betroffenen Gebieten einbeziehen, um vorbeugende Maßnahmen zu erleichtern

Daten generieren, um tiefere Einblicke zu gewinnen

Die mangelnde Transparenz der Vorfalltrends stellt einen blinden Fleck bei der effektiven EHS-Management in vielen Organisationen. Durch die Erfassung von Vorfalldaten in EHS-Softwarelösungen erhalten Unternehmen mehr Daten und Erkenntnisse, die sie im Laufe der Zeit nutzen können, um Sicherheitsverbesserungen voranzutreiben.

Insbesondere können EHS-Vorfalldaten wichtige Datenpunkte für die Entwicklung von Frühindikatoren liefern, die vorhersagen, wo in Zukunft am wahrscheinlichsten Probleme auftreten.

Spätindikatoren sind Kennzahlen, die die bisherige Leistung beschreiben und oft im Fokus von EHS-Programmen stehen. Dazu gehören Kennzahlen wie die Inzidenzrate und die Anzahl der Fehltage. Frühindikatoren hingegen sind prädiktive Kennzahlen, die mit Frühindikatoren korrelieren und Ihnen eine Vorstellung davon geben, wohin die Reise geht.

Beispielsweise stellen Sie möglicherweise fest, dass ein Anstieg der Beinaheunfälle in einem bestimmten Arbeitsbereich einem Anstieg der Sicherheitsvorfälle vorausgeht. Indem Sie Beinaheunfälle als Frühindikator verfolgen, können Sie proaktiv Maßnahmen ergreifen, um Vorfälle zu verhindern, sobald die Beinaheunfälle zunehmen.

Frühindikatoren sind unternehmensspezifisch und basieren auf Korrelationen, die in historischen Daten identifiziert wurden. Beispiele für Frühindikatoren in Herstellung umfasst:

• Anzahl offener Korrekturmaßnahmen
• Prozentualer Trainingsabschluss
• Anzahl der Beinaheunfälle
• Anzahl der Auditfeststellungen mit hohem Risiko

Optimierung der OSHA- und ISO-Konformität

Die Arbeit eines EHS-Experten ist allzu oft von Papierkram geprägt, der wenig Zeit für strategische Prioritäten lässt. Darüber hinaus können Compliance-Punkte durch papierbasierte Prozesse verloren gehen, was bei ISO-Auditoren und OSHA-Inspektoren einen weniger guten Eindruck hinterlässt.

Tatsächlich lassen sich echte Verbesserungen der EHS-Leistung nicht allein am Schreibtisch erzielen. EHS-Experten müssen Zeit in der Fertigung verbringen, Beobachtungen festhalten, Sicherheitsgespräche führen und proaktiv wertschöpfende Verbesserungsprojekte vorantreiben.

Hier können EHS-Softwarelösungen eine echte Revolution sein: Sie setzen Zeit und Ressourcen frei, stärken die Compliance und reduzieren Vorfälle und Inspektionsbefunde. Zu den wichtigsten zu bewertenden Funktionen gehören:

• Automatisiertes Vorfallmanagement mit konfigurierbaren Workflows zur Erfassung von Vorfalldaten, Klassifizierung von Vorfällen und Weiterleitung zur Lösung
• Automatisch ausgefüllt OSHA 300-Formulare und Protokolle basierend auf Vorfalldaten für eine optimierte Übermittlung an die OSHA
• Dokumenten-Management Tools zur Zentralisierung von Sicherheitsprozessen, -protokollen und -richtlinien
• Die Möglichkeit, Schulungen nach Rolle, Gruppe oder Abteilung zuzuweisen und zu verfolgen sowie alle Aufzeichnungen in einem sicheren Repository zusammenzustellen, um bei Audits und Inspektionen einen einfachen Zugriff zu ermöglichen

Integration von Sicherheitsprozessen

Uneinheitliche Qualitäts- und EHS-Prozesse tragen maßgeblich zur Ineffizienz heutiger Unternehmen bei. Angesichts des voraussichtlich noch jahrelang anhaltenden Arbeitskräftemangels in der Fertigung müssen Unternehmen Wege finden, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen.

EHS-Softwarelösungen unterstützen Hersteller dabei, indem sie miteinander verbundene Qualitäts- und Sicherheitsprozesse verknüpfen, beispielsweise:

• EHS-Vorfallmanagement
• Dokumenten- und SOP-Management
• Trainingsmanagement
• Revisionsmanagement
• Kontrolle ändern
• Risikomanagement

Ein Beispiel hierfür ist die automatische Einleitung von Korrekturmaßnahmen aus EHS-Vorfallberichten, wie bereits erläutert. In vielen Fällen erfordern Korrekturmaßnahmen zusätzliche Schulungen oder SOP-Aktualisierungen, die ebenfalls als Reaktion auf Vorfälle eingeleitet werden können. Unternehmen können neue Auditfragen hinzufügen, Änderungskontrollaktivitäten auslösen und Risiken überwachen. Dadurch entsteht ein optimierter Prozess, der manuelle Übergaben und zusätzliche Aufgaben überflüssig macht.

Risiko reduzieren

Die Risikominderung ist ein zentrales Anliegen der OSHA-Regulierungsbehörden sowie die Einhaltung von Standards wie ISO 45001 für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz. Das Problem besteht darin, dass Hersteller ohne eine Möglichkeit zur systematischen Risikoverfolgung kaum wissen, ob sie Probleme wirksam angehen.

