Fünf Fehler beim Formulardesign, die Sie bei der Automatisierung Ihres QMS vermeiden sollten

Automatisierte Prozessmanagementsysteme sind die Arbeitspferde jedes modernen Unternehmens. Sie steuern Abläufe und verbessern Qualität und Effizienz. Im Kern jedes automatisierten Prozessmanagementsystems verbirgt sich das unbeachtete, aber unverzichtbare elektronische Formular. Vermeiden Sie Fehler bei der Gestaltung von QMS-Formularen, indem Sie bewährte Richtlinien befolgen.

Formulare sind die Arterien, die Informationen zum Kern Ihres Qualitätsmanagementsystems pumpen, und zwar durch:

• Arbeitsablauf: Abgeschlossene Formularantworten lösen Aktionen und Arbeitsabläufe aus, einschließlich Genehmigungsprozessen.
• Aufgaben: Formulare erstellen automatisierte Aufgaben für Verantwortliche und verwalten gleichzeitig Benutzerberechtigungen.
• Aufnahme: Die Formulare erfassen erforderliche Nachweise, darunter Dokumente, Fotos, Unterschriften und Zeitstempel.

Die Formulargestaltung automatisiert die Prozesse Ihres Qualitätsmanagementsystems. Fehler können umfangreiche Überarbeitungen erforderlich machen und ein System ineffektiv machen. Wir betrachten fünf häufige Fehler bei der Gestaltung elektronischer Formulare und zeigen, wie man es besser machen kann.

Fehler 1 beim Design von QMS-Formularen: Spiegelung von Papierformularen

Der erste Fehler, den Sie bei der Gestaltung elektronischer Formulare vermeiden sollten, ist das Kopieren von Altformularen. Während Papierformulare in den meisten modernen Unternehmen (hoffentlich) längst verschwunden sind, sind bestehende halbautomatische Formulare höchstwahrscheinlich Abwandlungen von Papierformularen und Flussdiagrammen. Stellen Sie sicher, dass elektronische Formulare geprüft werden, um unnötige, prozessverzögernde Attribute aus Altsystemen zu identifizieren und auszuschließen.

Unternehmen mit etablierten, effektiven und automatisierten Qualitätsmanagementsystemen haben durch Evolution Erfolge erzielt. Altprozesse dokumentieren Um herauszufinden, was noch funktioniert und wo Lücken und Hindernisse bestehen. Sie entwickeln Formulare nicht nach dem „alten Standard“, sondern nach den effizientesten Prozessen für die heutige GMP-Umgebung. Typischerweise geschieht dies in Zusammenarbeit mit einem QMS-Anbieter, der umfassende Expertise in Formulargestaltung und Prozessmanagement mitbringt.

QMS-Formular-Design-Fehler 2: Übermäßiger Einsatz von Genehmigungen und Unterschriften

Der zweite Fehler, den Sie bei der Gestaltung elektronischer Formulare vermeiden sollten, ist der übermäßige Einsatz von Genehmigungen und Unterschriften. Fast alle automatisierten Prozesse beinhalten mehrere Genehmigungs- und/oder Unterschriftsschritte. Vermeiden Sie das „Need-to-know“-Prinzip im Genehmigungsprozess und setzen Sie auf optimierte Effizienz.

Zu viele Genehmiger verursachen Engpässe in jedem Prozess. Genehmigungsschritte sollten sicherstellen, dass die richtigen Personen – wichtige Mitarbeiter – zum richtigen Zeitpunkt beteiligt sind. Wenn beispielsweise ein Korrekturmaßnahme Erfordert eine Designänderung, muss ein technischer Leiter die vorgeschlagene Änderung möglicherweise bewerten, bevor sie umgesetzt werden kann. Das gesamte Designteam muss die Änderung nicht genehmigen (Sie können es per E-Mail oder Benachrichtigung informieren).

Fehler 3 beim Design von QMS-Formularen: Erfassung der falschen Informationen zum falschen Zeitpunkt

Die Hauptaufgabe eines elektronischen Formulars besteht darin, Informationen zu erfassen. Welche Informationen sind also falsch? Entweder sind es zu viele, zu wenige, irrelevante oder die Anforderung von Informationen zum falschen Zeitpunkt.

