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  • Audit-Scorecard

26. Juni 2025

Tabellenkalkulationen sind in der Regel das erste Werkzeug, das zur Verwaltung von Lieferanten eingesetzt wird, und auch das erste, das zu einer Belastung wird.

Wichtige Updates geraten unter den Tisch. Immer wieder treten Probleme mit dem Lieferanten auf. Und irgendwann fragt man sich, ob der günstigere Anbieter einem auf lange Sicht wirklich Geld spart.

Das Hauptproblem: Die Verwaltung Ihrer Liste zugelassener Lieferanten (AVL) und die Verfolgung von Qualitätsproblemen der Lieferanten mithilfe von Tabellenkalkulationen ist umständlich und führt zu Kontrolllücken, die ernsthafte Qualitätsrisiken mit sich bringen.

Im Folgenden sehen wir uns an, warum führende Hersteller ihre Tabellenkalkulationen gegen Lieferanten-Scorecards eintauschen und welche Vorteile sie dadurch haben.

Frei Fallstudie: Erfahren Sie, wie ein weltweit führender Hersteller das Lieferantenqualitätsmanagement mit AssurX automatisiert hat

Wo Tabellenkalkulationen versagen

Tabellenkalkulationen erscheinen auf den ersten Blick als einfache Möglichkeit zur Lieferantenverwaltung, sie sind jedoch nicht dafür ausgelegt, kontinuierliche Verbesserungen in einer sich rasch entwickelnden Lieferantenlandschaft zu unterstützen.

Insbesondere die isolierte Natur von Tabellenkalkulationen führt in vielen Unternehmen zu erheblichen Risiken, darunter:

  • Schlechte Sichtbarkeit von Trends: Wenn bei einem Lieferanten über mehrere Monate hinweg mehrere Produktbeschwerden eingehen, diese Beschwerden jedoch in separaten Registerkarten oder Systemen geführt werden, erkennt möglicherweise niemand einen Trend, bis ein schwerwiegender Fehler auftritt.
  • Fehlende Feedbackschleifen: Statusaktualisierungen von internen Teams oder Lieferanten können in E-Mail-Threads oder isolierten Dokumenten vergraben sein. Ohne ein einheitliches Aufzeichnungssystem ist es nahezu unmöglich, nachzuvollziehen, was zur Lösung eines Problems getan (oder nicht getan) wurde.
  • Audit-Herausforderungen: Wenn die Auditsaison beginnt, müssen Teams Aufzeichnungen über Lieferantenleistung, Kommunikation und Problemlösungen manuell aus Dutzenden von Tabellen zusammentragen. Dies ist zeitaufwändig und fehleranfällig und erfordert zusätzliche Aufmerksamkeit der Prüfer, wenn die Aufzeichnungen lückenhaft oder unvollständig sind.

Wie Lieferanten-Scorecards den Prozess verändern

Im Gegensatz zu Tabellenkalkulationen können Lieferanten-Scorecards in einem automatisierten Qualitätsmanagementsystem (QMS) wurden entwickelt, um Ihnen echte Kontrolle über Ihre Lieferkette zu geben. Scorecards sorgen für Objektivität im Lieferantenbewertungsprozess, indem Sie Ihre eigenen Bewertungskriterien definieren und diese entsprechend den spezifischen Prioritäten Ihres Unternehmens gewichten können.

Diese gewichteten Kennzahlen fließen in eine Gesamtbewertung des Lieferanten ein und geben Ihnen eine farbkodierte Momentaufnahme des Lieferantenrisikos, die Ihnen dabei hilft, sicherere, datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Durch die Möglichkeit, Bewertungskriterien zu gewichten, kann ein Lieferant, der regelmäßig verspätet liefert, eine niedrigere Gesamtbewertung erhalten, selbst wenn seine Produktqualität ansonsten hoch ist. So können Sie auch schnell erkennen, wann die Leistung eines Lieferanten nachlässt, bevor dies zu Qualitätsproblemen und Problemen für Ihre Kunden führt.

Genauso wirkungsvoll, Lieferanten-Scorecards Binden Sie sich direkt in Ihr restliches QMS ein und verknüpfen Sie Lieferantendatensätze mit:

Wenn beispielsweise bei einem Lieferanten eine Korrekturmaßnahme offen ist oder eine Zertifizierung abgelaufen ist, wird dies automatisch in seiner Bewertung berücksichtigt. Wenn Teams ein Qualitätsproblem bei Lieferanten entdecken, bleibt es nicht ungenutzt. Integrierte Workflows gewährleisten entsprechende Folgemaßnahmen und dokumentieren und verfolgen den Prozess von Anfang bis Ende.

Bessere Entscheidungen, weniger Überraschungen

Kunden und Aufsichtsbehörden machen Hersteller für die Qualität der Produkte verantwortlich, die ihr Werk verlassen, selbst wenn Mängel aufgrund von Fehlern seitens des Lieferanten auftreten.

Deshalb müssen Unternehmen proaktiv vorgehen, um Lieferantenqualität Das geht über das bloße Abhaken von Kästchen hinaus und gewährleistet ein vollständig geschlossenes System, das zu besseren Entscheidungen und weniger Überraschungen führt. Der Umstieg von Tabellenkalkulationen auf Lieferanten-Scorecards erreicht diese Ziele durch:

  • Qualitätsführern Sichtbarkeit verleihen welche Lieferanten sich verbessern, welche nachlassen und worauf man sich konzentrieren sollte, bevor es zu Qualitätseinbußen kommt
  • Bereitstellung einer objektiven Bewertung für schwellenwertbasierte Maßnahmen wie Lieferstopps, erhöhte Inspektionsfrequenz und Folgeaudits
  • Unterstützung der Zusammenarbeit von Teams effektivere Zentralisierung von Daten in einer einzigen Quelle der Wahrheit – keine Notwendigkeit, Tabellenkalkulationen oder E-Mail-Ketten zu durchsuchen, um herauszufinden, wo ein Lieferant steht
  • Optimierung von Audits und Minimierung lieferantenbezogener Feststellungen durch einen konsistenten, proaktiven Ansatz zur Lieferantenüberwachung, der jede Aktion, Kommunikation und Lösung mit den Aufzeichnungen des Lieferanten verknüpft

Fazit

Tabellenkalkulationen sind vielleicht ein guter Anfang, aber sie helfen Ihnen nur bis zu einem gewissen Punkt weiter, insbesondere angesichts der Komplexität der modernen Fertigungslieferkette.

Marktführer wissen heute, dass die Qualität ihrer Lieferanten zu wichtig ist, um sie mit isolierten, fehleranfälligen Tools wie Tabellenkalkulationen zu verwalten. Lieferanten-Scorecards im QMS bringen Struktur, Transparenz und Verantwortlichkeit in Ihr Lieferantenprogramm und unterstützen Sie dabei, von der Problembewältigung zum Aufbau einer langfristig widerstandsfähigen Lieferkette überzugehen.

 

Über den Autor

Stephanie Ojeda ist Leiterin des Produktmanagements für die Life-Science-Branche bei AssurX. Stephanie verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung in leitenden Funktionen der Qualitätssicherung in verschiedenen Branchen, darunter Pharma, Biotechnologie, Medizintechnik, Lebensmittel und Getränke sowie Fertigung.