EHS-Vorfallmanagement und Ursachenanalyse

Arbeitsunfälle sind ein wesentlicher Risikofaktor in produzierenden Unternehmen. Die offensichtlichen Risiken betreffen die Arbeitnehmer, deren Lebensunterhalt direkt vom Sicherheitskonzept ihres Arbeitgebers abhängt.

Auch für die Unternehmen selbst bestehen enorme Risiken, da sie aufgrund von Arbeitsunfällen mit hohen Rechts- und Compliance-Kosten konfrontiert sind.  

Tatsächlich führt die US-amerikanische Arbeitsschutzbehörde OSHA jedes Jahr Tausende unangekündigte Inspektionen durch, während die Strafen jedes Jahr weiter steigen.  

All dies deutet auf einen erhöhten Bedarf an proaktivem Management von Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsvorfällen am Arbeitsplatz (EHS) hin. In diesem Artikel untersuchen wir die wichtigsten Werkzeuge des Qualitätsmanagementsystems (QMS) für das Management von EHS-Vorfällen von Anfang bis Ende, darunter: 

• Software zur Verfolgung und Meldung von EHS-Vorfällen 
• Tools zur Ursachenanalyse wie 5 Whys, 8D und Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA) 
• Folgenabschätzungen für ein effektiveres Risikomanagement 
• Werkzeuge und Prozesse für Korrekturmaßnahmen  

 

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Software zur Verfolgung und Meldung von EHS-Vorfällen 

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie EHS-Vorfälle in Ihrem Werk verfolgen und melden können, damit Sie Daten für eine effektivere Problemlösung erfassen und Ihre Reaktion für Compliance-Aufzeichnungen dokumentieren können.

Mit einer Meldung von EHS-Vorfällen Lösung können Sie: 

• Starten Sie bei Bedarf Korrekturmaßnahmen direkt aus der Lösung heraus und verfolgen Sie deren Lösung von Anfang bis Ende.  
• Verwalten Sie Verantwortlichkeiten, Fälligkeitstermine, Überprüfungen und Genehmigungen an einem Ort 
• Fügen Sie eine Folgenabschätzung hinzu oder starten Sie Prozesse zur Ursachenanalyse (z. B. 8D oder 5 Warum) aus dem Vorfalldatensatz 
• Optimieren Sie die Zusammenarbeit bei Incident-Management-Aufgaben und Ursachenanalysen 
• Exportieren Sie Vorfalldaten, um die relevanten OSHA 300-Formulare  

Tools zur Ursachenanalyse 

Der nächste Schritt nach der Dokumentation des Vorfalls ist die Ursachenanalyse. Ein robustes QMS umfasst verschiedene Tools für die Untersuchung, beispielsweise: 

• 8D-Problemlösung 
• 5 Warum? 
• Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA) 

Nachfolgend besprechen wir jeden dieser Punkte ausführlicher und geben Best Practices für die Verwendung und den Zeitpunkt der Verwendung der Tools an.

5 Warum?  

Das 5 Warum? ist eines der am häufigsten verwendeten Werkzeuge der Ursachenanalyse. Diese Technik beginnt mit der Frage, warum ein Problem aufgetreten ist. Die Frage wird dann wiederholt, um tiefere potenzielle Ursachen aufzudecken.  

Die 5-Why-Methode wird am häufigsten bei einfachen Problemen eingesetzt, im Gegensatz zu komplexen oder wiederkehrenden Problemen, die eine eingehende Untersuchung erfordern. Sie ist auch ein guter Ausgangspunkt für das Brainstorming möglicher Ursachen und kann mit anderen Ansätzen wie der 8D-Problemlösung kombiniert werden.

Aus QMS-Sicht sollten Sie die 5-Warum-Analyse direkt aus dem Vorfallsprotokoll heraus starten können. Dies hilft Ihnen, Ihre Reaktion auf den Vorfall für Compliance-, Analyse- und Zusammenarbeitszwecke zu dokumentieren.

8D-Problemlösung 

Das 8D-Methode ist ein tiefgreifender, strukturierter Ansatz zur Problemlösung, der häufig für Probleme verwendet wird, die: 

• Sind trotz vorheriger Lösungsversuche immer wieder aufgetreten, was auf eine unzureichende Ursachenanalyse oder unwirksame Korrekturmaßnahmen hindeutet 
• Sind mit hohem Risiko verbunden oder anderweitig komplex
• Es gibt keine dokumentierte Grundursache und keine Korrekturmaßnahmen

 8D oder die Acht Disziplinen stehen für die folgenden acht Schritte: 

• D0: Plan 
• D1: Erstellen Sie das Team 
• D2: Definieren Sie das Problem 
• D3: Das Problem eindämmen 
• D4: Ursachenanalyse 
• D5: Korrekturmaßnahmen identifizieren 
• D6: Korrekturmaßnahmen umsetzen 
• D7: Präventivmaßnahmen umsetzen 
• D8: Erkennen Sie Ihr Team 

Eine bewährte Methode besteht darin, sechs bis acht Monate nach Abschluss der Korrekturmaßnahme eine Wirksamkeitsprüfung durchzuführen. So stellen Sie sicher, dass die Fehler nicht fortbestehen und Sie die richtige Ursache identifiziert haben. 

