Leitfaden zur Auswahl der richtigen Schulungsmanagement-Software

Eine Analyse der Warnschreiben der US-amerikanischen Food and Drug Administration (FDA) durch die Institut für Lebensmittel- und Arzneimittelrecht enthüllt einen vielleicht nicht ganz so überraschenden Zusammenhang zwischen Ausbildungslücken und FDA-Verstößen.

Dies ist einer der Gründe, warum Unternehmen auf automatisierte Schulungsmanagement-Software umsteigen. Das zugrunde liegende Problem: Die manuellen Aufzeichnungsmethoden der Vergangenheit reichen einfach nicht aus, um mit dem Tempo der modernen Fertigung Schritt zu halten.

Um einen ROI zu erzielen, ist eine Lösung erforderlich, die die grundlegenden Herausforderungen des Schulungsmanagements angeht und die Arbeit der Mitarbeiter wirklich erleichtert.

In diesem Leitfaden zur Auswahl der richtigen Schulungsmanagement-Software untersuchen wir:

• Warum Unternehmen Schulungsmanagement-Software implementieren
• Wichtige Merkmale und Funktionen, auf die Sie bei einer Schulungsmanagementlösung achten sollten
• Wichtige Integrationen zwischen Schulungsmanagement und Ihrem QMS

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Vorteile automatisierter Schulungsmanagement-Software

Die Auswahl der richtigen Schulungsmanagement-Software beginnt mit dem Verständnis der Geschäftsprobleme, die Sie lösen möchten, und der Vorteile für Ihr Unternehmen, die sich daraus ergeben.

Für viele Hersteller geht es darum, die Compliance zu stärken und gleichzeitig effizienter zu werden, um Produktivität und Qualität zu steigern. Im Folgenden sehen wir uns genauer an, wie das geht.

Zentralisierung der Datenverwaltung

Ein großer Vorteil der Einführung automatisierter Schulungsmanagement-Software ist die Organisation. Mit der Möglichkeit, Dateien und Schulungsunterlagen in einem zentralen Repository zu speichernkönnen Unternehmen sicherstellen, dass sie:

• Führen Sie einen vollständigen Nachweis über die Einhaltung der Schulungsanforderungen
• Reduzieren Sie das Risiko, wichtige schulungsbezogene Dateien zu verlieren
• Halten Sie Ihre Mitarbeiter über Schulungsanforderungen auf dem Laufenden

Verbesserung der Auditbereitschaft

Mitarbeiterschulungen stehen fast immer im Mittelpunkt Maschinenaudits. Unternehmen verfügen zwar möglicherweise über Aufzeichnungen zur Erstschulung ihrer Mitarbeiter, es gibt jedoch einen Bereich, in dem sie häufig versagen: den Nachweis über Auffrischungsschulungen.

Mithilfe einer Software können Sie Schulungsintervalle festlegen und sich automatisch an fällige Auffrischungsschulungen erinnern lassen. Die Automatisierung verringert das Risiko, dass Schulungen übersehen werden, und stellt sicher, dass Sie nicht ohne die erforderlichen Unterlagen dastehen, wenn Prüfer diese anfordern.

Denken Sie daran: Es reicht nicht aus, nur zu behaupten, dass Sie ein Schulungsprogramm haben. Der Prüfer möchte vielmehr Nachweise sehen. Mit papierbasierten Aufzeichnungen ist das schwieriger zu beweisen und die Unterlagen schnell bereitzustellen. Mit einem automatisierten System können Sie mit nur wenigen Klicks auf Schulungsunterlagen zugreifen und so einen positiven Eindruck bei den Prüfern hinterlassen.

Reduzierung von Qualitäts- und Sicherheitsrisiken

Ungewissheit darüber, ob Mitarbeiter die erforderlichen Schulungen absolviert haben, birgt erhebliche Qualitäts- und Sicherheitsrisiken. Stellen Sie sich beispielsweise vor, ein Mitarbeiter wird an eine andere Produktionslinie versetzt, hat aber nicht die erforderliche Schulung erhalten, um den Prozess korrekt auszuführen.

