9. Februar 2021
Die Kübler-Ross Change Curve®, die auf den ursprünglichen fünf Phasen der Trauer (ursprünglich veröffentlicht 1969) basiert, wurde erweitert und bietet nun eine äußerst anwendbare Kurve für die Anpassung an Veränderungen. In diesem Fall handelt es sich um eine organisatorische Veränderungskurve, und die Veränderung ist die Einführung eines unternehmensweiten Qualitätsmanagementsystems (EQMS).
Wenn die Führung zum ersten Mal die Entscheidung bekannt gibt, neue Software auszuwählen und eine EQMS Bei der Umsetzung können Teammitglieder zunächst Schock und Verleugnung verspüren. Sie glauben möglicherweise, der Plan sei nur eine weitere, tagesaktuelle Initiative. Sobald das Projekt bestätigt ist, können Mitarbeiter über die Änderungen ihrer Verantwortlichkeiten frustriert sein. Sie reagieren möglicherweise mit Niedergeschlagenheit und Unzufriedenheit. Es ist eine verständliche und verständliche Reaktion, dass sich Menschen gegen Veränderungen sträuben.
Dann ändert sich die Kurve. Nutzer experimentieren mit der neuen Software und stellen fest, dass sie damit effizienter arbeiten. Sie entscheiden sich, mit dem neuen digitalen Prozess zu arbeiten, da sie wissen, dass dies die neue Normalität ist. Langsam aber sicher werden aus den Zweiflern Befürworter, die den Wandel vorantreiben und die finale Integrationsphase erreichen.
Die Frage ist: Wie fördern Sie diesen Wandel und stellen eine erfolgreiche Umsetzung sicher, die weder Zeit noch Ressourcen verschwendet? Sehen wir uns einige Schlüsselelemente für den Erfolg an.
Kommunikation der Vision zur Minimierung
Der wichtigste Beitrag der obersten Führung zur EQMS-Implementierungsprozess liefert eine Vision davon, wie sich die Organisation nach Abschluss der Transformation verändern wird. Dabei geht es darum, die Gründe für den Wandel in einer klaren, prägnanten und verständlichen Stellungnahme darzulegen.
Zu den Punkten, auf die Sie sich konzentrieren sollten, gehören:
- Versichern Sie dem Team, dass Sie nicht versuchen, Personal abzubauen, was eine weit verbreitete Befürchtung ist.
- Zeigen Sie Beispiele, wie ein EQMS dazu beitragen kann, ihre Arbeit zu erleichtern und Zeitverschwendung im Vergleich zum bisherigen System zu minimieren.
- Heben Sie hervor, dass durch die Reduzierung von Feuerübungen und Papierkram mehr Zeit für Projekte bleibt, die einen Mehrwert schaffen, die Geschäftsleistung verbessern und qualitativ hochwertigere Produkte hervorbringen.
Gute Kommunikation ist für einen erfolgreichen Veränderungsprozess unerlässlich. Wöchentliche Projektupdates, nicht nur an Teammitglieder, sondern auch an die Führungsebene, schaffen Transparenz und bieten eine leicht zugängliche Referenzquelle für Projektinformationen. Heben Sie wichtige Meilensteine hervor und würdigen Sie die Beiträge von Einzelpersonen und Teams. Schaffen Sie eine Atmosphäre des gemeinsamen Erfolgs.
Einbeziehung der Fertigung
Die Einbindung der Produktionsmitarbeiter ist entscheidend für die Anforderungserfassung und stellt sicher, dass das neue System ihren Bedürfnissen entspricht. Sie sind diejenigen, die täglich damit leben müssen, und letztendlich entscheidet die Einführung des Qualitätsmanagementsystems über Erfolg oder Misserfolg des Projekts.
Hier möchten Sie die Teilnahme an Besprechungen fördern durch:
- Machen Sie deutlich, dass jeder seinen Titel an der Tür hinterlässt.
- Stellen Sie offene Fragen, um ausführlichere Antworten zu erhalten.
- Fordern Sie diejenigen zum Sprechen auf, die vielleicht zögern, indem Sie sie bitten, ihre persönlichen Erkenntnisse, Erfahrungen und Geschichten zu teilen.
- Überprüfen Sie Ihr Verständnis des zukünftigen Zustands und wie sich dieser auf die täglichen Abläufe auswirkt. Dies ist ein wichtiger Meilenstein, den Führungskräfte im Auge behalten müssen.
Überlegen Sie, wie sich die Arbeit in der heutigen virtuellen Umgebung umsetzen lässt. Wichtig ist, dass die neue Normalität der Remote-Arbeit eine bessere Vorbereitung der Projektleitung erfordert, um produktive virtuelle Meetings zu ermöglichen.
Gewinnung von Early Adopters
In diesen frühen Phasen sollten Sie auch Early Adopters identifizieren. Diese Personen begeistern sich in der Regel für Technologie- oder Prozessverbesserungen und bringen häufig Ideen ein oder weisen auf neue automatisierte Tools hin.
Nutzen Sie die Leidenschaft dieser Kernpersonen, die die Vision der Führung teilen. Sie können die EQMS-Implementierung mit Energie versorgen, um die unvermeidlichen Hindernisse zu überwinden und ihre Beziehungen zu nutzen, um die Projektvision zu teilen.
