Anpassung des Incident Managements an die Anforderungen der ISO 45001

Die Anzahl der ISO 45001-Zertifikate wächst schnell und stieg von 54 bis 2020 um 2021 %. ISO-Umfrage.

Dieser Arbeitsschutzstandard ist insbesondere in der Fertigung weit verbreitet, wo die Bewältigung von Sicherheitsvorfällen aus der Perspektive des Arbeitnehmerschutzes, der Kostensenkung und der Vermeidung von Compliance-Problemen ein zentrales Anliegen ist.

Was also sagt ISO 45001 zum EHS-Vorfallmanagement und wie können Hersteller die Einhaltung der Norm sicherstellen?

Im Folgenden untersuchen wir die wichtigsten Bestimmungen der Norm zum Vorfallmanagement und Best Practices für den Aufbau Ihres Prozesses. Wir untersuchen außerdem eine große Lücke im aktuellen EHS-Vorfallmanagement und die Rolle der Technologie im Vorfallmanagement.

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Anforderungen an das Vorfallmanagement in ISO 45001

Während ISO 45001 hauptsächlich auf die Prävention von Vorfällen abzielt, gelten verschiedene Anforderungen für die Reaktion und Bewältigung von Vorfällen durch Organisationen. Dazu gehören Anforderungen in Bezug auf:

• Schadensbericht: Hersteller müssen ihren Prozess zur Meldung von Vorfällen, einschließlich Beinaheunfällen, Verletzungen und Berufskrankheiten, dokumentieren.
• Untersuchung von Vorfällen: Unternehmen müssen Vorfälle untersuchen, um deren Ursachen, beitragende Faktoren und damit verbundene Gefahren zu ermitteln.
• Reaktion auf Vorfälle: Organisationen müssen einen Prozess zur Reaktion auf Vorfälle einrichten, der die Auswirkungen von Vorfällen mildert, um weiteren Schaden zu verhindern.
• Dokumentation und Aufzeichnung: Der Standard erfordert eine Dokumentation des Vorfallmanagementprozesses sowie Aufzeichnungen von Vorfällen, Untersuchungen und Korrekturmaßnahmen.
• KommunikationUnternehmen müssen ihre Mitarbeiter über die Ergebnisse von Vorfalluntersuchungen informieren. Der Standard legt Wert auf den Austausch von gewonnenen Erkenntnissen und die Einholung von Mitarbeitermeinungen zu geeigneten Präventions- und Kontrollmaßnahmen.
• Korrektur-und Vorbeugemaßnahmen: Der Standard verlangt von Unternehmen, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um die Grundursache von Vorfällen zu beheben und ein erneutes Auftreten zu verhindern.
• Kontinuierliche Verbesserung: Wie bei allen ISO-Normen liegt der Schwerpunkt auf kontinuierlicher Verbesserung. ISO 45001 verlangt von Unternehmen, Daten zum Vorfallmanagement zu nutzen, um Verbesserungen der EHS-Leistung insgesamt voranzutreiben.

Die größte Lücke im Incident Management in der Fertigung

Es ist erwähnenswert, dass die ISO 45001 Beinaheunfälle in ihrer Definition von Sicherheitsvorfällen am Arbeitsplatz berücksichtigt. Leider ist dies auch eine der größten Lücken in heutigen Produktionsanlagen.

Das Problem ist, dass das Nichtmelden von Beinaheunfällen die Chance auf zukünftige Verletzungen verspielt. Es ist ganz natürlich, nach einem Beinaheunfall erleichtert zu sein, und es ist leicht zu verstehen, warum Menschen nervös sind, einen Fehler zu melden. Deshalb ist es wichtig, Ihrem Team Folgendes mitzuteilen:

• Was gilt als Beinaheunfall
• Warum sollte darüber berichtet werden?
• Dass niemand für die Meldung von Beinaheunfällen oder anderen Vorfällen verantwortlich gemacht wird

Es ist wichtig, dass Ihr Team versteht, wie die Meldung von Vorfällen der Organisation hilft, die Sicherheit aller zu gewährleisten, und dass es für die Meldung nicht bestraft wird.

Best Practices für das Incident Management zur Einhaltung der ISO 45001

Ähnlich wie andere ISO-Normen enthält die ISO 45001 keine spezifischen Anweisungen zum Umgang mit Vorfällen. Sie verlangt jedoch, dass Hersteller risikobasiertes Denken in ihren Ansatz integrieren.

