May 21, 2025
Im dritten und letzten Teil unserer Reihe „Human Factors in CAPA“ widmen wir uns dem großen Thema: dem Engagement des Managements.
Warum ist es so wichtig?
Denn wenn Ihre Führungskräfte sich wirklich für CAPA einsetzen – und nicht nur Worte darüber äußern –, verleiht dies Ihrem Programm letztlich die Sichtbarkeit, Autorität und Dynamik, die es zum Funktionieren braucht.
Dies gilt unabhängig davon, ob Sie Ihr CAPA-Programm erstellen oder erweitern oder einfach nur versuchen, die Konformität mit Ihrem bestehenden Programm sicherzustellen.
Lassen Sie uns also darüber sprechen, warum es wichtig ist, warum traditionelle Taktiken in der Regel nicht funktionieren und welche alternativen Strategien es gibt, um Führungskräfte mit ins Boot zu holen und zu begeistern.
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Warum das Engagement des Managements bei CAPA wichtig ist
Jede Qualitätsinitiative ist zum Scheitern verurteilt, wenn sie nicht von der Führung unterstützt wird. Es geht nicht nur darum, das Budget zu genehmigen – es geht darum, präsent zu sein, den Ton für eine Qualitätskultur anzugeben und mit gutem Beispiel voranzugehen.
Folgendes passiert, wenn Sie diese Art der Unterstützung vom Management erhalten:
- Es sorgt für Ihre CAPA Programme und Aufgaben erhalten die Aufmerksamkeit und Priorisierung, die sie verdienen
- Es bietet die notwendige Handlungsbefugnis, ohne die es äußerst schwierig ist, die erforderlichen Änderungen vorzunehmen
- Es legt einen Leistungsstandard fest, bei dem das Management dazu beiträgt, Erwartungen und Verantwortlichkeiten in der gesamten Organisation zu unterstützen
- Es beschleunigt die Entscheidungsfindung, da das Management bürokratische Hürden abbauen kann
Warum traditionelle Ansätze zur Sicherung des Management-Commitments nicht zum Ziel führen
Um die Unterstützung der Führungsebene für ihre Mitarbeiter zu gewinnen, verfolgen die Menschen in der Regel einen von zwei Ansätzen. CAPA Programme. Sie beginnen entweder mit einer Präsentation, in der der Business Case dargelegt wird, oder sie starten ein traditionelles Executive Sponsoring.
Schauen wir uns an, warum diese in der realen Welt nicht funktionieren:
- Trockene Business Case Präsentationen: Es ist verlockend, datenreiche Präsentationen zu präsentieren, doch diese fesseln die Aufmerksamkeit einer Führungskraft wahrscheinlich nicht. Schlimmer noch: Es kann den gegenteiligen Effekt haben, denn dann wirkt Ihr CAPA-Programm für die Führungskräfte wie ein weiteres Kostenzentrum, um das sie sich Sorgen machen müssen.
- Führungssponsoring nur dem Namen nachFührungskräfte unterstützen Initiativen oft, halten aber nach dem ersten Treffen kaum konkrete Maßnahmen. Da keine konkreten Ergebnisse erzielt werden, ist die Initiative nur ein weiteres Häkchen, anstatt die Möglichkeit zu bieten, einen sinnvollen Beitrag zu leisten.
Kreative Strategien zur Sicherung des Engagements und der Unterstützung des Managements
Wer Ergebnisse erzielen möchte, muss bereit sein, über den Tellerrand hinauszublicken. Im Folgenden finden Sie einige Strategien, die bei mir funktioniert haben – sie unterscheiden sich zwar ein wenig, aber genau das macht sie so effektiv.
CAPA-Champions
Anstatt einen Leiter mit der Verantwortung für das gesamte Programm zu beauftragen, sollten Sie es so aufteilen, dass jeder Leiter einen bestimmten Teil des CAPA-Prozesses fördert (z. B. Untersuchungen oder Wirksamkeitsprüfungen).
Die Förderung eines kleinen Teils des Prozesses statt des gesamten Programms ist für Führungskräfte weitaus weniger einschüchternd und erfordert auch weniger Zeit.
Wir haben es unter anderem dadurch spannend gemacht, dass wir einen „CAPA Draft Day“ veranstalteten, an dem es für jeden Leiter Informationsblätter gab, in denen sein CAPA-Schwerpunkt und lustige persönliche Fakten hervorgehoben wurden.
Wir haben den Prozess zusätzlich spielerisch gestaltet, indem wir einen Wettbewerb veranstalteten, um herauszufinden, welcher Bereich innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens den größten Erfolg erzielte. Dadurch wurde das Engagement für alle sichtbar und die Akzeptanz des gesamten Teams wurde gestärkt.
CAPA als Teil eines Führungserbes
Eine weitere Strategie, die heute vielen Menschen gefällt, ist das Framing CAPA Als Teil des langfristigen Vermächtnisses einer Führungskraft und als Investition in die Zukunft des Unternehmens. Wenn das Management CAPA öffentlich unterstützt, geht es über die Bewältigung aktueller Probleme hinaus. Es wird zu einer Führungskraft, die dazu beigetragen hat, ein dauerhaftes Fundament zu schaffen, das den Ruf des Unternehmens für Qualität schützt.
Eine Möglichkeit, diese Idee zu unterstützen, besteht darin, Führungskräfte auf einer „CAPA Wall of Fame“ zu präsentieren. Idealerweise platzieren Sie diese an einem stark frequentierten Ort (z. B. in der Nähe des Pausenraums), um die Erfolge für alle sichtbar zu machen.
Ein weiterer Ansatz dieser Strategie besteht darin, Bürgerversammlungen abzuhalten, in denen Führungskräfte echte Geschichten, Herausforderungen und Erfolge mit CAPA teilen und deren Auswirkungen auf das Unternehmen und das Team erläutern. Dies macht CAPA persönlich und wirkungsvoll und weckt das Interesse der Menschen.
Fazit
Diese Ideen mögen zunächst weit hergeholt klingen, doch das galt einst auch für Elektrofahrzeuge. Tatsächlich erfordern sie weder ein großes Budget noch einen großen Zeitaufwand, und selbst kleine, kreative Schritte können nachhaltige Veränderungen bewirken.
Wichtig ist, sich darüber im Klaren zu sein, dass Sie das Engagement des Managements nicht durch Präsentationen und Berichte gewinnen. Sie erreichen es, indem Sie die Führungskräfte in die Geschichte einbeziehen.
Binden Sie sie ein. Machen Sie es persönlich. Machen Sie es sichtbar. Machen Sie es unterhaltsam. Wenn Sie das tun, werden Sie den Unterschied sehen – nicht nur bei den CAPA-Ergebnissen, sondern in Ihrer gesamten Kultur.
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Über den Autor
Stephanie Ojeda ist Leiterin des Produktmanagements für die Life-Science-Branche bei AssurX. Stephanie verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung in leitenden Funktionen der Qualitätssicherung in verschiedenen Branchen, darunter Pharma, Biotechnologie, Medizintechnik, Lebensmittel und Getränke sowie Fertigung.