Frühe Anwender sollten aus der Fertigung, dem mittleren Management und gelegentlich sogar aus der Führungsebene kommen. Sie sind nicht nur Befürworter, sondern auch Wegweiser und Vermittler, die helfen, Herausforderungen zu antizipieren und das Projekt voranzutreiben. Sie können als Prozessverantwortliche, Schulungsverantwortliche und/oder Prozessfachexperten (SMEs) fungieren, die die Benutzergemeinschaft unterstützen.
Auch das Reporting- und Analytics-Team sollte frühzeitig eingebunden werden. Die meisten Projekte beziehen es erst ein, wenn die Anforderungen und Konfigurationen abgeschlossen sind. Zu diesem Zeitpunkt können Änderungen den Projektplan auf den Kopf stellen. Dieses Team liefert Vorschläge zur Integration von Daten aus anderen Systemen sowie zur Verbesserung von Analytics und KPIs.
Aufbau einer kritischen Masse
In dieser Phase beginnen die ersten Erfolge, die Menschen in den Prozess einzubeziehen. Während die Menschen sich bis zu diesem Zeitpunkt vielleicht gegen Veränderungen gewehrt haben, beginnen sie nun zu erkennen, wie die EQMS-Software macht das Leben einfacher und sorgt für Geschäftsverbesserungen.
Während dieser Zeit muss die Projektleitung die Meilensteine überprüfen und den Überblick über das Projekt behalten. Spürt sie einen Verlust an Energie oder Dynamik, kann sie die Projektleiter ermächtigen, Ziele neu zu formulieren, Sensibilisierungsschulungen durchzuführen oder den Kommunikationsplan zu aktualisieren.
Entwickeln Sie einen internen Marketingplan, der den Kommunikationsplan ergänzt. Finden Sie Möglichkeiten, das Projekt zu bewerben, Spaß zu schaffen und das Team motiviert zu halten, indem Sie Meilensteine mit Spielen, Gewinnspielen oder sogar einem Projektnamenswettbewerb mit Geschenken oder anderen Anerkennungen feiern. Die Möglichkeit, die Benutzergemeinschaft am Projekt- oder QMS-Namen zu beteiligen, sorgt für starke interne Anerkennung. Dieser Name kann dann in bestehende Verfahren und Schulungen integriert werden, um das Branding zu verbessern.
Beginnen Sie mit kleinen Erfolgen bei der EQMS-Implementierung
Eine Falle, die es zu vermeiden gilt, ist der Versuch, zu viele Änderungen in zu kurzer Zeit umzusetzen. Beispielsweise kann der Versuch, alle QMS-Prozesse auf einmal zu digitalisieren, Ihre Benutzer überfordern und Sie langfristig zurückwerfen.
Beginnen Sie stattdessen mit einer kleineren Anzahl von Prozessen, von denen einige möglicherweise voneinander abhängig sind, und versuchen Sie, kurzfristige Erfolge zu erzielen. Bis zur Veröffentlichung der nächsten Anwendung ist weniger Schulung erforderlich, und das Gesamtprojekt nimmt Fahrt auf, da die Benutzer weniger Änderungen lernen müssen.
Langsamen Anwendern helfen, aufzuholen
Emotionale Intelligenz ist ein wesentlicher Aspekt jedes organisatorischen Wandels. Als Impulsgeber für den Wandel ist es wichtig, diejenigen zu identifizieren, die noch im Rückstand sind, und sie in Einzelgesprächen (anstelle eines Meetings) zu kontaktieren.
An diesem Punkt müssen Führungskräfte daran arbeiten:
- Decken Sie die zugrunde liegenden Einwände oder Ängste einzelner Personen auf.
- Stellen Sie die Veränderung als etwas Positives dar.
- Helfen Sie den Menschen zu erkennen, wie sie einen Beitrag leisten können, beispielsweise indem sie ein verborgenes Talent oder eine Stärke identifizieren.
Möglicherweise müssen Sie noch einmal betonen, dass es sich hierbei nicht um ein Projekt zur Ressourceneinsparung handelt, sondern vielmehr um etwas, das es ihnen ermöglicht, die Prozessverbesserungen voranzutreiben, über die sie seit Jahren sprechen.
Wenn Sie diese Personen auf Ihre Seite ziehen können, kommt es glücklicherweise oft vor, dass sich diese kleine Gruppe untereinander unterhält. Indem sie mitteilen, was sie dazu gebracht hat, ihre Position zu überdenken, können weitere Personen davon überzeugt werden, die Änderungen mitzutragen.
Letztendlich erfordert die Rolle als Impulsgeber für Veränderungen viel mehr, als nur Veränderungen von oben zu diktieren. Vielmehr geht es darum, Wege zu finden, Ihr Team einzubinden und sich in die Situation hineinzuversetzen, damit es den Wert des Wandels erkennt und sich bereitwillig an den Bemühungen beteiligt.
Ohne diesen Ansatz laufen Sie Gefahr, in frühere Ineffizienzen und Qualitätsprobleme zurückzufallen. Mit dieser Vorgehensweise wird die Implementierung und Nutzung Ihres EQMS jedoch Teil Ihres täglichen Betriebs und zum Eckpfeiler Ihrer Arbeit.