Das bedeutet, Risiken während des gesamten Prozesses in die Entscheidungsfindung einzubeziehen. Ein Beispiel hierfür wäre die Verwendung einer Risikomatrix und eines Scorings zur Priorisierung von Korrekturmaßnahmen. Ein weiteres Beispiel wäre die Verwendung einer Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA), um Präventionsmaßnahmen zur Behebung einer identifizierten Grundursache zu bestimmen.

Hersteller sollten außerdem die folgenden bewährten Vorgehensweisen für das Vorfallmanagement berücksichtigen:

• Sofortige Reaktion und Dokumentation: Machen Sie, wenn möglich, Fotos vom Unfallort und sperren Sie diesen nach Möglichkeit ab, bis die Untersuchung abgeschlossen ist.
• Untersuchung des Vorfalls: Hier sollten Sie die Aussagen des Geschädigten und eventueller Zeugen aufnehmen. Je früher Sie die Details erfassen, desto besser können sich die Betroffenen erinnern. Berücksichtigen Sie unbedingt, was die Person vor dem Vorfall getan hat, und gehen Sie den gesamten Prozess von Anfang bis Ende durch.
• Schadensbericht: Das Erfassen von Daten zu Zeitpunkt, Ort und Umständen des Vorfalls ist sowohl für die Trendverfolgung als auch für OSHA-Berichtszwecke hilfreich.
• Abhilfe: Dieser Schritt umfasst die Ursachenanalyse mit Werkzeugen wie einem 5 Warum? Analyse, 8D Problemlösung oder Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA). Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie die Grundursache kennen, sondern folgen Sie dem Prozess bis zum Ende, um nichts zu übersehen.
• Präventivmaßnahmen: Bei manchen Vorfällen sind Präventionsmaßnahmen leicht zu identifizieren. Wenn Sie jedoch Schwierigkeiten haben, eine wirksame Präventionsmaßnahme zu entwickeln, sollten Sie eine Auswirkungsanalyse und eine FMEA in Betracht ziehen. So lässt sich anhand des Risikos und der Auswirkungen auf den Prozess bestimmen, wie umfangreich eine Präventionsmaßnahme sein muss.

Aufbau eines ISO 45001-konformen Incident-Management-Prozesses mithilfe des QMS

Die Automatisierung von Qualitätsmanagementsystemen (QMS) wird immer häufiger für Hersteller Sie möchten Ihr Vorfallmanagement standardisieren. Ein konfigurierbares QMS unterstützt Unternehmen bei der Erstellung eines ISO 45001-konformen Prozesses, der mit internen Prozessen übereinstimmt und ihnen Folgendes ermöglicht:

• Erfassen, speichern und teilen Sie Vorfalldetails in einem zentralen, berechtigungsbasierten System
• Erleichtern Sie die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teammitgliedern, um die Lösung von Problemen zu beschleunigen
• Starten Sie eine 5 Warum, 8D oder FMEA aus dem EHS-Vorfallmanagement Lösung
• Erstellen Sie benutzerdefinierte Workflows für die Untersuchung und Meldung von Vorfällen, die auf interne Prozesse und Berichtsstrukturen abgestimmt sind.
• Automatisches Ausfüllen von Unfallberichten und OSHA 300-Formularen für die behördliche Berichterstattung
• Analysieren Sie Trends in EHS-Vorfalldaten, um wirksamere Präventivmaßnahmen zu entwickeln und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.

Fazit

Gemäß Abschnitt 10.2 der ISO 45001 müssen Unternehmen Prozesse zur Untersuchung, Meldung und Korrektur von Vorfällen einrichten. Die Norm enthält außerdem Anforderungen an Dokumentation und Kommunikation sowie die Notwendigkeit, Vorfalldaten zur Förderung kontinuierlicher Verbesserungen zu nutzen.

Ein automatisiertes QMS mit EHS-Vorfallmanagement-Tools kann Unternehmen dabei helfen, die Anforderungen der ISO 45001 zu erfüllen und so auch Compliance-Probleme zu vermeiden. Darüber hinaus kann ein standardisierter Ansatz dazu beitragen, die Vorfallrate zu senken, Mitarbeiter zu schützen und eine starke Sicherheitskultur im gesamten Unternehmen zu fördern.

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Über den Autor

Stephanie Ojeda ist Leiterin des Produktmanagements für die Life-Science-Branche bei AssurX. Stephanie verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung in leitenden Funktionen der Qualitätssicherung in verschiedenen Branchen, darunter Pharma, Biotechnologie, Medizintechnik, Lebensmittel und Getränke sowie Fertigung.