Die Bedeutung der Dokumentation der QMS-Prozessanforderungen im Unternehmen

Sie möchten ein neues Haus bauen. Würden Sie dem Bauunternehmer Ihre Wünsche mitteilen oder ihm einfach sagen, er solle „irgendetwas“ bauen? Wenn ja, wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Haus, das Sie erhalten, Ihren Wünschen entspricht? Die Dokumentation Ihrer Anforderungen sollte doch selbstverständlich sein, oder?

Softwarefunktionalität vs. Geschäftsanforderungen

Manchmal ist es nicht so offensichtlich, wenn es um den Kauf und die Implementierung von QMS-Software für Unternehmen geht. Ich verwende den Hausvergleich häufig, zum Teil, weil ich ein Heimwerker bin, aber hauptsächlich, weil er stimmt. Sie werden überrascht sein, wie viele Unternehmen mit kaum oder gar keinen dokumentierten Prozessanforderungen an den Tisch kommen. Viele haben hochrangige Anforderungen im RFP-Stil, zum Beispiel: „Das System muss über einen Internetbrowser zugänglich sein.“ Tatsächlich umfasst die RFP 50 bis 60 Seiten mit solchen Details. An den tatsächlichen funktionalen Geschäftsprozessanforderungen mangelt es jedoch oft.

Priorisieren Sie Geschäftsprozessanforderungen

Die Dokumentation der tatsächlichen Geschäftsprozessanforderungen ist der wichtigste Schritt bei jeder erfolgreichen Implementierung von Unternehmenssoftware. Diese Anforderungen bestimmen den Kauf der richtigen Lösung bis hin zur tatsächlichen Implementierung. Seien Sie bei der Bewertung von Anbietern vorsichtig, wenn Sie keine schriftlichen Anforderungen zur Unterstützung haben. Der Vertriebsmitarbeiter könnte versuchen, Sie mit all den tollen Funktionen seiner Software zu blenden – ohne die Funktionen zu nennen, die Sie benötigen. Ob dieser Glanz Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bringt, ist fraglich. Und ob ein Anbieter ihn tatsächlich zum Glänzen bringen kann, ist eine andere Frage.

Wenn es an die Umsetzung geht und Sie keine Liste der benötigten Aufgaben haben, wird es ad hoc. Um auf die ursprüngliche Analogie zurückzukommen: Das ist dasselbe wie ein Hausbau ohne Bauplan.

Nachdem ich Ihnen nun hoffentlich die Bedeutung von Geschäftsanforderungen verdeutlicht habe, stellt sich die Frage: Wie erfassen wir diese? Ich habe in der Vergangenheit einige erfolgreiche Techniken eingesetzt.

Bauen Sie das richtige Team auf

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie die richtigen Personen einbeziehen. Dazu gehören Führungskräfte, die möglicherweise Berichtspflichten haben, Abteilungsleiter, die für die von der Software abgedeckten Aktivitäten verantwortlich sind, und Mitarbeiter, die die Dateneingabe durchführen. Lesen Sie unseren Blogbeitrag.Vermeiden Sie Fehler bei der QMS-Automatisierung mit dem richtigen Implementierungsteam” für bewährte Vorgehensweisen.

Trennen Sie sich von Ihrem bestehenden System

Zweitens sollten Sie sich von jedem bestehenden Softwaresystem trennen. Wenn Sie ein neues Dokumenten-Management-System Wenn Sie bereits ein bestehendes System haben, orientieren Sie Ihre Anforderungen nicht an den Funktionen des alten Systems. Denken Sie daran, dass es einen Grund für die Abkehr gibt. Es ist in Ordnung, sich einige der guten Funktionen des Systems herauszupicken, aber konzentrieren Sie sich mehr auf Ihre Bedürfnisse als auf die Funktionen eines beliebigen Systems.

Definieren Sie Ihren Bedarf an Enterprise-QMS-Geschäftsprozessen

Eine Methode zur Dokumentation von QMS-Geschäftsprozessen in Unternehmen ist das Brainstorming. Jeder trifft sich mit mehreren Packungen Haftnotizen in einem Raum. Jeder schreibt auf, was das System tun soll. Anschließend hängt man die Zettel an die Wand. Man kann sie verschieben und leicht entscheiden, welche wirklich benötigt werden. Das mag altmodisch und technisch unmodern erscheinen, aber es funktioniert.

Die Methode, die ich am häufigsten verwende, besteht darin, zunächst einen Workflow auf hoher Ebene zu zeichnen, entweder auf einem Whiteboard oder in Visio. Sobald Sie die einzelnen Schritte Ihres Prozesses im Detail kennen, können Sie jeden Schritt detailliert ausführen. Am Ende erhalten Sie ein detailliertes Diagramm, das jeden Prozessschritt darstellt. Es umfasst die Dateneingabe, die Arbeitsdelegation, die an jedem Schritt beteiligten Personen, Entscheidungspunkte, Genehmigungen und den Abschluss. Mithilfe dieses Diagramms können Sie Datenanforderungen und Geschäftslogik diskutieren.

Anstatt zu versuchen, alle Prozesse auf einmal abzubilden, Definieren Sie die kritischsten Prozesse zuerst ansprechen.

Berücksichtigen Sie die Berichtspflichten

Die andere zu berücksichtigende Komponente ist das Reporting. Welche Art von Berichten oder Kennzahlen sind für Ihr Unternehmen wichtig? Diese Anforderungen sollten ausreichend detailliert sein, um die benötigten Daten für den Bericht zu bestimmen. So können Sie diese Datenanforderungen in die allgemeinen Dateneingaben für das System einbeziehen.

Machen Sie keine Annahmen

Ein weiterer Punkt – gehen Sie nicht davon aus. Gehen Sie nicht einfach davon aus, dass ein Unternehmenssoftware Das System wird etwas tun. Wenn Sie eine Anforderung für eine bestimmte Funktionalität haben, dokumentieren Sie diese. Ich war an mehreren Implementierungen beteiligt, bei denen wir alle Anforderungen erfüllt haben. Als wir das System jedoch dem Kunden übergaben, war dieser enttäuscht, dass auch einige seiner Wünsche nicht berücksichtigt wurden. Unausgesprochene Erwartungen sind am schwierigsten zu erfüllen.

Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie brauchen, nicht darauf, wie es funktioniert

Konzentrieren Sie Ihre Anforderungen nicht auf das „Wie“. Was ich damit meine: Versuchen Sie nicht, das System zu entwerfen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf das „Was“. Was brauchen Sie? Was benötigt Ihr Unternehmen, um zu funktionieren und sicherzustellen, dass Sie die Probleme lösen, die die Software lösen soll? Überlassen Sie die Aufgabe des Softwareanbieters, diese Anforderungen zu erfüllen. Natürlich liegt es an Ihnen zu entscheiden, ob die Lösung diese Anforderungen effizient erfüllen kann. Es liegt jedoch in der Verantwortung des Anbieters, ein Qualitätsmanagementsystem bereitzustellen, das das „Was“ berücksichtigt.

Fazit

Das Sammeln und Dokumentieren von Anforderungen macht keinen Spaß und niemand macht es gerne, aber es ist entscheidend. Je mehr Informationen Sie über Ihre Geschäftsprozesse sammeln, desto besser sind Ihre Chancen für: Auswahl des richtigen EQMS und zweitens die reibungslose Implementierung der Software. Also, machen Sie Ihre Hausaufgaben. Sie werden es mir später danken!