7. April 2020
Globale Ereignisse haben die Grenzen eines Lieferkettensystems auf die Probe gestellt. Das Coronavirus beispielsweise hat deutlich gemacht, wie wichtig eine effiziente Lieferkette für Kontinuität und Überleben ist. Es ist ein praktisches Beispiel dafür, wie wichtig ein unternehmensweites System ist, das ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) als zentrale Informationsquelle nutzt.
Organisationen, die eine schlechte oder fehlende Kontrolle über das Qualitätsmanagement ihrer Lieferanten aufweisen (SQM) haben wahrscheinlich Schwierigkeiten, Risiken effektiv zu managen. Mangelhafte Kontrollen können zu Audits, Abmahnungen, Verletzungen, Rückrufen und negativen Einnahmen führen.
In diesem Artikel werden fünf gemeinsame Merkmale untersucht, die zusammengenommen ein leistungsstarkes Lieferantenqualitätsmanagement in regulierten Branchen ermöglichen können.
1 – SQM-Automatisierung
Ein manueller oder tabellenbasierter Ansatz im Lieferantenqualitätsmanagement birgt die Gefahr von Prozesslücken und erhöhten Risiken. Der Umstieg auf eine automatisierte Softwarelösung für das Lieferantenqualitätsmanagement erspart Ihnen die manuelle Arbeit beim Hinzufügen von Lieferanten zu Ihrem System. Ein automatisiertes SQM-System ermöglicht es Lieferanten, ihre eigenen Zertifikate und Qualitätsrichtlinien direkt in Ihr System hochzuladen. Dadurch entfällt das mühsame Zusammentragen und manuelle Eingeben von Lieferanteninformationen.
Die Zentralisierung elektronischer Aufzeichnungen ersetzt das Sortieren von Dateien oder Spalten in Tabellenkalkulationen. Hersteller und Lieferanten können beispielsweise automatisch über den bevorstehenden Ablauf von Zertifikaten, erforderliche Schulungen, Prozessänderungen und neue Dokumentationen informiert werden. Dashboards zeigen offene Aufgaben per Mausklick nach Wichtigkeit an. Lieferanten-Korrekturmaßnahmenanfragen (Supplier Corrective Action Request, SCAR) können elektronisch versendet werden, um Lieferanten über Qualitätsprobleme zu informieren. Alle diese Daten lassen sich über die SQM-Anwendung verfolgen und zurückverfolgen.
Durch die Automatisierung wird nicht nur die Zusammenarbeit in Ihrer Lieferkette verbessert (siehe Nr. 4), sondern die Lieferanten werden auch über Ihre Qualitätserwartungen und -prozesse informiert und auf dem Laufenden gehalten.
2 – Harmonisierung
Ein automatisiertes SQM-System wird wesentlich effektiver, wenn es alle damit verbundenen Prozesse innerhalb eines Qualitätsmanagementsystem (QMS) und weiter nachgelagert in die Lieferkette. Innerhalb eines integrierten QMS kann der SQM-Prozess CAPAs Dies kann nachfolgende Prozessänderungen, Schulungen, Lieferantenaudits oder andere Maßnahmen erfordern.
Darüber hinaus kann ein zentralisiertes QMS in einem ausgereifteren System als zentrale Stelle für die Aufgabenautomatisierung und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit mit Manufacturing Operations Management (MOM), Supply Chain Management (SCM), Product Lifecycle Management (PLM) und Enterprise Resource Planning (ERP) fungieren. Dies führt zu einer unternehmensweiten Ausrichtung und Kontrolle über die Qualität der auf den Markt gebrachten Produkte.
Die Integration mit anderen Systemen schafft ein Ökosystem, das interne und externe Herausforderungen umfassend bewältigt. Innerhalb eines QMS kann beispielsweise die Beobachtung eines Problems in der Fertigung eine Untersuchung und/oder Korrekturmaßnahmen auslösen. Wenn die Korrekturmaßnahme das Hinzufügen einer neuen Komponente zu einem Teil erfordert, wird die neue Teilenummer, aktualisierte Dokumentation, erforderlich Schulung, und die interne/externe Kommunikation wird über die entsprechenden Änderungs- und Genehmigungsprozesse geleitet. Für jeden Schritt gibt es einen Input in einer lückenlosen Ausführungskette, die den Qualitätskreislauf schließt.
Es ist wichtig zu betonen, dass die Harmonisierung von Systemen umfangreiche Planung und Fachwissen erfordert. Sie ist das ausgereifteste SQM-Modell. Je stärker die Systeme vernetzt sind, desto größer ist der Nutzen hinsichtlich Effizienz, Produktinformationen und der Markteinführungszeit.
3 – Sichtbarkeit
Das Management der Lieferantenqualität in einem automatisierten System bietet Transparenz für die gesamte Organisation, sofern die Systeme harmonisiert sind. Mitarbeiter haben sofortigen Zugriff auf die für sie relevanten Informationen – von der Übersicht über Probleme bis hin zu tieferen Einblicken in die langfristige Lieferantenleistung.
Darüber hinaus haben Sie eine Verbindung zu Ihrem Lieferanten Qualitätsprozesse ermöglichen Ihnen eine effiziente Messung des Problemmanagements und der Problemlösung. Um Lieferantenproblemen stets einen Schritt voraus zu sein, benötigen Sie Einblicke in deren Prozesse und Praktiken. Durch die Durchführung von Lieferantenaudits und die Pflege dieser Informationen in einem zentralen System können Sie die richtigen Personen anweisen, sicherzustellen, dass die Lieferantenprozesse mit Ihren übereinstimmen.
