Vermeiden Sie Fehler bei der QMS-Implementierung mit dem richtigen Team

Dieser Blog ist der erste Teil einer dreiteiligen Serie über Best Practices bei der QMS-Implementierung. Abonnieren Sie unseren Blog, um Teil zwei und drei zu erhalten.

Selbst nach Jahrzehnten der eQMS-Verfügbarkeit leiden immer noch viele Projekte daran, dass das QMS-Implementierungsteam nicht richtig, bereit und verantwortlich ist. Unabhängig von Ihrer QMS-SoftwarelösungUnabhängig von der Größe der Organisation oder der Anzahl der automatisierten Qualitätsprozesse ist eine starke Teamorganisation und -führung ein gemeinsames Element erfolgreicher QMS-Implementierungen. Die Implementierung eines elektronischen Qualitätsmanagementsystems ist nicht einfach, muss aber nicht übermäßig kompliziert oder unzusammenhängend sein, wenn Sie einige grundlegende Praktiken beachten.

Bauen Sie ein effektives QMS-Implementierungsteam auf

Stellen Sie Ihr Team zusammen und sichern Sie sich von Projektbeginn an die Unterstützung der Führungsebene, bevor Sie mit der Evaluierung von Qualitätsmanagementlösungen beginnen. Das Engagement des Teams trägt maßgeblich zum Erfolg oder Misserfolg eines QMS bei. Die Führung muss die Qualitätsvision unterstützen und unternehmensweit kommunizieren.

Bilden Sie Ihr internes Team mit Vertretern aus Management, Technik und Anwendergemeinschaft. Bedenken Sie, dass die Teammitglieder zusätzlich zu ihrem regulären Arbeitspensum zusätzliche Zeit und Energie investieren werden. Sichern Sie sich daher von Anfang an die Zustimmung des Managements. Je mehr Zeit jedes Mitglied dem Projekt widmen kann und je realistischer die Zeitpläne sind, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich überfordert und desillusioniert fühlen.

• Management: Das Management ist dafür verantwortlich, die Qualitätsvision zu verstehen und zu kommunizieren. Welchen Nutzen bringt das System beispielsweise unserem Unternehmen? Unseren Stakeholdern? Unseren Kunden? Das Management überwacht die Entwicklung und Umsetzung des Projektplans und ist der „Verfechter“ der Transformation des Qualitätsmanagements als Unternehmenskultur. Die Aufklärung des Unternehmens über die bevorstehenden positiven Veränderungen sollte konsequent und regelmäßig erfolgen.
• Technologen: Der/Die Techniker arbeiten in Übereinstimmung mit dem QMS-Anbieter professionelle Dienstleistungen Gruppe. Sie überwachen Design und Kontrolle, testen, Prüfungund überwachen das Softwaresystem. Ein technisches Team benötigt möglicherweise technisches Fachwissen aus mehreren Disziplinen. Beispielsweise implementiert ein Team CAPA als auch Änderungskontrollmanagementsystem für eine Hersteller von Medizinprodukten erfordert möglicherweise Kenntnisse in Design und Entwicklung, Lieferantenmanagement und Einhaltung der FDA-Vorschriften.
• Systembenutzer: Binden Sie Ihre Benutzer frühzeitig ein; sie sind Ihre „Botschafter“. Sie sind die Menschen, die mit dem System leben und arbeiten. Poweruser liefern während der gesamten Implementierung wertvolles Feedback. Es ist ein Fehler, die Vorschläge und Änderungen der Systembenutzer erst zu spät einzuholen. Dies führt zu Projektverzögerungen und Mehrkosten. Binden Sie sie daher frühzeitig und regelmäßig ein.

Geben Sie den Anforderungen und Anliegen jeder Gruppe das gleiche Gewicht. Vermitteln Sie außerdem das Gesamtbild und fördern Sie Inklusivität und Informationsaustausch.

Eine erfolgreiche QMS-Implementierung bezieht Qualitäts- und Compliance-Management, Technologen und Systembenutzer ein.

Holen Sie frühzeitig Vorschläge und Meinungen ein

Schon vor Beginn der Softwareevaluierung möchten die Stakeholder zu Wort kommen. Auch wenn es verlockend sein mag, die vielen Vorschläge von außerhalb des Implementierungsteams einfach abzutun, sollten Sie dies frühzeitig im Prozess ermöglichen. Ermutigen Sie die Qualitätskette und die Führungskräfte, ihre Meinung zu äußern und Feedback zu ihrer Vision eines Qualitätssystems zu geben.

Die Verarbeitung dieser Informationsmenge mag überwältigend erscheinen. Ihr Team wird jedoch mit Sicherheit einige sehr wertvolle Erkenntnisse gewinnen. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, die Anforderungen an Ihre Software und Ihre Prozesse besser zu verstehen.

Nutzen Sie externes Qualitätsmanagement und Branchenexpertise

Erhalten Sie wertvolle Informationen von Experten, die bereits alles erlebt haben und über umfassende Prozess- und Branchenkenntnisse verfügen.

Anbieter: Lernen Sie von Ihrem QMS-Softwareanbieter. Er hat die komplexesten Qualitäts- und Compliance-Systeme implementiert. Seine Erfahrung in der Implementierung von QMS-Systemen ist erprobt und von unschätzbarem Wert.

Qualitätsorganisationen und Branchenforen: Tauchen Sie ein in den umfangreichen Pool globaler Qualitätsnormorganisationen und branchenspezifischer Organisationen mit tiefem Einblick in Best Practices bei der Anwendung von Qualitäts- und Regulierungsstandards.

Fazit:

Eines der kritischsten Elemente bei der Implementierung eines Qualitätsmanagement-Softwarelösung Wie Sie Ihr Implementierungsteam zusammenstellen und motivieren, ist entscheidend. Bilden Sie ein starkes Team, das nicht nur an der Prozessgestaltung, den Tests und der Einführung mitwirkt. Engagieren Sie sie, damit sie zu System-Champions werden und die Messlatte für zukünftige Erweiterungen Ihrer Qualitätsmanagement-Software hoch legen. Die Einführung Ihres ersten automatisierten QMS wird unweigerlich die Wahrnehmung Ihres aktuellen und zukünftigen Engagements für eine Qualitätsvision nachhaltig beeinflussen.

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