Integrierte 8D-Tools im QMS können den Prozess für Hersteller, die diese Art der Problemlösung häufig nutzen, optimieren. Dank des vorkonfigurierten Prozesses können Sie einen 8D-Prozess aus dem Vorfalldatensatz heraus initiieren und automatisch von einem Schritt zum nächsten weiterleiten. Das QMS vereinfacht außerdem die Implementierung regelmäßiger Wirksamkeitsprüfungen, damit Sie sicher sein können, die richtige Ursache und die richtigen Korrekturmaßnahmen identifiziert zu haben.
 

Fehlermöglichkeits- und Auswirkungsanalyse (FMEA) 

An FMEA Die FMEA dient der Dokumentation potenzieller Fehlerquellen in einem Produkt oder Prozess. Die FMEA ermöglicht die Bewertung jeder Fehlerquelle nach Schweregrad, Auftreten (Wahrscheinlichkeit) und Entdeckung, um das Gesamtrisiko zu messen.  

Obwohl viele Menschen FMEA typischerweise im Kontext der Produktentwicklung betrachten, ist sie auch für die Ursachenanalyse nützlich. Denn eine FMEA kann:

• Ihnen eine Liste potenzieller Fehlerpunkte zu geben, mit denen Sie Ihre Untersuchung beginnen können 
• Hilfe beim Brainstorming für 8D- oder 5-Why-Untersuchungen
• Helfen Sie mit, die Wirksamkeit von Kontrollen zu bewerten und festzustellen, ob sie zum Problem beitragen könnten.

Innerhalb des QMS sollten Sie alle relevanten FMEAs abrufen und mit dem Vorfallsprotokoll verknüpfen können. Mit einigen einfachen Konfigurationen können Sie im Vorfallsprotokoll selbst auch eine FMEA zur Dokumentation Ihrer Untersuchung einfügen. 

Folgenabschätzung 

Sobald Sie die Grundursache eines Vorfalls ermittelt haben, können Sie Ihre Maßnahmen priorisieren, indem Sie wissen, welche Auswirkungen dieser auf Ihr Unternehmen oder Ihre Prozesse haben könnte. Risikomanagement Tools machen dies möglich, indem sie es Ihnen ermöglichen, als Teil Ihrer Dokumentation eine Auswirkungsbewertung in den Vorfalldatensatz einzufügen. 

Die Risikobewertung sollte einen Risikowert basierend auf den drei Risikodimensionen Erkennung, Wahrscheinlichkeit (oder Auftreten) und Schweregrad generieren. 

Anders ausgedrückt: Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Vorfall erkannt wird, bevor er meinen Kunden erreicht? Ist es wahrscheinlich, dass sich dieser Vorfall wiederholt? Und wenn ja, was wären die möglichen Folgen? Durch die Beantwortung dieser Fragen zur Erstellung eines Risiko-Scores können Teams datenbasierte Entscheidungen darüber treffen, wo ihre Ressourcen am besten priorisiert werden. 

Abhilfe 

Nach Abschluss der Untersuchung und Folgenabschätzung besteht der letzte Schritt darin, Korrekturmaßnahmen zu identifizieren, umzusetzen und zu verifizieren. Eine QMS-Lösung für Korrekturmaßnahmen bietet hier mehrere Vorteile, darunter: 

• Verfolgen Sie alle Korrekturmaßnahmen an einem Ort, um sicherzustellen, dass keine Probleme übersehen werden 
• Verwenden Sie Abfragen, um ähnliche Probleme mit Lösungen zu identifizieren, die zuvor funktioniert haben (oder Fälle, in denen frühere Korrekturmaßnahmen nicht ausreichten). 
• Verknüpfen Sie EHS-Vorfälle mit Auditfragen, um die Problemeindämmung und die Wirksamkeit von Korrekturmaßnahmen zu überprüfen 
• Fügen Sie Ihrem QMS-Dashboard Diagramme und KPIs hinzu, um die Sichtbarkeit von Problemen zu erhöhen 
• Erstellen Sie vollständige Aufzeichnungen des Korrekturmaßnahmenprozesses, einschließlich der Beteiligten, der unternommenen Schritte und der Überwachung nach dem Vorfall. 

Fazit 

Die Sicherheit hat in Fertigungsunternehmen heutzutage weitreichende Auswirkungen und beeinflusst die Teammoral, die Produktivität, den Compliance-Status und sogar den Markenwert. 

Ein standardisierter und optimierter Ansatz für das EHS-Vorfallmanagement ist unerlässlich, um Mitarbeiter zu schützen und Compliance-Verstöße zu vermeiden. QMS-Tools für Vorfallmanagement und Ursachenanalyse bieten integrierte Strukturen und Best Practices, sodass Sie Probleme besser, schneller und mit mehr Vertrauen in Ihre Abläufe lösen können. 

 

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Über den Autor

Stephanie Ojeda ist Leiterin des Produktmanagements für die Life-Science-Branche bei AssurX. Stephanie verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung in leitenden Funktionen der Qualitätssicherung in verschiedenen Branchen, darunter Pharma, Biotechnologie, Medizintechnik, Lebensmittel und Getränke sowie Fertigung.