Digitalisiertes Lieferantenqualitätsmanagement ermöglicht die Dokumentation, Untersuchung und Lösung von Wareneingangsprüfungen bereits in der Vorproduktion. Die Daten der Wareneingangsprüfung können auf Trends und Risiken (und potenzielle Audits) bei nachlassender Qualität analysiert werden. Auf Unternehmensebene ermöglicht die Integration von Lieferkettendaten mit QMS-Daten präzisere Risikobewertungen.
Automatisierung sorgt durch Berichte und Analysen für Transparenz und ermöglicht Ihnen einen schnellen Überblick über die Leistung Ihrer Lieferanten – und nicht über die Ihrer Lieferanten. Ohne Einblick in die Prozesse Ihrer Lieferanten ist es schwierig, Risiken zu minimieren und ein gleichbleibend hochwertiges Produkt zu produzieren.
4 – Zusammenarbeit
Eine schlechte Kommunikation mit Ihrer Lieferkette kann zu Qualitätslücken und zu minderwertigen Produkten und einem höheren Kosten von schlechter Qualität (COPQ). Der Erfolg hängt von einer Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten ab, die die CAPA im Zusammenhang mit der Untersuchung, Behebung und Vermeidung von Nichtkonformitäten optimiert.
Ein kürzlich erschienener Artikel von Industriewoche wies auf die Unberechenbarkeit einer Lieferkette hin, selbst bei den zuverlässigsten Lieferanten. Der Artikel erklärt, dass ein OEM und sein Lieferant in China ihre wöchentliche Zusammenarbeit in wöchentlichen Telefonkonferenzen koordinierten. Im Februar 2020 erschien das Personal des chinesischen Unternehmens jedoch nicht zur Telefonkonferenz. Seitdem ist der Lieferant nicht erreichbar und nimmt nicht nur nicht an den Online-Meetings teil, sondern beantwortet auch keine Telefonanrufe. Kurz gesagt: Fehlt die Kommunikation, beginnt die Lieferkette zu degenerieren. In diesem Szenario brach sie zusammen.
Zusammenarbeit ist entscheidend. Kommt es zu einer Unterbrechung der wechselseitigen Kommunikation, muss ein Hersteller Maßnahmen ergreifen, um einen neuen Lieferanten zu beauftragen oder die Beschaffung bei einem bestehenden Lieferanten zu erhöhen. In einem ausgereiften Modell wären ein Notfallplan sowie Kontrollen zur Festlegung der Verantwortlichkeiten vorhanden.
5 – Verantwortlichkeit
Qualifizierung und Audits von Lieferanten, Herstellern, Laboren und anderen Anbietern sind unerlässlich, um das von Ihnen erwartete Qualitätsniveau zu gewährleisten. Produktqualität und Prozesseffizienz hängen oft von Ihren Lieferanten und Auftragnehmern ab.
Durch die Entwicklung eigener Best Practices und KPIs, die Ihre Ziele unterstützen, stellen Sie sicher, dass Ihre Lieferanten Ihre Standards einhalten. Echtzeit-KPIs ermöglichen Ihnen die Verfolgung wichtiger Lieferantenaktivitäten, einschließlich der Anzahl zurückgegebener Produkte, verpasster Bestellungen und abgeschlossener Aufträge. All diese Variablen fließen in die Gesamtkosten der Qualität ein.
Mithilfe von Lieferanten-Scorecards können Sie die Leistung jedes Ihrer Lieferanten bewerten und so sicherstellen, dass Sie mit den besten Lieferanten zusammenarbeiten. Die Reaktion und der Service der Lieferanten spielen dabei eine große Rolle. Nutzen Sie Lieferanten-Scorecards, um Verbesserungsbedarf zu identifizieren, um den Lieferanten wieder an Ihre Qualitätsstandards anzupassen oder die Beauftragung eines neuen Lieferanten zu begründen. Ein integriertes System bietet Ihren Lieferanten Transparenz in deren Leistung, um Verbesserungsbedarf zu identifizieren.
Schließlich ist die Automatisierung des Supplier Corrective Action Request (SCAR)-Prozesses entscheidend für eine schnelle Problemlösung, die Lieferantenverantwortung und die Einhaltung der FDA/ISO-Vorschriften. Durch die Verbesserung der Upstream-Transparenz durch lieferantenspezifische CAPA kann Ihr Unternehmen das Auftreten fehlerhafter Materialien oder Dienstleistungen reduzieren.
Fazit
Im Falle einer Audit-Beobachtung weisen die Aufsichtsbehörden die Verantwortung dem Unternehmen zu, das das Produkt vertreibt. Daher sind Kontrolle und Einblick in die Lieferkette entscheidend für die Einhaltung der Vorschriften, indem sie die Lieferantenleistung überwachen und Produkte bereitstellen, die den Erwartungen Ihrer Kunden entsprechen. Je vernetzter eine Qualitätslieferkette ist, desto effizienter kann sie die richtigen Daten aus den richtigen Anwendungen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen weitergeben. Letztendlich kann ein ausgereifter Prozess zum Qualitätsmanagement der Lieferanten zu höherer Qualität und besserer Zusammenarbeit führen, die sich entlang der gesamten Lieferkette erstreckt und auch Ihren Kunden zugutekommt.
