9. Januar 2018
Was ist beim Kauf einer Qualitätsmanagement-Software wertvoller – ein System für den einmaligen Gebrauch oder eines, das für mehrere Zwecke genutzt werden kann?
Dies scheint eine offensichtliche Antwort zu sein, allerdings denken nur wenige Menschen tatsächlich darüber nach. Für alle eQMS-Plattformen stehen mehrere „Module“ oder Lösungen zur Verfügung: Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen (CAPA), Abweichungen, Dokumentenmanagement , Trainingsmanagementusw. Viele von ihnen erlauben Ihnen jedoch nicht, eigene Lösungen zu erstellen, obwohl es aus geschäftlicher Sicht äußerst sinnvoll ist, solche Funktionen zu nutzen.
Probleme bei der Integration unterschiedlicher Systeme
Wenn ein Unternehmen eine neue Anwendung sucht, verfolgt es in der Regel ein einziges Ziel. Der Fokus liegt ausschließlich auf der Lösung einer unmittelbaren geschäftlichen Herausforderung. Selbst wenn das langfristige Ziel darin besteht, die Plattform um weitere Module zu erweitern, konzentriert sich der Fokus zunächst auf die individuelle Geschäftslösung. Letztlich kann dieser Fokus kurzsichtig und langfristig sehr kostspielig sein.
In der Praxis sind Einwegsysteme oft die robustere Lösung. Jeder Anbieter, der sich auf eine einzige Anwendung konzentriert, entwickelt diese Plattform speziell für diesen Markt. Beispielsweise entwickelt ein großer Anbieter von Dokumentenmanagement-Software eine Anwendung, die alle Funktionen bietet, die Sie jemals benötigen könnten, und viele, die Sie nicht interessieren. Diese Anwendung kann die Mehrzweckplattformen wahrscheinlich in den Schatten stellen.
Bedenkt man jedoch, dass Qualitäts- und Compliance-Management mehrere integrierte Geschäftsprozesse umfasst, kann der Kauf mehrerer Module unerschwinglich sein. Erstens fallen für jedes System eigene Lizenzkosten an. Zweitens fallen für jedes zusätzliche Modul separate Kosten für Anpassung und Systemintegration an.
Beispielsweise können Sie Ihre CAPA in einem System und Ihre Referenzdokumente in einem separaten System verwalten. Zudem müssen Dokumente bei Überarbeitungen das Schulungsmanagement in einem weiteren System auslösen. Welche Kosten entstehen durch diese Integration? Das sind keine unerheblichen Probleme, insbesondere wenn Sie sich für gehostete Cloud-Systeme entschieden haben. Tatsächlich ermöglichen die verschiedenen Hosting-Plattformen möglicherweise nicht einmal die erforderliche Integration.
Nutzung einer einzigen Plattform für das Qualitätsmanagement
Hier gibt es zwei Probleme: Zum einen eine einzige Plattform im Vergleich zu mehreren Modulen, zum anderen hebt die Mehrfachnutzung dies auf ein neues Niveau. Stellen Sie sich vor, Sie könnten Ihrem Unternehmen eine QMS-Plattform bieten, die alle relevanten Geschäftsprozesse in diesem Bereich abdeckt. Noch verlockender wäre es, wenn Sie Ihrem Unternehmen zusätzlich ein Paket für Spesenabrechnung, IT-Helpdesk, Mitarbeitersystemzugriff, Projektmanagement und Mitarbeiterbeurteilungen anbieten könnten. Was wäre, wenn sich die unzähligen kleinen, unterschiedlichen Systeme, die in Ihrem Unternehmen ständig im Einsatz sind (einschließlich Papier, Excel und Access), auf einer einzigen, browserbasierten Plattform vor Ort oder in der Cloud konsolidieren ließen?
AssurX ist ein solches System, das Qualitäts- und Compliance-Management auf einer einzigen Plattform bietet. AssurX verfügt nicht nur über alle konfigurierbare Module die Sie für Ihr QMS-System benötigen, sondern bietet auch die Möglichkeit, eine beliebige Anzahl von Lösungen für Ihr UnternehmenMit AssurX sind auch andere Unternehmensbereiche, die zwar Teil der QMS-Implementierung sind, aber wenig Nutzen daraus ziehen, betroffen. Ihre IT-Abteilung, die wahrscheinlich erfahren wird, dass sie bei dieser Anwendung noch mehr Arbeit hat, kann ein konsolidiertes Mitarbeiterzugriffssystem erhalten oder benötigt für größere Aufgaben ein Projektmanagementsystem.
Fazit
Wenn Sie eine eQMS-Plattform evaluieren, sollten Sie Folgendes bedenken: Was ist aus geschäftlicher Sicht sinnvoller – die Konzentration auf einen einzelnen Bedarf oder die Erweiterung Ihres Horizonts im Wissen, dass bald weitere Anforderungen entstehen? Mit dem Kauf einer einzigen Softwareplattform können Sie ein Qualitätsmanagementsystem für immer mehr Anwendungen nutzen und so die Gesamtbetriebskosten drastisch senken.
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