Benutzer sind frustriert, wenn sie aufgefordert werden, unnötige Daten einzugeben. Elektronische Formulare sollten so konzipiert sein, dass Dokumente mithilfe eines intelligenten Workflows weitergeleitet werden, der Felder automatisch für bestimmte Benutzer und Gruppen ein- oder ausblenden kann.

Kurz gesagt: Erstellen Sie Felder, die die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erfassen. Konzentrieren Sie sich auf effiziente Automatisierung von Qualitätsprozessen; keine Informationsüberflutung und -duplizierung.

QMS-Formulardesign-Fehler 4: Erstellen von Formularsilos

Kein Formular ist eine Insel. Formulare sind Teil eines integrierten Systems von Prozessen, die in einem Qualitätsmanagementsystem miteinander verknüpft sind.   Reklamationsbearbeitung kann verbunden sein mit Korrekturmaßnahme Systemen. Dokumenten-Management Systeme werden verbunden mit Change Management Systemen.

Verknüpfen Sie daher die in vorherigen Schritten gesammelten Informationen mit den nachfolgenden. Auch hier betonen wir die Bedeutung einer systematischen Gestaltung Ihrer Automatisierungsstrategie. Wird beispielsweise ein Korrekturmaßnahmenformular aus einem Problemverfolgungsformular heraus gestartet, sollten alle zuvor erfassten Daten bereits im Problemverfolgungsformular eingetragen sein (siehe Fehler 3). Die Verknüpfung von Prozessen und das Vorbefüllen von Formularfeldern spart Zeit, eliminiert Fehler und steigert die Produktivität.

Hier noch ein Tipp: Stellen Sie sicher, dass alle Formularfelder prozessübergreifend die gleichen Namenskonventionen haben. Denken Sie daran, dass jedes Formular Teil eines größeren Systems ist.

QMS-Formular-Design-Fehler 5: Fehlende Anpassung

Automatisiertes Qualitätsmanagement ist nicht statisch. Man kann es nicht einfach einrichten und vergessen. Unternehmen mit effektiven Qualitätsmanagementsystemen passen sich einem sich ständig verändernden Geschäftsumfeld an. Mit der Weiterentwicklung des Unternehmens müssen auch die Automatisierungsanforderungen für Prozesse und damit auch die elektronischen Formulare angepasst werden. Nur weil ein Formular erstellt und veröffentlicht wurde, heißt das nicht, dass es nicht verbessert werden kann oder sollte.

Als bewährte Methode empfiehlt es sich, Feedback von Benutzern einzuholen. Ihre Vorschläge sind oft die beste Datenquelle für die Verbesserung von Formularen. Bitten Sie außerdem um Feedback von Managern, die die Daten für ihre Entscheidungen nutzen. Zum Beispiel, wenn Lieferantenqualifizierung basiert auf der Qualität der gelieferten Produkte. Daher ist es wichtig, dass Sie mithilfe von Problemverfolgungsformularen Produktprobleme bis zum richtigen Lieferanten zurückverfolgen können. Besser noch: Beziehen Sie Mitarbeiter und Manager in Ihre Implementierungsteam.

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— AssurX (@AssurX) 16. Juni 2017

Schlussfolgerungen

Gute Formulare gewährleisten gute Prozesse. Formulare bilden die Grundlage eines effektiven elektronischen Qualitätsmanagementsystems. Sie sind der Ort, an dem automatisierte Geschäftsprozesse auf Menschen treffen. Um optimale Geschäftsprozesse zu gewährleisten, müssen Formulare daher mit einem evolutionären Ansatz gestaltet werden. Formulare sollten Genehmigungen und Datenerfassung optimieren und konfigurierbar sein, um sich an veränderte und zunehmende QualitätsprozesseDenken Sie schließlich daran, das Feedback von Benutzern und Managern zu überwachen, um die Formulare aktuell und relevant zu halten.

Eine flexible QMS-Plattform – wie AssurX – ermöglicht die Bereitstellung und Änderung von Formularen nach Bedarf und bietet die Möglichkeit, alle Arbeitsabläufe, Daten und Dokumentationen in einem einzigen System zu integrieren.