Versteckte Risiken bergen die Gefahr von Problemen, die von fehlerhaften Produkten bis hin zu schwerwiegenden Sicherheitsvorfällen reichen. Software reduziert diese Risiken durch:

• Hilfe bei der Identifizierung von Schulungslücken, bei denen Schulungen überfällig sind
• Ermöglicht Unternehmen, die Effektivität von Schulungen im Laufe der Zeit zu überwachen
• Sicherstellen, dass wichtige Änderungen (z. B. Prozessänderungen oder Geräteänderungen) neue Schulungsanforderungen auslösen

Datengesteuerte Entscheidungen treffen

Mithilfe einer automatisierten Schulungsmanagementlösung können Unternehmen effektivere Berichtssysteme implementieren, um datenbasierte Entscheidungen zu treffen. So können sie:

• Setzen Sie sich Ziele für die Schulung (z. B. Verbesserung der pünktlichen Abschlussquote) und verfolgen Sie den Fortschritt im Hinblick darauf.
• Entwickeln Sie führende Kennzahlen, um trainingsbezogene Probleme vorherzusagen und zu verhindern
• Kommunizieren Sie problemlos mit Stakeholdern in der Organisation über wichtige Schulungstrends

Stärkung der Rechenschaftspflicht

Die Teilnahme an Schulungen steht selten ganz oben auf der Prioritätenliste eines Mitarbeiters, insbesondere in geschäftigen Produktionsumgebungen, wo dringendere Bedürfnisse Priorität haben. Unternehmen können Software nutzen, um diese Verantwortlichkeitslücke zu schließen, indem sie:

• Mitarbeiter an bevorstehende Schulungstermine erinnern
• Einfacher Zugriff auf Schulungsmaterialien, Aufzeichnungen und Prüfungen
• Eskalation von Warnungen an Manager, wenn Mitarbeiter die Schulung nicht im erforderlichen Zeitrahmen abgeschlossen haben

Eine Auswahlliste der Top-Funktionen

Die Wahl der richtigen Schulungsmanagementlösung kann Ihnen dabei helfen, Ihre Ziele für kontinuierliche Verbesserung zu erreichen. Wenn Sie sich jedoch für eine ineffektive Lösung entscheiden, riskieren Sie, Tausende von Dollar für „Shelfware“ zu verschwenden.

Um Ihnen die richtige Auswahl zu erleichtern, untersuchen wir einige der wichtigsten Merkmale und Funktionen, auf die Sie beim Erfassen der Anforderungen und Bewerten der Anbieter achten sollten.

Automatisierte Trainingszuweisungen

Die Möglichkeit, Schulungsanforderungen und -aufgaben automatisch zuzuweisen, spart insbesondere großen Unternehmen oder Produktionsstätten enorm viel Zeit. Daher sollten Sie in der Lage sein:

• Weisen Sie Schulungsaufgaben nach Berufsbezeichnung, Gruppe oder Abteilung zu
• Erstellen Sie Warnmeldungen und Eskalationsregeln, um die Einhaltung von Schulungsvorschriften und die Verantwortlichkeit zu verbessern.
• Erstellen Sie Schulungsanforderungen auf Grundlage der Prozessdokumentation und SOPs
• Verknüpfen Sie automatisch generierte Schulungsaufgaben mit anderen verwandten Prozessen wie Dokumentenmanagement, Kontrolle ändernund CAPA

Dashboarding-Funktionen

Konfigurierbare Dashboards geben Ihnen auf einen Blick einen Überblick über den Schulungsstatus Ihres Teams und helfen Ihnen, Lücken, die zu Compliance-Problemen führen, schneller zu finden und zu beheben.

Viele Produktionsstätten möchten außerdem die Möglichkeit nutzen, mehrere Dashboards zu erstellen. Beispielsweise kann es hilfreich sein, Managern ein Dashboard zur Statusübersicht ihrer direkten Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen und Benutzern separate Dashboards zur Ansicht ihrer Datensätze und anstehender Aufgaben zur Verfügung zu stellen.

Trainingsprüfungen

Prüfungen nach der Schulung sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Schulung nicht nur abgeschlossen, sondern auch die darin vermittelten Informationen verstanden haben. Dies kann auch dazu beitragen, die Effektivität der Schulung zu beurteilen und so zukünftige Aktualisierungen und Kursverbesserungen zu ermöglichen.

Bei Prüfungen sollte die Software flexible Fragetypen bieten, darunter Richtig/Falsch, Ja/Nein, Multiple-Choice und sogar Freitextantworten. Sie sollten außerdem die Bestehensschwelle festlegen können, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter den Stoff verinnerlicht haben.

Ergänzende Dokumentation

Die Möglichkeit, unterstützende Dokumentationen in Schulungen, Prüfungen oder Aufzeichnungen zu verlinken, ist ein wichtiges Merkmal. Dies kann das Hinzufügen zusätzlicher Ressourcen zu Kursen sowie die Dokumentation von Qualifikationen für Mitarbeiter, wie z. B. Six Sigma und andere Zertifizierungen, bedeuten.

Der Massendatenimport kann sich hier als hilfreich erweisen, beispielsweise beim Hochladen vorhandener Schulungsmaterialien oder anderer zugehöriger Dokumentationen.

Out-of-Box-Funktionalität mit Flexibilität

Jede Lösung Ihrer Wahl sollte über voll funktionsfähige, sofort einsatzbereite Workflows verfügen. Dies ermöglicht Ihnen einen schnellen Einstieg und ist besonders hilfreich, wenn Sie Ihren Schulungsworkflow anhand branchenüblicher Best Practices standardisieren möchten.

