20. März 2017
Selbst nach Jahrzehnten der eQMS-Verfügbarkeit leiden immer noch viele Projekte daran, dass das QMS-Implementierungsteam nicht richtig, bereit und verantwortungsbewusst ist. Unabhängig von Ihrer QMS-Softwarelösung, Organisationsgröße oder Anzahl der automatisierten Qualitätsprozesse: Ein gemeinsames Element erfolgreicher eQMS-Implementierungen ist eine starke Teamorganisation und -verwaltung.
Bauen Sie ein effektives A-Team für die QMS-Implementierung auf
Sichern Sie sich von Beginn an die Unterstützung der Führungsebene. Die Führung muss die Qualitätsvision unterstützen.
Bilden Sie anschließend ein internes Team mit Vertretern aus Management, Technik und Anwendergemeinschaft. Bedenken Sie, dass die Teammitglieder zusätzlich zu ihrem regulären Arbeitspensum zusätzliche Zeit und Energie investieren werden. Sichern Sie sich daher von Anfang an die Zustimmung des Managements. Je mehr Zeit jedes Mitglied dem Projekt widmen kann und je realistischer die Zeitpläne sind, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich überfordert und desillusioniert fühlen.
- Management: Die Aufgabe des Managements besteht darin, die Qualitätsvision zu verstehen und zu kommunizieren. Welchen Nutzen bringt das System unserem Unternehmen? Unseren Stakeholdern? Unseren Kunden? Das Management überwacht die Entwicklung und Umsetzung des Projektplans und ist der „Verfechter“ der Transformation des Qualitätsmanagements als Unternehmenskultur.
- Technologen: Der/Die Techniker arbeiten in Abstimmung mit dem QMS-Anbieter. professionelle Dienstleistungen Gruppe. Sie beaufsichtigen Design und Steuerung, testen, prüfen und überwachen das Softwaresystem. Ein technisches Team benötigt möglicherweise technisches Fachwissen aus mehreren Disziplinen. Beispielsweise implementiert ein Team CAPA , Änderungskontrollmanagementsystem für eine Hersteller von Medizinprodukten erfordert möglicherweise Kenntnisse in Design und Entwicklung, Lieferantenmanagement und Einhaltung der FDA-Vorschriften.
- Systembenutzer: Binden Sie Ihre Benutzer frühzeitig ein; sie sind Ihre „Botschafter“. Sie sind die Menschen, die mit dem System leben und arbeiten. Poweruser liefern während der gesamten Implementierung wertvolles Feedback. Es ist ein Fehler, die Vorschläge und Änderungen der Systembenutzer erst zu spät einzuholen. Dies führt zu Projektverzögerungen und Mehrkosten. Binden Sie sie daher frühzeitig und regelmäßig ein.
Berücksichtigen Sie die Anforderungen und Anliegen jeder Gruppe gleichermaßen. Vermitteln Sie außerdem den Überblick und fördern Sie Inklusivität und Informationsaustausch.
Eine erfolgreiche QMS-Implementierung bezieht Qualitäts- und Compliance-Management, Technologen und Systembenutzer ein.
Unterstützen Sie die Qualitätsvision
Teamleiter müssen sich ihrer Rolle, Verantwortung und Autorität bewusst sein – diese sollte vor Arbeitsbeginn klar dokumentiert werden. Darüber hinaus muss jedes Teammitglied für die ihm zugewiesenen Aufgaben zur Unterstützung der umfassenden Qualitätsvision verantwortlich sein. Teams steigern Produktivität und Effizienz durch Kommunikation und hohe Transparenz.
Nutzen Sie externes Qualitätsmanagement und Branchenexpertise
Erhalten Sie wertvolle Informationen von Experten, die bereits alles erlebt haben und über umfassende Prozess- und Branchenkenntnisse verfügen.
Anbieter: Lernen Sie von Ihrem QMS-Softwareanbieter. Er hat die komplexesten Qualitäts- und Compliance-Systeme implementiert. Seine Erfahrung in der Implementierung von QMS-Systemen ist erprobt und von unschätzbarem Wert.
Qualitätsorganisationen und Branchenforen: Tauchen Sie ein in den umfangreichen Pool globaler Qualitätsnormorganisationen und branchenspezifischer Organisationen mit tiefem Einblick in Best Practices bei der Anwendung von Qualitäts- und Regulierungsstandards.
Das Whitepaper „Automatisierung Ihres QMS“ beschreibt häufige Fallstricke, wichtige Strategien und reale Szenarien bei der Automatisierung Ihres Qualitätsmanagementsystems.
Fazit:
Eines der kritischsten Elemente bei der Implementierung eines Qualitätsmanagement-Softwarelösung Wie Sie Ihr Implementierungsteam zusammenstellen und motivieren, ist entscheidend. Bilden Sie ein starkes Team, das nicht nur an der Prozessgestaltung, den Tests und der Einführung mitwirkt. Engagieren Sie sie, damit sie zu System-Champions werden und die Messlatte für zukünftige Erweiterungen Ihrer Qualitätsmanagement-Software hoch legen. Die Einführung Ihres ersten automatisierten QMS wird unweigerlich die Wahrnehmung Ihres aktuellen und zukünftigen Engagements für eine Qualitätsvision nachhaltig beeinflussen.
Dreiteilige Blogserie zu Best Practices für die QMS-Implementierung
Das zweiter Blogartikel In unserer dreiteiligen Serie besprechen wir Überlegungen zur Dokumentation von Qualitätsprozessen vor der Automatisierung.