Mithilfe integrierter Risikomanagement-Tools in EHS-Softwarelösungen können Unternehmen in jedem Prozessschritt eine Risikobewertung durchführen und so einen besseren Überblick über die Risiken gewinnen. Beispielsweise lässt sich das Risikoniveau für Vorfälle, Auditergebnisse und Korrekturmaßnahmen bestimmen. So können Teams diese Ereignisse anhand des Risikos und nicht anhand willkürlicher Kennzahlen wie dem Datum der Systemerfassung angehen.

Führungskräfte können Risiken zudem auf konfigurierbaren Dashboards überwachen, um sicherzustellen, dass risikoreiche Elemente zeitnah bearbeitet werden. Indem Unternehmen diese wichtige Maßnahme im Blick behalten, können sie ihre Mitarbeiter besser schützen und gleichzeitig Compliance-Probleme und -Kosten minimieren.

Förderung einer Kultur der Sicherheit

Die Schaffung einer Sicherheitskultur gilt seit langem als zentral für eine deutliche Verbesserung der Arbeitssicherheit. Die Herausforderung besteht jedoch darin, dieses oft vage Ziel in konkrete Maßnahmen umzusetzen. Bleibt die Sicherheitskultur jedoch nur ein leerer Slogan, schadet sie der Teammoral und der Glaubwürdigkeit der Führung.

Hersteller können EHS-Softwarelösungen nutzen, um einen strukturierten Ansatz zum Aufbau einer Sicherheitskultur zu entwickeln. Dadurch können Unternehmen:

• Zeigen Sie Engagement für die Sicherheit: Eines der wichtigsten Elemente der Sicherheitskultur ist der Glaube an die Lösung von Problemen. Indem Unternehmen verhindern, dass Probleme übersehen werden, können sie dieses Versprechen einlösen und ihren Mitarbeitern zeigen, dass ihnen ihr Wohlergehen am Herzen liegt.
• Sensibilisierung für Sicherheitsfragen: Durch bessere Transparenz bei Sicherheitsproblemen wie Vorfällen, Beinaheunfällen und Gefahren kann die Führung das Sicherheitsbewusstsein des gesamten Teams schärfen.
• Machen Sie Sicherheit zur Gewohnheit: Die effektive Erfassung, Verfolgung und Verwaltung von Problemen mit EHS-Software macht Sicherheit zur täglichen Gewohnheit. Mehr Transparenz im Sicherheitsbereich schafft auch die Möglichkeit, regelmäßiger mit Ihrem Team über das Thema zu sprechen.
• Mitarbeiter stärken: EHS-Softwarelösungen ermöglichen es Mitarbeitern, aktiv an Sicherheitsbemühungen mitzuwirken. Sie bieten ihnen Tools zum Teilen ihrer Perspektive, beispielsweise durch die Protokollierung von Gefahren, Beinaheunfällen und Vorfällen. Wenn Menschen das Gefühl haben, die Dinge zum Besseren verändern zu können, engagieren sie sich selbst und anderen gegenüber stärker für sicheres Verhalten.

Kosten senken und Reputationsschäden vermeiden

Das Nationaler Sicherheitsrat Schätzungen zufolge kosteten Verletzungen am Arbeitsplatz Arbeitgeber, Arbeitnehmer und die Gesellschaft im Jahr 167 2021 Milliarden US-Dollar. Unternehmen müssen mit Bußgeldern in Millionenhöhe rechnen, wenn sie die Sicherheit am Arbeitsplatz verletzen. Zudem kann es zu Reputationsschäden kommen, wenn ihr Name in Nachrichten und Pressemitteilungen der OSHA auftaucht.

Durch die Stärkung der EHS-Compliance mit EHS-Softwarelösungen können diese Risiken und Kosten minimiert werden, sodass sich die anfängliche Investition bereits durch die Vermeidung eines einzigen größeren Vorfalls mehr als bezahlt machen kann.

Das Ergebnis ist ein verbesserter Ruf in Sachen Arbeitnehmerschutz, höhere Rentabilität und insgesamt niedrigere Kosten.

Fazit

Die Sicherheitsleistung hat weitreichende Auswirkungen auf die Hersteller und beeinflusst ihre Fähigkeit, Mitarbeiter zu halten, Qualitätsprodukte zu liefern und auf dem globalen Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.

EHS-Softwarelösungen können die Sicherheit am Arbeitsplatz revolutionieren, indem sie Untersuchungen und Korrekturmaßnahmen beschleunigen und für mehr Transparenz im Sicherheitsbereich sorgen. Ebenso wichtig ist, dass sie die Einhaltung von Vorschriften vereinfachen und Sicherheitsverantwortlichen mehr Zeit für proaktive Sicherheitsverbesserungen verschaffen, die ihnen helfen, die Sicherheitsleistung deutlich zu steigern.

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Über den Autor

Stephanie Ojeda ist Leiterin des Produktmanagements für die Life-Science-Branche bei AssurX. Stephanie verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung in leitenden Funktionen der Qualitätssicherung in verschiedenen Branchen, darunter Pharma, Biotechnologie, Medizintechnik, Lebensmittel und Getränke sowie Fertigung.