Gleichzeitig wünschen Sie sich eine Lösung, die sich einfach an Ihre Bedürfnisse anpassen lässt, um sie Ihren sich weiterentwickelnden Prozessen anzupassen. Diese Flexibilität ist entscheidend, um organisatorische Veränderungen im Laufe der Zeit zu berücksichtigen und den kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu unterstützen.

Bei vielen Anbietern von Schulungsmanagement-Software ist das, was Sie sehen, auch das, was Sie bekommen. Änderungen an Formularen und Arbeitsabläufen sind schwierig und erfordern, dass sich Hersteller an den Anbieter wenden. In manchen Fällen müssen Sie möglicherweise Ihre Prozesse an die Software anpassen, was Sie langfristig behindern und Ihre Bemühungen zur Effizienzsteigerung beeinträchtigen kann.

Deshalb ist es so wichtig, eine Lösung zu wählen, die sich einfach konfigurieren lässt, ohne den Quellcode zu ändern und zusätzliche Validierung zu erfordern. Die Software sollte einfache Änderungen ermöglichen:

• Trainingsaufgaben
• Integrationsworkflows und -regeln
• Formulare und Genehmigungsrouting
• Mahnungen und Eskalationsregeln

Der Schlüssel liegt hier darin, einen Anbieter zu finden, der eine Kombination aus robuster Out-of-Box-Funktionalität und Flexibilität sowie jederzeit verfügbaren Anbietersupport bietet, wenn Sie ihn brauchen.

Integrierte Konformität

Eine robuste Schulungsmanagementlösung verfügt über integrierte Tools zur Gewährleistung der Compliance und dient als zentrales Repository für die Nachverfolgung:

• Umfassende Schulungshistorien der Mitarbeiter
• Anlagen wie Zertifikate und Lizenzen
• Testergebnisse nach dem Training
• Mit Zeitstempel versehene Signaturen und Prüfpfade

Hier sollten Sie nach einem System suchen, das die Einhaltung gesetzlicher und standardmäßiger Anforderungen unterstützt, einschließlich der Einhaltung der FDA- und ISO-Vorschriften.

All-in-One-Integration

Die Mitarbeiterschulung ist Teil eines interdependenten Prozesses im Qualitätsökosystem. Zahlreiche Änderungen können eine Aktualisierung der Schulung erforderlich machen, sei es die Aktualisierung der Schulungsanforderungen für einzelne Mitarbeiter oder die Aktualisierung der Schulungsmaterialien selbst.

Wenn sich beispielsweise Geräte, Prozesse oder SOPs ändern, wirkt sich dies auch auf die Mitarbeiterschulung aus. Eine integrierte Qualitätsmanagementsystem (QMS) ermöglicht Ihnen, diese Änderungen direkt mit Aktualisierungen der Mitarbeiterschulungen zu verknüpfen, sodass die Leute die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhalten.

In vielen Fällen konnten Unternehmen ihr Lernmanagementsystem (LMS) durch eine Schulungsmanagementsoftware ersetzen, die Teil eines integrierten Qualitätsmanagementsystems (QMS) ist.

Mit diesem Ansatz werden Formulare, Aufgaben und Arbeitsabläufe über mehrere Prozesse hinweg standardisiert, wie z. B. Schulungen, Dokumentenmanagement, Audits und CAPADie Teams müssen nur ein Tool erlernen, was die Einführung beschleunigt und die IT-Kosten senkt.

Fazit

Herkömmliche Ansätze im Schulungsmanagement können aufwändig und fehleranfällig sein und die Risiken und Kosten für Hersteller erhöhen. Gehen Aufzeichnungen verloren oder Schulungen übersehen, stehen möglicherweise schon bald alle Ihre Abläufe auf dem Prüfstand.

Zukunftsorientierte Unternehmen hingegen können durch die Automatisierung des Mitarbeiterschulungsmanagements erhebliche Vorteile erzielen. Dies gilt sowohl für direkte Kosteneinsparungen durch verbesserte Effizienz als auch für die Vermeidung von Fehlern und Compliance-Problemen. Mit der richtigen Schulungsmanagement-Software können Unternehmen Compliance-Vorschriften mit weniger manuellen Aufgaben erfüllen und so die Produktivität Ihres Teams steigern, ohne die Qualität zu gefährden.

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Über den Autor

Stephanie Ojeda ist Leiterin des Produktmanagements für die Life-Science-Branche bei AssurX. Stephanie verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung in leitenden Funktionen der Qualitätssicherung in verschiedenen Branchen, darunter Pharma, Biotechnologie, Medizintechnik, Lebensmittel und Getränke sowie Fertigung.